I Vores Forening kan der sendes påmindelser og rykkere - eller mere korrekt: påkrav - til beboere, der ikke har betalt deres fakturaer. Funktionen kan både benyttes automatisk og manuelt, og er en vigtig del af at sikre, at foreningen modtager sine indtægter rettidigt.
OBS: Der er ikke tale om et forbrugerforhold mellem forening og beboer. Derfor er det teknisk set ikke en rykker, men et påkrav. Mange foreninger vælger dog at følge rykkersatserne fra lejeloven, som i 2025 udgør 329 kr. pr. påkrav.
1. Sådan aktiverer du rykkere og påmindelser
Før du kan sende rykkere, skal funktionen aktiveres:
Gå til Indstillinger i venstremenuen
Klik på Indtægter
Vælg Rykkere
Her kan du aktivere de niveauer af rykkere, som foreningen ønsker at bruge:
Påmindelse (uden gebyr)
Rykker 1
Rykker 2
Rykker 3 (inkl. inkassovarsel)
Udfyld, hvor mange dage der skal gå fra forfaldsdatoen, før hver type rykker kan sendes. Der skal være mindst 10 dage mellem udsendelser, og systemet angiver datoerne i antal dage fra oprindelig udsendelse. Det vil altså sige, at hvis der for rykker 1 er angivet 15 dage, så sendes rykker 1 efter 15 dage, og rykker 2 kan tidligst sendes efter 25 dage.
Angiv eventuelle gebyrer, som skal pålægges
Klik på Gem ændringer
Systemet håndhæver rimelige rammer for rykkerpraksis, så der ikke sendes rykkere for hurtigt eller med urimeligt høje gebyrer.
2. Automatisk udsendelse af rykkere (ny funktion)
Automatiske rykkere er nu tilgængelige for alle foreninger, der har aktiveret både FI-koder og Betalingsservice.
Når aktiveret, vil Vores Forening automatisk sende rykkere til beboere, der ikke har betalt deres fakturaer. Det sker på de tidspunkter, som er angivet i rykkerindstillingerne (beskrevet ovenfor).
På den enkelte faktura kan du se, hvordan rykkerprocessen er planlagt:
Åbn fakturaen via Indtægter → Fakturaer
Øverst på fakturaen vises et rykkerkort, der viser:
Hvilke rykkere/påmindelser der er aktiveret
Hvornår de planlægges sendt
Hvilke der allerede er sendt
Systemet sørger selv for at sende rykkerne på de viste datoer - du skal altså ikke gøre noget manuelt, medmindre du ønsker det.
3. Sæt rykkerprocessen på pause
I særlige tilfælde - fx hvis du har en betalingsaftale med en beboer - kan du vælge at sætte rykkerprocessen på pause for en bestemt faktura. Det betyder, at der ikke sendes rykkere automatisk.
Sådan gør du:
Åbn fakturaen
Klik på “Sæt på pause” i rykkerkortet øverst
Når en faktura er sat på pause, kan der stadig sendes rykkere manuelt, men systemet udsender ikke noget automatisk.
4. Tilføj kommentarer og noter til en faktura
Det er nu muligt at skrive interne kommentarer på en faktura. Det kan fx være relevant, hvis:
I har lavet en betalingsaftale
En beboer har klaget over opkrævningen
Der er særlige forhold, bestyrelsen skal kende til
Sådan gør du:
Åbn fakturaen
Indtast kommentaren i feltet i rykkerkortet øverst
Bemærk: Kommentarer er kun synlige for bestyrelsen og administratorer - ikke for beboeren.
5. Sådan sender du rykkere manuelt
Hvis automatisk udsendelse ikke er aktiveret, eller hvis fakturaen er sat på pause, kan rykkere sendes manuelt:
Gå til Indtægter → Fakturaer
Find og åbn den relevante faktura
Klik på knappen “Påmindelser”
Vælg den rykker, der skal sendes (fx “Rykker 1”)
Bekræft, at du ønsker at sende den
Når rykkeren sendes, sker følgende:
Beboeren modtager en opdateret faktura, hvor forsiden viser det nye beløb inkl. rykkergebyr
Den oprindelige faktura tilføjes som bilag på side 2
Systemet opretter en regnskabspostering, der indtægtsfører rykkergebyret
Hvis Rykker 1 allerede er sendt, vil systemet automatisk give dig mulighed for at sende Rykker 2 og derefter Rykker 3, når antallet af dage opsat i indstillingerne er gået.
6. Sådan fjerner du et rykkergebyr
Hvis en rykker er sendt ved en fejl, eller der er sket en ændring i sagen, kan rykkergebyret slettes:
Åbn fakturaen
Scroll ned til posteringerne
Find linjen med rykkergebyret
Klik på de tre prikker under “Handlinger”
Vælg Slet
Dette fjerner gebyret fra både fakturaen og regnskabet.
7. Inkassovarsel og videre inddrivelse
Rykker 3 indeholder automatisk et inkassovarsel. Det betyder, at hvis beboeren stadig ikke betaler, kan sagen nu sendes til inkasso.
Dette skal pt. ske eksternt - fx via en advokat eller et inkassofirma - men vi arbejder på at lave en automatisk integration.
8. Få overblik: Rykkeroversigten
Du kan nemt få et overblik over alle beboere, der har modtaget eller snart vil modtage rykkere:
Gå til Indtægter → Rykkere
Her opdeles rykkerne i faser (påmindelse, rykker 1, 2 og 3), og du får:
Et samlet overblik over alle udeståender
Status for hvad der er sendt og hvad der er planlagt
Et godt værktøj til at følge op på beboernes betalinger
Ved at bruge rykkerfunktionen aktivt og korrekt kan bestyrelsen sikre, at alle betaler rettidigt - uden at skulle bruge unødig tid på manuelle processer. Kombinationen af automatisering, fleksibilitet og gennemsigtighed gør det let at følge op - og sikrer, at foreningen står stærkt økonomisk.