Manchmal melden sich die Vendoren/Affiliates, weil sie ihre Auszahlungen nicht bekommen haben. Um den Fall schnell zu lösen, muss man zuerst die Information im Vendors Account genau nachprüfen. Folgend findet ihr mögliche Gründe, warum der Vendor seine Auszahlungen nicht erhalten hat, und die Lösungen dazu.
KYC nicht bestätigt
Als allererstes muss nachgeprüft werden, ob KYC vom Vendor bestätigt wurde. Um das zu tun, geht zum Reiter "Benutzer" im Admin Bereich und sucht den gewünschten Account nach ID, Name oder E-Mail-Adresse. Dort seht ihr, ob der Account verifiziert wurde:
Falls der Vendor noch keine Validierung gemacht hat, bitten wir ihn, mit dem Validierungsprozess fortzufahren, um Auszahlungen zu erhalten.
Hallo XXX,
vielen Dank für deine Nachricht.
Um die Auszahlungen zu bekommen, muss dein Account bei CopeCart validiert werden. Folgend findest du genauere Anleitung mit allen erforderlichen Benutzeraktionen, um den Verifizierungsprozess erfolgreich abzuschließen: https://help.copecart.com/de/articles/3721967-benutzervalidierung-bei-copecart.
Bei Fragen stehe ich dir gerne zur Verfügung!
Liebe Grüße,
KYC zurückgesetzt
Es kann auch sein, dass der Vendor seinen Account schon mal verifiziert hat, im Reiter "Benutzer" sehen wir aber trotzdem, dass KYC nicht bestätigt ist. Dies passiert, wenn der Vendor die Daten in seinem Account nachträglich ändert. Um nachzuprüfen, ob der User bereits verifiziert wurde und ob er irgendwelche Änderung vorgenommen hat, benutzt man folgenden DBeaver Command:
select a.created_at, a.user_id as who_changed_it, a."action", a.audited_changes, a.auditable_type as changed_table from audits as a where (a.auditable_id = (select id from users where id = $1) and a.auditable_type = 'User')
or (a.auditable_id = (select id from accounts where user_id = $1) and a.auditable_type = 'UserAccount')
or (a.auditable_id = (select id from payout_rules as pr where account_id = (select id from accounts a2 where user_id = $1)) and a.auditable_type = 'PayoutRule')
or (a.auditable_id = (select bank_account_id from payout_rules where account_id = (select id from accounts a2 where user_id = $1)) and a.auditable_type =
(select bank_account_type from payout_rules as pr where account_id = (select id from accounts a2 where user_id = $1))) order by a.id desc
Beispiel: User 20773
Hier könnt ihr sehen, dass der Account von diesem User am 09.08.2021 verifiziert wurde:
Da der Vendor am 23.08.2021 seine Bankverbindung aktualisiert hat, wurde KYC zurückgesetzt:
Um die Auszahlungen freizuschalten, muss der Account erneut verifiziert werden. Dabei ist es nicht immer notwendig, dass der Vendor Validierungsprozess bei validation.com nochmals durchgeht. In diesem Fall können wir dem Vendor Folgendes mitteilen:
Hallo XXX,
vielen Dank für deine Nachricht.
Da du die Information in deinem Account geändert hast, wurde die Verifizierung aus Sicherheitsgründen zurückgesetzt und die Auszahlungen wurden automatisch gestoppt.
Soeben habe ich deinen Fall an die zuständige Person weitergeleitet. Wir werden die Dokumente nachprüfen und geben dir schnellstmöglich eine Rückmeldung bezüglich der Validierung.
Vielen Dank fürs Verständnis!
Liebe Grüße,
Die E-Mail mit der Notiz muss anschließend an die zuständige Person für KYC in Intercom weitergeleitet werden.
KYC bestätigt, Auszahlungen sind blockiert
In manchen Fällen können die Auszahlungen manuell blockiert werden, weil es sich z. B. um einen potenziellen Betrugsfall handelt. Dies kann sowie im Reiter "Benutzer" als auch in DBeaver geprüft werden:
Solche Fälle sollen an die Gruppenleiterin weitergeleitet werden, damit sie genauer nachprüft, warum der User gesperrt wurde und ob seine Auszahlungen wieder freigeschaltet werden können. Dem Vendor schicken wir unser Saved Reply "An zuständige Person weitergeleitet".
KYC bestätigt, Auszahlungen sind nicht blockiert, der Vendor hat trotzdem keine Auszahlung bekommen
Folgende Details müssen geprüft werden, wenn ihr seht, dass der Account vom Vendor in Ordnung ist, aber er hat trotzdem keine Auszahlung zu einem geplanten Auszahlungsdatum erhalten:
War es am 7. (14., 21. oder 28.) Tag des Monats ein Feiertag oder Wochenende? Falls ja, bekommt der Vendor seine ausstehende Auszahlung am ersten Werktag nach dem Wochenende/Feiertag.
Hat der Vendor die Auszahlungseinstellungen von wöchentlicher Auszahlung auf eine weitere (einmal alle zwei Wochen oder monatliche Auszahlung) geändert?
Welche Mindestauszahlung hat der Vendor ausgewählt? Ist sein tatsächlich verdientes Einkommen geringer als die festgelegte Mindestauszahlung?
Ist die gespeicherte Bankverbindung vom Vendor korrekt? Dies könnt ihr auch bei der Seite https://www.iban-rechner.de/iban_validieren.html prüfen.
Gibt es einen Auszahlungstermin im Test-Account vom Vendor?
Falls KYC bestätigt ist und es trotzdem kein Auszahlungstermin angezeigt wird, kann es sein, dass die ausstehenden Auszahlungen in der Vergangenheit liegen. Um den Fall genauer nachzuprüfen, muss man zuerst in DBeaver checken, wann der Account bestätigt wurde, danach die Auszahlungen im Test-Account prüfen.
Beispiel: User 42216
KYC wurde am 29.10.2021 bestätigt:
Im Test-Account gibt es keinen Auszahlungstermin, weil die ausstehenden Auszahlungen vom September 2021 sind:
Die ausstehenden Auszahlungen müssen manuell überwiesen werden. Dem Vendor teilen wir Folgendes mit:
Hallo XXX,
vielen Dank für deine Nachricht.
Wie ich nachprüfen konnte, gibt es in deinem Account ausstehende Auszahlungen vom XX.XX.20XX. Diese kannst du im Reiter "Ausstehend" beim jeweiligen Zeitraum finden.
Da dein Account erst am XX.XX.XXXX verifiziert wurde, sollen die ausstehenden Beträge manuell überwiesen werden. Soeben habe ich diesen Fall an unsere Buchhaltung weitergeleitet. Die Überweisung wird in den nächsten Tagen eingeleitet.
Bei weiteren Fragen stehe ich dir gerne zur Verfügung!
Liebe Grüße,
Die E-Mail mit der entsprechenden Notiz muss anschließend an Assistant in Finance&Accounting) in Intercom weitergeleitet werden.
Wenn ihr die oben beschriebenen Schritten gefolgt habt und alle erforderlichen Daten geprüft habt, aber trotzdem keinen Grund seht, warum der Vendor seine Auszahlung nicht bekommt, erstellt eine Trello-Karte, damit der Fall vom IT-Team geprüft wird.