Ako zistím, že správa uchádzačovi nebola doručená?
Pokiaľ dôjde k problému s doručením e-mailu uchádzačovi, Teamio vás o tom informuje na niekoľkých miestach:
Na výpise reakcií v stĺpčeku so záznamom kontaktu je zobrazený červený trojuholník s výkričníkom s informáciou „Nepodarilo sa doručiť“.
V histórii reakcie je u správy opäť uvedené „Nepodarilo sa doručiť“. Zároveň po rozkliknutí na detail aktivity zobrazujeme banner s bližšou informáciou.
Napr. „Na e-mailovú adresu nie je možné odosielať správy“ v prípade chybne uvedenej adresy.
Pri akciách, kde sa uchádzačovi odosiela správa (Napísať uchádzači, Pozvať, Zamietnuť, Priradiť k náboru, Požiadať o súhlas), sa zobrazí informácia, že na daný e-mail nie je možné odosielať správy.
Do notifikačného centra pod ikonu zvončeka vám zašleme oznámenie, že e-mail sa danému uchádzačovi nepodarilo doručiť.
Prečo sa to deje?
Najčastejšie sa jedná o preklep v e-mailovej adrese. Preto prvou vecou, ktorú by ste mali skontrolovať, je práve to, či je adresa správne napísaná. Skontrolujte si preto jej správnosť napríklad zo životopisu alebo zavolajte uchádzačovi. Po aktualizácii e-mailu sa pokúsime správu odoslať a pokiaľ bude v poriadku, email sa doručí.
Ďalším dôvodom môže byť prianie užívateľa nedostávať e-maily od daného odosielateľa, či jeho/jej označenie ako spam. Mnoho poskytovateľov e-mailov totiž ponúka svojim užívateľom možnosť označiť odosielateľa ako nechceného alebo spam. Od okamihu, keď uchádzač odosielateľa takto označí, sú všetky jeho správy klasifikované ako spam. To znamená, že sa nedostanú do doručenej pošty a Teamio ich vyhodnotí ako nedoručené.
Niekedy sa stane, že sám emailový klient (ako je Outlook) vyhodnotí, že sa jedná o nevyžiadanú poštu a označí ju za spam.
Čo sa s tým dá robiť?
Ak ste si istí, že e-mailová adresa je správna a správy sa uchádzačovi napriek tomu nedoručujú, ozvite sa nám do chatu, e-mailom na pomozeme@teamio.sk alebo telefonicky. My môžeme preveriť, či e-mail nie je na tzv. supression liste. Pokiaľ áno, tak ho zmažeme, takže ďalší e-mail by sa potom mal uchádzačovi doručiť. Ak tam ale je z dôvodu, že si užívateľ neprial dostávať e-maily, tak ho vymazať nemôžeme (jedine po dohovore a so súhlasom uchádzača).
Pokiaľ sa vám napriek tomu nedarí poslať uchádzačovi e-mail, odporúčame komunikovať cez inú platformu, napríklad telefonicky.
Čo ak sa mi nedoručujú e-maily od uchádzačov?
Požiadajte vaše IT oddelenie, aby povolilo IP adresu a doménu Teamia - tzv. "whitelistovanie domény". Návod môžete nájsť tu.
💡 Často býva problém v tom, že váš firemný server odmieta prijať e-maily z Teamia. Môžete sa preto obrátiť na svoje IT oddelenie, nech overí, či je doména Teamia zaradená na zoznam povolených domén. Zdieľajte s vašim IT oddelením tieto informácie: IP: 192.174.88.216, hostname: mta-88-216.sparkpostmail.com, dodávateľ: Sparkpost, možné odosielacie domény: @teamio.com, @app.teamio.com, @recruit.teamio .com a @teamio.eu.
Skontrolujte si priečinok spam/ nevyžiadaná pošta, či vám e-maily od uchádzačov nespadli tam. Ako je uvedené vyššie, niekedy sám e-mailový klient z nejakého dôvodu vyhodnotí správu ako spam. Sami môžete naučiť algoritmy vyhodnocovať tieto správy ako bezpečné (že nejde o spam) tak, že ich budete presúvať zo spamu do doručenej pošty.
Čo keď mi emaily chodia, ale s oneskorením?
Pozrite sa do svojho mailového klienta, či nemáte nastavené, že sa vám prijaté maily aktualizujú napríklad každých 30 minút.
Spýtajte sa svojho IT oddelenia, či vaša firma nemá nastavené prijímanie emailov len v určitých časových intervaloch.
Pokiaľ máte nastavené preposielanie do iného email. klienta (napríklad gmail), pozrite sa rovno do prioritnej emailovej schránky, odkiaľ sa emaily preposielajú. Preposielanie oneskoruje maily.