La User List est la fonctionnalité qui vous permet de gérer les accès et les permissions sur votre TPE. Elle récupère les comptes créés sur l'application Sunday for Staff de votre restaurant et permet d'identifier chaque membre du staff, de définir des permissions selon son rôle et de faciliter la gestion des encaissements et des pourboires. Elle est disponible pour tous les établissements avec deux modes de fonctionnement : le Mode restreint (par défaut) et le Mode complet.
Comment accéder à la configuration ?
La configuration de la User List se fait depuis votre dashboard, accessible par les utilisateurs ayant le rôle d'administrateur.
Pour y accéder :
Dans le menu de gauche, cliquez sur TPE.
Cliquez sur l'onglet Configurations.
Sélectionnez la configuration souhaitée en cliquant dessus.
Dans la fenêtre "Modifier la configuration", cliquez sur l'onglet Serveurs.
Vous accédez à la section Liste des serveurs.
Les deux modes de la User List
Les changements sur la User List (mode restreint / mode complet) sur le TPE sont disponibles à partir de la version 3.60. Les établissements avec une version antérieure restent rétrocompatibles. Le dashboard, lui, est déjà mis à jour en production.
Depuis la section Liste des serveurs, choisissez comment gérer les accès à votre TPE selon les besoins de votre établissement.
Mode restreint (activé par défaut)
Deux profils sont disponibles : Administrateur (accès complet) et Invité (accès limité). Aucun compte individuel n'est nécessaire.
Ce mode vous offre une gestion souple des autorisations sans avoir à créer un compte pour chaque membre du personnel. Par exemple, vous pouvez restreindre l'accès à l'historique des transactions pour le profil Invité, afin que seuls les Administrateurs disposant d'un code PIN puissent le consulter.
Sur le TPE :
L'utilisateur arrive connecté en tant qu'Invité par défaut.
Pour passer en mode Administrateur, appuyez en haut à gauche de l'écran et saisissez le code PIN Admin.
Sur le terminal de paiement :
Les permissions du profil Invité sont entièrement configurables dans la section Autorisations - Permissions du dashboard (voir partie Autorisations à la fin de l’article).
Mode complet
Le mode complet synchronise automatiquement votre liste de serveurs avec les comptes configurés pour votre établissement (via Sunday for Staff).
Chaque membre du staff se connecte avec son nom et son code PIN personnel.
Idéal pour une gestion individuelle des permissions et une attribution précise des pourboires.
Comment ça fonctionne ?
Chaque membre du staff crée ou utilise son compte sur Sunday for Staff.
Une fois coché dans la liste des utilisateurs des terminaux (voir plus haut), les comptes apparaissent dans la User List sur les TPE.
Sur le TPE, le serveur sélectionne son nom (et, si activé, saisit son code PIN à 4 chiffres).
Le paiement est ensuite lié à ce serveur et à son rôle dans l'historique du TPE.
Dans la caisse, le paiement est lié au serveur qui a la table.
Les pourboires sont automatiquement attribués en fonction de la politique de distribution.
Les permissions définies par son rôle sont appliquées en temps réel.
Par défaut, les actions sur les tables sont cloisonnées : un serveur ne peut encaisser ou modifier que les tables qui lui sont attribuées (celles qui figurent dans son "rang").
Exemple : Si Lucas (un serveur) essaie d'accéder à l'addition de la Table 24, qui figure dans le rang d'Ethan (un autre serveur), l'accès lui sera refusé car Lucas n'est pas l'administrateur. Cette règle permet de s'assurer que chaque serveur gère ses propres tables.
Comment afficher son nom dans la User List ?
Pour qu'un utilisateur apparaisse dans la User List sur le TPE, cliquez sur les 3 points (⋮) au bout de sa ligne, puis cliquez sur 'Activer l'utilisateur'. Il apparaîtra ensuite dans la User List sur le TPE.
Comment créer son code d'accès personnel ?
Dans la liste des utilisateurs, cliquez sur les 3 points au bout de la ligne (voir image ci-dessous) pour paramétrer votre code d'accès à votre profil utilisateur sur le TPE.
Lorsqu'un utilisateur affiche le badge 'À ajouter', cela signifie qu'il n'a pas encore de code d'accès configuré. Pour en créer un, cliquez sur les 3 points (⋮) au bout de sa ligne, puis sélectionnez 'Modifier le code'
💡 Le code d'accès utilisateur doit être composé uniquement de chiffres (0-9) et doit comporter 4 caractères.
⚠️ Le code PIN est recommandé pour sécuriser l'accès et éviter qu'un autre utilisateur sélectionne votre nom par erreur.
Affichage des utilisateurs sur le TPE
Dès que vous prenez votre Terminal de Paiement, vous êtes invité à choisir un profil.
Les autorisations
Depuis la section Autorisations (accessible en faisant défiler vers le bas de la page Serveurs), définissez précisément les droits de chaque rôle sur votre TPE.
Permissions
Le tableau des permissions vous permet d'activer ou désactiver chaque droit selon les rôles : Guest, Staff, Waiter, Manager, General Manager et Admin. Ces profils peuvent être gérés sur le dashboard (accessible par l'Admin sur ordinateur).
Chaque compte a un rôle prédéfini (serveur, manager, gérant, etc.), ce qui permet de restreindre ou autoriser certaines actions sensibles sur le TPE.
Accepter un paiement sur une table attribuée à une autre personne
(⚠️ Cette permission ne concerne pas les utilisations de sunday sans connexion à la caisse.)
Par défaut, les tables sont cloisonnées : chaque serveur ne peut encaisser que les tables qui lui sont attribuées dans son rang. L'activation de cette permission autorise un serveur à encaisser la table d'un collègue, même si celle-ci ne figure pas dans son rang.
L'activation de cette permission permet de contourner le cloisonnement des tables par défaut.
NB : Pour faire suite à l'exemple ci-dessus : la table sera encaissée par Lucas, mais dans la clôture de caisse, le paiement sera attribué à Ethan (car dans le logiciel de caisse, la table 24 a été ouverte par Ethan).
Pouvoir consulter l'historique
Permet à l'utilisateur de voir ses propres transactions et paiements effectués sur le TPE.
Pouvoir consulter l'historique de tout le monde
Permet de consulter les transactions de l'ensemble du staff, et pas uniquement les siennes. Réservé aux rôles Manager, General Manager et Admin par défaut.
Effectuer un remboursement
Permet à l'utilisateur de rembourser un client directement depuis le TPE.
Actions sensibles
Certaines actions peuvent nécessiter une confirmation par code PIN pour garantir une sécurité accrue.
Voir l'historique
lorsque ce toggle est activé, une saisie du code PIN est demandée à chaque accès à l'historique des opérations.
Déconnexion au verrouillage
Lorsque ce toggle est activé, l'utilisateur est déconnecté automatiquement lorsque le terminal est verrouillé.
💡 Disponible à partir de la version 3.54.