Интеграция с HubSpot передаёт данные встреч из tl;dv в HubSpot — копировать и вставлять вручную не придётся. Настройте рабочие процессы, которые обновляют свойства контактов, сделок и компаний или записывают встречи и заметки как активности.
Передать данные можно тремя способами:
Автоматически — рабочий процесс запускается при каждой новой записи, которая соответствует заданным вами условиям.
По запросу — выберите встречу, выберите рабочий процесс и нажмите Запустить сейчас.
Построчно — превратите любую строку ИИ-заметок в задачу HubSpot со ссылкой на этот момент в записи.
tl;dv также помечает каждую встречу тегами записей HubSpot, к которым она относится, — так вы видите контекст CRM прямо на странице встречи, можете фильтровать по нему библиотеку и использовать его в автоматизации шаблонов заметок к встрече.
Часть 1 — Как tl;dv сопоставляет встречи с записями HubSpot
Всё остальное в этой статье зависит от этого шага, поэтому прочитайте его в первую очередь.
🚨 Ключ для сопоставления — email-адрес приглашённого в календаре. Прежде чем настраивать рабочий процесс, убедитесь, что участники события в календаре уже существуют как контакты в HubSpot — иначе рабочему процессу будет нечего обновлять.
Когда запись завершается, tl;dv проверяет email-адреса приглашённых на событие в календаре и находит соответствующий контакт в HubSpot.
Контакт — обновляется контакт, чей email совпадает с приглашённым.
Сделка и Компания — обновления передаются через связанные с контактом записи сделки и компании.
Нет подходящего контакта? Включите опцию Создавать новый контакт, если подходящего не найдено (см. шаг 6.1). tl;dv создаёт новый контакт, используя email и отображаемое имя приглашённого из события в календаре, со свойством Lifecycle stage контакта, установленным на Lead.
💡 Это обычный контакт со свойством Lifecycle stage = Lead — а не отдельный объект Leads в HubSpot.
Когда приглашённых нет вообще
Встречи, к которым подключились только по ссылке-приглашению, или записанные лично, часто не содержат данных о приглашённых. В этом случае совпадений нет, и рабочий процесс не запускается.
Это можно исправить постфактум — см. Часть 7: Добавление приглашённых к встрече после записи — а затем синхронизируйте встречу с помощью Запустить сейчас.
Часть 2 — Подключите HubSpot и включите теги CRM
Перед подключением: отключите устаревшую интеграцию с HubSpot
🚨 Если вы уже подключали HubSpot к tl;dv ранее, отключите устаревшую интеграцию до того, как начнёте настраивать новый рабочий процесс. Старая и новая настройки могут конфликтовать друг с другом и приводить к несогласованной синхронизации. Вы заново подключите HubSpot при настройке нового рабочего процесса.
В tl;dv нажмите Интеграции в левой боковой панели.
Откройте вкладку Мои рабочие процессы или Рабочие процессы команды, если устаревшая интеграция была настроена там.
Найдите строку рабочего процесса HubSpot и нажмите Изменить.
Прокрутите панель настроек до конца и нажмите Отключить интеграцию.
5. Кнопка «Отключить интеграцию»
Подключите свой аккаунт HubSpot
В tl;dv нажмите Интеграции в левой боковой панели, затем нажмите плитку HubSpot на вкладке «Торговая площадка». Нажмите Подключить к HubSpot, выберите аккаунт HubSpot, который хотите связать, и нажмите Разрешить, чтобы завершить авторизацию OAuth.
Это нужно сделать только один раз для каждого аккаунта tl;dv.
После подключения на странице HubSpot отображаются раздел Подключение, Активные рабочие процессы и Дополнительные параметры настройки.
Полная страница интеграции с HubSpot: Подключение, список активных рабочих процессов, выпадающий список фильтра владельца рабочего процесса, кнопка «Новый рабочий процесс» и дополнительные параметры настройки
Включите «Помечать встречи данными CRM»
Прокрутите страницу HubSpot до раздела Дополнительные параметры настройки и включите Помечать встречи данными CRM.
Дополнительные параметры настройки с включённой опцией «Помечать встречи данными CRM»
Этот параметр связывает каждую встречу с её контактом, компанией и сделкой в HubSpot. Включив его, вы получите:
панель Информация CRM на странице каждой встречи, показывающую контакт и сделку, с которыми связана встреча, — см. Часть 6;
данные CRM в виде фильтров в библиотеке встреч — включая фильтр Этап сделки встречи, чтобы находить все звонки, прошедшие на определённом этапе воронки;
данные CRM в виде условий в автоматизации ИИ-шаблонов, чтобы нужный шаблон заметок применялся в зависимости от записи CRM или этапа сделки;
более глубокий ИИ-анализ по встречам.
🚨 Применяется только к будущим встречам. Встречи, записанные до включения этой опции, задним числом помечены не будут.
💡 Прежде чем этот переключатель начнёт работать, нужно подключить HubSpot (см. выше).
Включите сразу для всей команды
Администраторы команды на плане Business и выше могут включить теги сразу для всех, вместо того чтобы просить каждого сделать это самостоятельно, — то же право доступа, которое позволяет создавать рабочие процессы команды.
На странице интеграции с HubSpot нажмите значок фильтра рядом с кнопкой Новый рабочий процесс.
В разделе Фильтр по владельцу рабочего процесса выберите свою команду вместо Персональный рабочий процесс.
Страница переключится на область команды. Включите там Помечать встречи данными CRM.
Дополнительные параметры настройки в области команды с единственным переключателем «Помечать встречи данными CRM»
Дополнительно: переносите записи звонков HubSpot в tl;dv
Загрузка записей звонков «Контакт» из HubSpot в tl;dv отправляет звонки, записанные в HubSpot, обратно в tl;dv, чтобы получить расшифровки и ИИ-заметки.
→ Инструкции по настройке см. в статье Загрузка записей звонков «Контакт» из HubSpot в tl;dv (Бета).
Часть 3 — Настройте автоматический рабочий процесс
Типы рабочих процессов
При создании рабочего процесса вы выбираете его область действия:
Тип рабочего процесса | Применяется к |
Персональный рабочий процесс | Только встречи, записанные вами |
Рабочий процесс команды | Встречи, записанные участниками вашей команды (кроме администраторов команды и администраторов группы выставления счетов) |
Используйте персональный рабочий процесс для личных экспериментов и рабочий процесс команды, когда нужна единая автоматизация для всей команды.
ℹ️ Рабочие процессы команды могут создавать администраторы команды на плане Business и выше.
💡 Используйте фильтр владельца рабочего процесса на странице интеграции, чтобы переключаться между своими персональными рабочими процессами и рабочими процессами каждой команды. См. скриншот страницы интеграции выше.
Четыре действия
Действие | Тип | Что происходит |
Обновить контакт в HubSpot | Обновление свойства | Записывает данные встречи в поля сопоставленного контакта |
Обновить сделку в HubSpot | Обновление свойства | Записывает данные встречи в поля сделки, связанной с этим контактом |
Обновить компанию в HubSpot | Обновление свойства | Записывает данные встречи в поля компании, связанной с этим контактом |
Создать активность в HubSpot | Создание активности | Записывает встречу или заметку в карточку контакта, компании или сделки |
Настройка выполняется по одной схеме для всех четырёх действий. Различия появляются только на шаге 5 (Настройка действия).
💡 Ищете задачи? Задачи HubSpot рабочими процессами не создаются. Вы создаёте их по одной из строк ИИ-заметок — см. Часть 5.
1. Откройте интеграцию с HubSpot
В tl;dv нажмите Интеграции в левой боковой панели, затем нажмите плитку HubSpot на вкладке «Торговая площадка».
2. Выберите тип рабочего процесса
Выберите Персональный рабочий процесс или Рабочий процесс команды, затем нажмите Подтвердить.
3. Выберите действие
Выберите одно из четырёх действий и нажмите Попробовать сейчас.
4. Настройте триггер и условия
В разделе Запускать этот рабочий процесс, когда выберите новая запись встречи готова.
(Необязательно) нажмите Добавить условие, чтобы ограничить, когда запускается рабочий процесс. Доступные критерии включают тип встречи, роль, личное присутствие, заголовок встречи, email участника и домен email.
Если вы добавляете несколько условий, выберите Все (должны совпадать все условия) или Любое (достаточно одного совпадения).
Нажмите Продолжить.
💡 используйте условия, чтобы рабочие процессы оставались точечными. например: запускайте только для внешних встреч или только когда заголовок встречи содержит «Demo».
💡 вы также можете оставить рабочий процесс выключенным и запускать его только тогда, когда хотите, с помощью Запустить сейчас (часть 4).
5. Настройте действие
Этот шаг выглядит немного по-разному в зависимости от выбранного вами действия.
Для обновления контакта, сделки или компании
Экран сопоставления свойств
Оставьте Создать новый контакт, если подходящий вариант отсутствует во включённом состоянии. Если совпадение не найдено, tl;dv создаёт новый контакт со стадией жизненного цикла: лид, используя email и отображаемое имя приглашённого из события календаря.
поле Email заранее заполнено значением Email участника — оставьте как есть.
Для каждого свойства, которое нужно заполнить, выберите способ заполнения:
Вставить данные tl;dv — добавьте в поле переменные, такие как Заголовок встречи, Заметки встречи, Расшифровка или Email участника.
Пользовательский промпт — включите переключатель Пользовательский промпт в правом верхнем углу поля, затем напишите произвольную инструкцию. tl;dv выполнит промпт для встречи и запишет результат в свойство.
🚨 сопоставление свойств пока поддерживает только свойства текстового формата. Числовые, датовые и другие типы свойств пока не поддерживаются.
💡 новые значения добавляются ниже существующего содержимого в свойствах с открытым текстом, поэтому самая последняя встреча отображается внизу.
Для создания активности
Экран настройки создания активности
В разделе Создать активность в выберите Контакт, Компания или Сделка. Даже если вы выберете контакт, активность также будет видна в связанной сделке и компании.
Выберите Тип активности: Встреча или Заметка.
Заполните Заголовок и Содержание, используя вставленные переменные, пользовательские промпты или и то и другое.
💡 используйте пользовательский промпт, когда хотите, чтобы содержание активности отличалось от заметок встречи tl;dv — например, более короткую сводку для ленты активности или заметки только для внутреннего использования, которые не должны видеть клиенты.
Кому назначена активность в HubSpot
Вы это не выбираете — это определяется областью действия рабочего процесса:
Тип рабочего процесса | Исполнитель активности |
Персональный рабочий процесс | Ведущий для активности не задан |
Рабочий процесс команды | Владелец записи HubSpot, в которой зафиксирована активность |
6. Протестируйте рабочий процесс
Шаг тестирования
Нажмите Продолжить, чтобы перейти к шагу Тест.
Выберите недавнюю встречу и нажмите Протестировать рабочий процесс. tl;dv один раз запустит рабочий процесс, чтобы вы могли проверить результат в HubSpot перед запуском в рабочем режиме.
Когда тест завершится успешно, нажмите Активировать рабочий процесс.
7. (Необязательно) переименуйте рабочий процесс
Переименование рабочего процесса
Нажмите на заголовок рабочего процесса вверху страницы (например, Integration 1) и переименуйте его во что-то понятное, например Продажи — синхронизация контактов или CS — журнал активности. Это упрощает поиск рабочего процесса в будущем и выбор его в меню Запустить сейчас.
Часть 4 — запуск рабочего процесса по требованию (Запустить сейчас)
Следующие четыре раздела полностью относятся к странице встречи в tl;dv, а не к странице интеграций.
Автоматические рабочие процессы запускаются для всего, что соответствует их условиям. Запустить сейчас позволяет запустить рабочий процесс для одной конкретной встречи в любой момент, когда захотите.
Откройте встречу в tl;dv.
В панели инструментов в правом верхнем углу нажмите Запустить сейчас.
Выберите один из существующих рабочих процессов из списка.
Панель инструментов страницы встречи с отображением CRM Info и Запустить сейчас, а также значками Slack, Salesforce и HubSpot
Запустить сейчас работает с любой нативной интеграцией tl;dv — Slack, Notion, HubSpot, Salesforce и остальными.
Когда это использовать
Держите автоматизацию избирательной. Оставьте рабочие процессы выключенными и синхронизируйте только те встречи, которые выберете сами.
Повторите попытку для встречи, которая не подошла под условия. Если во встрече не было данных о приглашённых, добавьте участников (часть 7), а затем запустите рабочий процесс вручную.
Синхронизируйте встречу, которую вы не записывали. Автоматические рабочие процессы запускаются только для того, кто создал запись. Запустить сейчас также работает со встречами, записанными на чужом аккаунте tl;dv, к которым у вас есть доступ.
💡 рабочий процесс уже должен существовать на странице Интеграции. Запустить сейчас запускает существующие рабочие процессы, а не создаёт их.
Запустить сейчас одинаково запускает индивидуальные и командные рабочие процессы, и условия рабочего процесса по-прежнему применяются. Вы запускаете тот же рабочий процесс, что настроили для автоматизации — ручной запуск меняет только когда он запускается, но не что он проверяет. Если встреча не соответствует условиям рабочего процесса, ничего не происходит.
Повторный запуск создаёт дубликаты
🚨 tl;dv не проверяет, был ли рабочий процесс уже запущен для встречи. Если вы запустите рабочий процесс, который уже выполнялся — автоматически или вручную — он запустится заново с нуля: в записи создаётся вторая активность, а значения свойств записываются повторно. Ничего не пропускается, не сопоставляется и не перезаписывается.
Поэтому перед повторным запуском рабочего процесса для встречи удалите всё, что записал предыдущий запуск в HubSpot. Это особенно важно, когда вы исправляете неверную связь с CRM (см. часть 6).
Часть 5 — создание задачи в HubSpot из заметок ИИ
Рабочие процессы записывают заметки и активности. Когда вам нужна задача — с исполнителем и сроком выполнения — создавайте её из заметок ИИ, по одной строке за раз.
Каждая строка заметок ИИ содержит временную метку, поэтому созданная задача ведёт прямо к моменту записи, где это было согласовано.
Создание задачи
Откройте встречу в tl;dv и перейдите к заметкам ИИ.
Наведите курсор на строку заметки, которую хотите превратить в задачу. Над ней появится небольшая панель инструментов.
Нажмите на значок инструмента задач, затем выберите HubSpot → Создать задачу в HubSpot.
4. Заполните диалоговое окно:
Поле | Что указать |
Объект | Контакт, Компания или Сделка — к какому типу записи HubSpot относится задача |
Запись | Конкретная запись, доступная для поиска по имени |
Название задачи | Ваш собственный заголовок для задачи |
Заметки | Заранее заполнено строкой заметки ИИ и ссылкой с временной меткой на этот момент записи. Редактируйте как угодно. |
Дата активности | Срок выполнения — Сегодня, Завтра, Через 2 рабочих дня, Через 3 рабочих дня (по умолчанию), Через 1 неделю, Через 2 недели или Произвольная дата |
Тип задачи | К выполнению (по умолчанию), Звонок или Email |
Исполнитель (необязательно) | Пользователь HubSpot, за которым закреплена задача |
💡 Срок выполнения не считывается из разговора. Вы выбираете его сами из списка Activity date, поэтому задача, упомянутая как «вернёмся к этому на следующей неделе», всё равно требует, чтобы вы выбрали In 1 week.
5. Нажмите Create HubSpot task.
Добавление в существующую задачу
Если информация о последующих шагах должна попасть в уже созданную задачу, выберите Add to task in HubSpot вместо Create task in HubSpot.
Найдите существующую задачу и выберите её.
Строка заметки ИИ — со ссылкой на запись с меткой времени — добавляется в body этой задачи.
Используйте это, чтобы собрать несколько моментов из одного звонка или из нескольких звонков в одной задаче, вместо того чтобы создавать отдельную задачу для каждой заметки.
Часть 6 — Проверка и исправление связи с CRM (CRM Info)
CRM Info показывает, с какими записями HubSpot связана встреча, и позволяет исправить связь, если автоматическое сопоставление оказалось неверным.
Эта связь предназначена не только для чтения. Как только встреча получает свои данные CRM, вы можете фильтровать по ним библиотеку встреч и использовать их как условие в автоматизации шаблонов ИИ — поэтому поддерживать точность связи стоит, даже если иногда приходится исправлять её вручную.
ℹ️ Требует включения Tag meetings with the CRM info (часть 2).
Откройте встречу в tl;dv.
Нажмите CRM Info на панели инструментов в правом верхнем углу.
Панель показывает:
Поле | Что показывает |
Контакт | Контакт HubSpot, сопоставленный с внешним приглашённым |
Компания | Компания, связанная с этим контактом |
Сделка | Сделка, с которой связана эта встреча — можно найти и изменить |
Воронка продаж | Воронка продаж, к которой относится связанная сделка |
Этап сделки — на момент встречи | Этап, на котором находилась сделка в момент проведения встречи |
Этап сделки — текущий этап | Этап, на котором находится сделка прямо сейчас |
Изменение связанных записей
Если автоматическое сопоставление неверно или встречу нужно привязать к другой сделке, найдите и выберите нужную запись прямо на панели.
🚨 Изменение связи в tl;dv не переносит уже синхронизированные данные. Активности, заметки и значения свойств, уже записанные в HubSpot, остаются на месте. Чтобы перенести их: сначала удалите данные в HubSpot first, исправьте связь в CRM Info, затем повторно запустите рабочий процесс с помощью Trigger now. Если пропустить шаг удаления, данные останутся в обоих местах — повторный запуск никогда не удаляет результаты предыдущего запуска.
Этап сделки: какой из них сохраняется и что с ним можно делать
Панель CRM Info показывает два этапа, и разница между ними важна:
Этап | Что это |
На момент встречи | Этап, на котором находилась сделка в момент синхронизации записи с HubSpot. Это значение зафиксировано — оно не меняется по мере продвижения сделки. |
Текущий этап | На каком этапе сделка находится в HubSpot прямо сейчас. |
💡 Если вы связываете или меняете сделку вручную в CRM Info, сохраняется этап на момент внесения этого изменения, а не этап на день проведения встречи. tl;dv описывает это как «этап сделки на момент встречи или на момент последней синхронизации с CRM».
Поскольку этап сохраняется вместе со встречей, вы можете использовать его в двух местах.
Фильтрация библиотеки встреч по этапу сделки
В библиотеке встреч откройте фильтр Meeting deal stage, выберите воронку продаж, затем выберите этап.
Это покажет все звонки, которые произошли на определённом этапе воронки продаж — например, все разговоры Discovery/Demo Completed, чтобы вы могли услышать, что обычно продвигает сделки дальше с этой точки.
Применение шаблона заметок в зависимости от этапа сделки
Этап сделки также доступен как условие в автоматизации шаблонов ИИ, поэтому нужный шаблон применяется автоматически.
Откройте шаблон заметок, который хотите автоматизировать.
В разделе Automate this template for future meetings откройте выпадающий список Any CRM Deal Stage.
Выберите этап, который должен запускать этот шаблон. Этапы указаны вместе с их воронкой продаж в скобках, например Sales Qualified (SMB + MM Pipeline).
Нажмите Save and activate.
💡 Например: шаблон для выявления потребностей — на встречах Discovery/Demo Booked, а шаблон для работы с возражениями и ценами — на встречах Trial Completed/Decision Pending.
Часть 7 — Добавление приглашённых к встрече после записи
У встреч, на которые подключились по ссылке или которые записаны лично, часто нет данных о приглашённых — поэтому нечего сопоставлять с HubSpot и нечего фильтровать в библиотеке.
Вы можете добавить участников самостоятельно после записи:
Откройте встречу в tl;dv.
Наведите курсор на кнопку информации (ⓘ) в левом верхнем углу страницы встречи. Она показывает создателя записи и её приглашённых.
Нажмите на значок карандаша, затем введите адрес электронной почты, чтобы добавить участника.
Как только участники указаны верно:
встреча появляется в нужных фильтрах библиотеки;
встречу можно сопоставить с HubSpot, чтобы заполнить её CRM Info; и
вы можете запустить синхронизацию с помощью Trigger now.
Эффективное использование пользовательских промптов
Пользовательские промпты позволяют сгенерировать именно тот текст, который нужен для свойства или активности. Они полезны, когда фиксированное сопоставление переменных не передаёт нужный нюанс.
Пример: Информация о конкуренте в свойстве сделки
Извлеките информацию о конкуренте, которого клиент упомянул на встрече. Сделайте краткое изложение в одном предложении. Если конкурент не упоминался, ничего не обновляйте.
Пример: Следующие шаги в свойстве компании
Сделайте краткое изложение согласованного следующего шага из разговора в одном предложении. Если упомянута дата, укажите её чётко.
Советы по составлению промптов:
Чётко указывайте формат. Укажите в промпте, что нужно написать одно предложение, маркированный список или конкретный шаблон.
Обрабатывайте пустые случаи. Укажите tl;dv, что писать, если тема не обсуждалась (например, «Если не упомянуто, напишите „Не обсуждалось“».).
Ограничивайте длину. Без указания результат может получиться слишком длинным. Добавьте «не более 2 предложений» или аналогичную формулировку.
Частые вопросы
Почему мой рабочий процесс не сработал для встречи?
Проверьте следующее:
Переключатель рабочего процесса в правом верхнем углу страницы рабочего процесса находится в положении ON.
Встреча соответствует заданным вами условиям.
У события в календаре есть хотя бы один внешний приглашённый. Приглашённые с вашего собственного домена электронной почты отфильтровываются, поэтому встречи только с внутренними участниками никогда не подходят.
Email этого приглашённого совпадает с контактом HubSpot, либо включена опция Create new Contact if no existing option is available.
Создатель записи входит в область действия рабочего процесса:
Индивидуальные рабочие процессы запускаются только для встреч, записанных вами.
Рабочие процессы команды запускаются только для встреч, записанных участниками команды. Они не применяются к администраторам команды или администраторам платёжной группы, поэтому если вы администратор, ваши собственные встречи не запустят рабочий процесс команды.
Если у встречи просто не было приглашённых, добавьте их вручную (часть 7), а затем используйте Trigger now.
Встреча связана не с той сделкой. Можно ли это исправить?
Да — откройте CRM Info на странице встречи и выберите нужную сделку. Обратите внимание: данные, уже синхронизированные с HubSpot, не перемещаются — удалите их в HubSpot, исправьте связь, а затем запустите рабочий процесс заново с помощью Trigger now.
Можно ли синхронизировать встречу, которую записал кто-то другой?
Автоматические рабочие процессы запускаются только для того, кто создал запись. Для встреч, записанных на чужом аккаунте tl;dv, откройте встречу и используйте Trigger now.
Я включил тегирование CRM — почему в старых встречах не отображается CRM Info?
Tag meetings with the CRM info применяется только к будущим встречам. Встречи, записанные до включения этой функции, задним числом не тегируются.
Кто назначается ответственным за активность в HubSpot?
Это зависит от области действия рабочего процесса и не настраивается: individual workflow оставляет поле ведущего пустым, а team workflow назначает активность владельцу записи, к которой она привязана.
Пропускает ли Trigger now условия рабочего процесса?
Нет. Ручной запуск выполняет тот же рабочий процесс с теми же условиями — меняется только момент его запуска. Если встреча не соответствует условиям, ничего не произойдёт. Это работает и с рабочими процессами команды, а не только с индивидуальными.
Где в HubSpot отображаются значения свойств?
Для свойств с произвольным текстом новые значения добавляются под уже существующим содержимым. Содержимое последней встречи отображается внизу поля.
Можно ли настроить разные рабочие процессы для разных типов встреч?
Да. Создайте отдельный рабочий процесс для каждого сценария и задайте его область действия с помощью Conditions. Например, один рабочий процесс для External — First call, другой — для External — Demo.
Ведёт ли активность обратно к исходной записи?
Да. Если включить URL-адрес встречи или заметки к встрече в содержимое активности, метки времени в заметках будут вести к точному моменту в записи tl;dv.