En hensættelse er en regnskabsmæssig måde at tage højde for udgifter, som foreningen forventer at skulle betale i fremtiden, fx større vedligeholdelse, renovering eller andre planlagte projekter.
Ved at hensætte et beløb i regnskabet allerede nu, bliver udgiften placeret i det år, hvor beslutningen tages, eller på tværs af en årrække, i stedet for først at påvirke resultatet, når pengene bruges. Det giver et mere retvisende billede af foreningens økonomi, især i ejerforening, grundejerforening, haveforening og andelsboligforening med løbende vedligehold.
Hvornår anvender man hensættelser
I bruger typisk hensættelser, når I:
vil afsætte midler i regnskabet til fremtidige udgifter
vil dokumentere, at en del af foreningens opsparing allerede er disponeret
forbereder jer på større projekter, fx tag, belægning, kloak, facade, mv.
vil undgå store udsving i resultatet det år, hvor udgiften faktisk falder
Hensættelser bogføres oftest i forbindelse med årsafslutning, typisk pr. 31. december.
Konti til hensættelser i standardkontoplanen
Hvis foreningen bruger standardkontoplanen, findes der 10 forskellige hensættelser, så I kan adskille formål (fx vedligehold, revision, større projekter mv.).
Hver hensættelse er bygget op med:
en udgiftskonto til årets hensættelse
balancekonti til primo, anvendt og hensat i året
Eksempel: Hensat til vedligehold
Udgiftskonto til årets hensættelse:
33020 Udgift Hensat til vedligehold
Balancekonti:
51110 Passiv Hensat til vedligehold primo
51120 Passiv Anvendt hensættelse til vedligehold
51130 Passiv Hensat til vedligehold i året
Sådan bogfører du en hensættelse
Trin 1: Tjek kontoplanen
Gå til Økonomi -> Kontoplan
Søg efter hensættelseskontiene, fx kontiene i eksemplet herover
Kontrollér, at kontiene findes og er aktive i kontoplanen. Hvis I ikke har oprettet konti til hensættelsen, kan I gøre det ved at klikke "Tilføj konto" og vælge de relevante konti.
Trin 2: Opret en manuel postering
Gå til Økonomi -> Posteringer
Klik på Tilføj postering
Trin 3: Udfyld posteringen
Dato: typisk 31. december i det regnskabsår hensættelsen vedrører
Tekst: fx Hensat til vedligehold
Konto: 33020 - Hensat til vedligehold
Beløb: indtast beløbet som et positivt tal
Modkonto: 51130 - Hensat til vedligehold i året
Systemet håndterer debet og kredit, så posteringen bogføres korrekt.
Trin 4: Gem og gennemgå
Klik Tilføj postering
Gennemgå posteringen og kontrollér, at beløb og konti er korrekte, og at teksten tydeligt forklarer formålet
Anvendelse af en hensættelse
Når foreningen senere bruger af den hensatte pulje, skal udgiften bogføres som en anvendelse af hensættelsen.
Hvis foreningen har standardkontoplanen, findes kontoen til anvendelse allerede, og den kan bruges direkte i udgiftsmodulet.
Sådan gør du i praksis:
Opret udgiften som normalt i Udgifter
Vælg kontoen 51120 - Anvendt hensættelse til vedligehold som konto på udgiften
Når denne konto vælges, bliver udgiften ikke en almindelig driftsudgift i resultatopgørelsen. I stedet fremgår den som anvendt hensættelse, så regnskabet viser, at I har brugt af den pulje, der tidligere er afsat.
Det er en god vane at sikre, at bilaget og posteringsteksten tydeligt beskriver, hvilket projekt eller hvilken vedligeholdelse udgiften vedrører, så det er let at følge sammenhængen mellem hensættelse og anvendelse.