En tant qu'hôte, vous pourriez vouloir montrer vos missions à vos agents de manière contrôlée, soit parce que vous n'êtes pas certain de vouloir planifier un(e) agent(e) d'entretien à l'avance pour une certaine date, soit parce que vous prévoyez de réaliser une mission vous-même, ou tout simplement parce que vous ne voulez pas montrer une mission à vos agents pour toute autre raison.
Sur Turno, vous avez la flexibilité de gérer la visibilité de vos missions, manuellement ou automatiquement. Cette fonctionnalité offre un contrôle fluide, vous permettant d'adapter votre expérience en fonction de vos préférences individuelles et des exigences spécifiques de chaque mission. 🌟
Note: Si vous êtes co-gestionnaire, il est possible que vous n'ayez pas la permission de gérer la visibilité des missions sur votre compte en raison des paramètres de votre hôte principal.
Le paramètre de visibilité des missions par défaut sur Turno 💡
Lorsque vous vous connectez avec un(e) agent(e) sur Turno, que ce soit en les invitant sur la plateforme ou en acceptant leur offre dans le marketplace, ils doivent être ajoutés à votre logement pour voir les missions disponibles sur votre planning.
Par défaut, ajouter un(e) agent(e) à votre logement leur donne un accès automatique aux missions non assignées, sauf si le paramètre de visibilité correspondant est désactivé.
Si l'option est active, de nouvelles missions d’entretien sont rapidement transmises aux agents activés. Cependant, vous avez également la possibilité de masquer les missions non assignées à tous les agents associés à ce logement spécifique, afin qu'ils ne puissent ni les voir ni les accepter.
Les réservations ne peuvent pas être affichées aux membres d'équipe ; ils ne verront que les missions d’entretien associées. Ceci ne peut pas être modifié. ⚠️
Paramétrer votre logement pour masquer ou rendre visibles les missions automatiquement 💡
Pour activer ou désactiver l'option de visibilité générale des missions, accédez à la version site web de Turno et cliquez sur l'icône de menu en haut à gauche de votre écran. Ensuite, sélectionnez les logements et cliquez sur l'icône de cercle vert avec trois points pour choisir “Mettre à jour le logement”.
Ensuite, accédez à l'onglet Synchronisation. Dans la section Options, vous trouverez une case à cocher intitulée Rendre les missions visibles depuis mon planning pour les agents de ce logement, que vous pouvez activer ou désactiver selon votre préférence.
Si vous laissez cette option désactivée, les missions seront masquées par défaut lorsqu'elles seront générées. De cette façon, vous avez la possibilité de contrôler manuellement quand chaque mission devient visible pour vos agents.
Alternativement, lorsque cette option est activée, ce paramètre automatise l'action de rendre les missions visibles à vos agents, obéissant à ce que vous choisissez dans le menu déroulant. Vous pouvez choisir de rendre les missions visibles immédiatement lorsqu'elles sont générées, ou un certain temps avant leur heure de début, jusqu'à 8 semaines avant l'heure de début de chaque mission.
Rendre les missions visibles manuellement💡
Certains hôtes préfèrent avoir plus de contrôle sur leur planning, donc ils gardent leurs missions masquées de leurs agents à tout moment. Ils publient leurs missions plus tard lorsqu'elles sont prêtes pour l’entretien, une approche qui garantit plus de confidentialité.
Pour définir manuellement une mission comme visible, accédez à la page de Planning. Une fois là-bas, cliquez sur la mission spécifique pour laquelle vous souhaitez mettre à jour la visibilité. Une message contextuel apparaîtra avec l'option “Rendre la mission visible”, comme illustré dans la capture d'écran ci-dessous.
Vous pouvez également cliquer sur “Détails” pour voir la carte de la mission et sélectionner le bouton à trois points. Un menu s'ouvrira avec quelques options pour la mission, y compris la possibilité de choisir de rendre la mission visible aux agents.
Sur la page Liste, cliquez sur une mission, et vous verrez que la carte de la mission sera affichée juste à côté de votre liste de missions. La carte de la mission a un bouton pour rendre celle-ci visible aux agents.
En cliquant sur le bouton vert en pointillés, un menu avec quelques options pour la mission s'ouvrira, incluant également la possibilité de choisir de rendre la mission visible aux agents.
Masquer les missions manuellement 💡
Les hôtes qui ont initialement planifié une mission spécifique pourraient avoir besoin d'en inverser la visibilité pour diverses raisons. Si jamais vous souhaitez cesser de partager une mission spécifique avec vos membres d'équipe, Turno offre la possibilité de le faire sans avoir à la supprimer.
⚠️ Une mission ne peut être masquée que si elle n'est pas assignée. Pour masquer une mission qui est assignée à un membre d'équipe, retirez-le d'abord de cette mission.
Masquer les missions non assignées 🔕
Pour masquer manuellement une mission spécifique, allez à la page de Planning et cliquez sur la mission pour accéder au pop-up de la mission. Cliquez sur “Détails”, et la carte de la mission apparaîtra à côté de votre planning.
Cliquez sur le bouton vert en pointillés pour révéler un menu avec des options de la mission, où vous pouvez sélectionner “Masquer aux agents d'entretien”.
La mission affichera maintenant une icône d'un œil barré, ce qui signifie que cette mission est actuellement masquée (non visible).
Vous pouvez également masquer une mission sur la page Liste. Cliquez sur une mission pour révéler sa carte à côté de votre liste de missions. Ensuite, cliquez sur le bouton circulaire vert à points pour les options. Par exemple, si la mission est visible par les agents mais non attribuée, choisissez “Masquer aux agents d'entretien” pour la masquer.
Après avoir masqué une mission visible, vous verrez que la carte de la mission sera mise à jour et affichera désormais l'étiquette "Masquer pour les agents".
Une méthode alternative pour masquer une mission consiste à la modifier. Accédez à la page Modifier la mission et désactivez l’interrupteur “Visible” situé à côté du bouton “Mettre à jour”.
Après avoir désactivé l’interrupteur “Visible”, cliquez sur “Mettre à jour” pour appliquer les modifications.
Vous voulez apprendre à modifier des missions ? Consultez le guide ci-dessous! ☑️
Masquer les missions assignées 🔕
Il n'est pas possible de masquer les missions assignées, donc avant de masquer une mission qui a actuellement un(e) agent(e), retirez l'agent(e) de celle-ci. Allez soit à la page Planning soit à la page Liste, cliquez sur la mission que vous souhaitez mettre à jour pour voir ses détails, puis cliquez sur l'icône de cercle vert avec trois points. Sélectionnez l'option pour Retirer l'agent(e) afin de désaffecter l'agent(e).
Vérifiez les étapes détaillées pour retirer des agents des missions dans le guide ci-dessous. ☑️
Après avoir désassigné la mission, reportez-vous à la section précédente, Masquer les missions non assignées, pour des instructions sur la façon de masquer manuellement les missions aux agents.
Lorsque vous ajoutez un nouveau logement à partir de votre intégration
Si vous avez une intégration, lorsque vous allez importer un nouveau logement à travers celle-ci, vous serez invité à choisir si vous souhaitez garder ses missions visibles ou masquées de vos agents.
Assurez-vous de sélectionner l'option correcte pour votre logement afin d'éviter toute confusion une fois que vous commencerez à partager des missions avec vos agents.
FAQ 💡
Voici quelques questions fréquemment posées concernant la visibilité de la mission:
Que faire si je veux avoir un contrôle total sur les agents qui effectueront mes entretiens?
Que faire si je veux avoir un contrôle total sur les agents qui effectueront mes entretiens?
Pour choisir le nettoyeur affecté à chaque projet, masquez les projets en désactivant la visibilité dans vos paramètres. Utilisez ensuite notre fonction d'affectation directe pour affecter vos coéquipiers préférés à des projets spécifiques.
Consultez le guide suivant pour en savoir plus sur les affectations directes. ☑️
Que devrais-je faire si je veux que mes missions ne soient visibles que par mon agent(e) d’entretien préféré(e)?
Que devrais-je faire si je veux que mes missions ne soient visibles que par mon agent(e) d’entretien préféré(e)?
Pour garantir l'accès exclusif aux offres à un seul agent d'entretien, pensez à l'activer uniquement sur votre propriété, car il aura accès en exclusivité aux projets visibles. Vous pouvez également choisir d'attribuer automatiquement des projets à l'agent d'entretien sélectionné. Cependant, n'oubliez pas qu'il devra être retiré des projets avant que d'autres puissent les accepter.
Pour plus d'informations sur la fonction Turno Auto Assign, consultez ce guide. ☑️