Das Support-Team ist dafür verantwortlich, Vendor-Accounts nach dem Vendor Wunsch zu deaktivieren.
Dabei ist es wichtig, sorgfältig zu prüfen, ob alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt sind, um Fehler oder finanzielle Unstimmigkeiten zu vermeiden.
In dieser Anleitung findest du die notwendigen Schritte, um sicherzustellen, dass die Deaktivierung eines Vendor-Accounts korrekt und effizient durchgeführt wird.
1. Prüfung der Voraussetzungen
Liegt eine offizielle Deaktivierungsanfrage vom Vendor/Affiliate vor?
(z. B. per E-Mail, Ticket)
Hat der Vendor/Affiliate noch offene Auszahlungen?
Falls ja, diese vor der Deaktivierung klären.
Gibt es offene Transaktionen oder Partnerschaften (für Affiliate/JVP)?
Falls ja, mit Finance/Legal abstimmen.
2. Kommunikation mit dem Vendor
Vendor/Affiliate über die ausstehende PayOuts/Partnerschaften/Minusbetrag informieren und ggf. letzte Schritte erläutern.
Falls erforderlich, eine schriftliche Bestätigung der Deaktivierung senden.
3. Technische Umsetzung der Deaktivierung
Den Account im System deaktivieren.
Falls eine DSGVO Anfrage besteht, bitte an @irinazaiats die weiterleiten.
Ausstehende PayOuts
unter 50 EUR
Falls der User seinen Account deaktivieren und seine Provision unter 50 EUR ausgezahlt bekommen möchte, soll man den Fall direkt an die Finanzabteilung weiterleiten, damit die Auszahlung eingeleitet werden kann.
über 50 EUR
Falls der Account freigegeben wurde, bitte abwarten, bis der User seine PayOuts planmäßig bekommt. Folgend, wenn die Summe unter 50 EU wird, kann die Endsumme durch die Finanzabteilung ausgezahlt werden.
Wenn der Account nicht bestätigt wurde und der User möchte die Auszahlung erhalten und den Account deaktivieren, bitte zuerst dem User Bescheid geben, dass er die Validierung erfolgreich durchgehen soll.
Folgend wird der Account bestätigt und nach der PayOuts Auszahlung blockiert.
Achtung! Bevor ihr das Konto deaktiviert und die Auszahlungen an die Finanzabteilung weiterleitet, prüft, ob der User aktive Bestellungen (Abonnements oder Ratenzahlungen) hat. Falls ja, dann fragt bei ihm nach, was er mit denen machen möchte. Die Liste von aktiven Bestellungen kann über Jira Ticket angefragt werden.
Pending PayOut im Minus
Wenn ein User einen negativen Kontostand hat und sein Konto deaktivieren möchte, muss er uns diesen Betrag zuerst bezahlen.
In diesem Fall leiten wir den Vorgang an Eugenia Kolos weiter und sie erstellt eine manuelle Rechnung, die an den User geschickt wird.
Wenn die Rechnung bezahlt ist, erstellen wir ein Ticket für den QA, und dieser ändert den Kontostand auf 0. Zu diesem Zeitpunkt deaktivieren wir das Konto des Benutzers und benachrichtigen ihn.
WICHTIG!
Es spielt keine Rolle, wie hoch das Minus des Nutzers ist, selbst wenn es 5 Euro beträgt, muss er es uns trotzdem überweisen.
Bevor das Ticket erstellt wird, prüft bitte, ob sich der Kontostand des Benutzers geändert hat. Es ist möglich, dass er aufgrund anderer aktiver Bestellungen aus dem Minus herausgekommen ist, oder umgekehrt, dass der Betrag des Minus gestiegen ist. Besprecht solche Diskrepanzen mit eurem Gruppen-Lead.
Offene Partnerschaften (für Affiliate/JVP)
Wenn der Affiliate den Account löschen möchte, müssen wir zuerst alle offenen Partnerschaften prüfen.
Mit Hilfe von DBeaver können wir alle bestehenden Partnerschaften des Affiliates überprüfen.
select u.id as vendor_id, pr.slug as product_slug, pr."name" from partnerships as p inner join users as u on u.id = p.vendor_id inner join products as pr on p.product_id = pr.id inner join base_partnerships as bp on bp.id = p.base_partnership_id where p.state = 'approved' and bp.partnership_type = 0 and p.affiliate_id = XXX
(XXX = Affiliate ID)
Sobald wir diese geprüft haben, sollten wir den Vendor informieren, damit dieser alle aktiven Partnerschaften deaktiviert. Dadurch stellen wir sicher, dass keine Zahlungen an den Affiliate vorgenommen werden, nachdem der Account des Affiliates deaktiviert wurde.