Som kasserer eller administrator er din vigtigste opgave at gøre foreningens økonomi tryg og til at stole på. Ikke kun ved årsafslutningen, men hele året. Når bogføring, opkrævninger og bank hænger sammen i praksis, bliver det markant lettere at svare på spørgsmål fra bestyrelsen, håndtere betalinger korrekt og afslutte året uden stress.
Vores Forening er lavet til at samle arbejdet ét sted, så du ikke skal holde sammen på bank, bilag, regneark og mailtråde ved siden af. Du får mest værdi, når du arbejder løbende i små bidder, så systemet altid afspejler virkeligheden.
Denne guide antager, at alt er sat korrekt op, og fokuserer på de opgaver, du typisk bruger mest tid på. Hvis jeres forening ikke er opsat, så læs vores guide til opsætning eller bestil oprettelsespakken.
Overblik: Det du skal have styr på
Som kasserer eller administrator skal du især lykkes med fire ting:
Udgifter bliver bogført og betalt korrekt
Opkrævninger bliver udsendt rigtigt og fulgt til dørs
Banken stemmer, så regnskabet er retvisende
Året afsluttes roligt med en årsrapport, der kan godkendes
Når de fire punkter sidder, bliver resten langt nemmere.
En rytme der gør rollen overskuelig
Løbende, typisk hver uge
Bogfør nye udgifter, mens bilag og forklaring stadig er friske.
Registrer betalinger, der ikke er fanget automatisk.
Hold øje med forfaldne fakturaer, så restancer ikke bliver gamle.
Værdien er, at du aldrig kommer bagud, og du kan altid forklare, hvad der er sket.
Hver måned
Importer banktransaktioner og afstem banken.
Ret uoverensstemmelser med det samme.
Værdien er, at fejl opdages tidligt, og du undgår en stor oprydning senere.
Årligt
Afstem banken helt frem til regnskabsårets slutdato.
Gennemgå de sidste udgifter og indtægter.
Generer årsrapport og del med revisor.
Godkend først, når revisor har sagt ok.
1. Udgifter: Bogfør løbende og hold bilagene tæt på posteringen
Udgifter er ofte der, hvor der opstår rod, hvis man venter. Når du bogfører løbende, bliver bankafstemning lettere, og årsafslutningen bliver mere rolig.
God praksis:
Skriv en tydelig tekst på udgiften, så den kan forstås senere.
Sørg for at udgiften er markeret betalt, når den er betalt. Ellers kan den typisk ikke afstemmes mod banken.
Hvis en udgift mangler i afstemningen, skyldes det meget ofte, at den ikke er markeret betalt endnu.
2. Opkrævninger: Kontrol før udsendelse og opfølgning efter
Når opkrævningerne er sat op, handler din hverdag mest om at kontrollere og følge op. Værdien ved at bruge systemet konsekvent er, at alle opkrævninger bliver lavet efter samme logik med sporbarhed tilbage til konti, husstande og betalinger.
Sådan kontrollerer du en kommende opkrævning:
Gå til Indtægter -> Opkrævninger
Åbn den kommende opkrævningsrunde
Tjek totalsummerne
Åbn et par husstande og tjek, at fakturalinjerne ser rigtige ud
Hvis du vil se en faktura som PDF før bred udsendelse, kan du sende én enkelt faktura, fx til et bestyrelsesmedlem, og derefter hente PDF på fakturaen.
3. Rykkere: Overblik, automatisering og mulighed for pause
Rykkere handler om at sikre, at alle bidrager fair, og at foreningen ikke skal bære fællesudgifterne på grund af manglende betaling.
Hvis automatiske rykkere er aktiveret:
Systemet sender automatisk rykkere efter de intervaller, I har sat i Indstillinger
Det kræver, at foreningen har FI-koder og Betalingsservice aktiveret
Sådan ser du rykkerplanen på en faktura:
Åbn fakturaen
Øverst vises et rykkerkort med de planlagte trin og datoer
Rykkeren sendes automatisk på datoen, hvis fakturaen ikke er betalt inden da
Hvis du ikke ønsker automatiske rykkere på en konkret faktura:
Åbn fakturaen
Klik Sæt på pause i rykkerkortet
Der sendes ikke automatisk, men du kan stadig sende manuelt
Noter på fakturaer:
Åbn fakturaen
Skriv en note i rykkerkortet, fx hvis der er lavet en aftale om senere betaling eller delbetaling
Overblik over rykkere i gang:
Indtægter -> Rykkere
4. Bankafstemning: Din kvalitetssikring af hele økonomien
Bankafstemning er det, der gør regnskabet troværdigt. Når bank og bogføring stemmer, ved du, at tallene kan bruges til beslutninger og rapportering. Vi anbefaler bankafstemning en gang om måneden, men den kan også gennemføres sjældnere.
Sådan starter du afstemningen:
Gå til Økonomi -> Bankkonti
Åbn den ønskede bankkonto
Klik Afstem
Importer bankdata:
Klik Importer banktransaktioner
Upload en CSV-fil fra bankens eksport
Vigtigt før import:
Tjek hvornår der sidst er indlæst en fil, så du ikke importerer de samme transaktioner to gange
I afstemningsmodulet:
Venstre side viser bankens transaktioner
Højre side viser posteringer i Vores Forening
Sådan afstemmer du:
Træk en postering fra højre over på den banklinje i venstre, den matcher
Når beløbet matcher, bliver linjen grøn
Hvis en banklinje dækker flere posteringer, kan du trække flere over, indtil summen passer, fx ved samleposter fra Betalingsservice
Når du klikker Bekræft, skjules de afstemte poster, så du kun ser det, der mangler.
Typiske situationer:
Bankpost uden postering: der mangler bogføring, fx en udgift eller en manuel postering
Postering uden bankpost: der er bogført noget, der ikke svarer til banken, eller tidspunktet er forkert
Automatisk match: Poster med samme dato og beløb kan blive afstemt automatisk, så du typisk kun skal håndtere undtagelser.
5. Årsafslutning og årsrapport: Fra løbende drift til færdigt materiale
Vores Forening opstiller årsrapporten for jer. Dit arbejde er at sikre, at bogføringen er korrekt og afstemt, før rapporten genereres.
Før du genererer årsrapporten, bør du have:
Afstemt banken helt frem til regnskabsårets slutdato
Bogført de sidste udgifter og indtægter
Håndteret nødvendige periodiseringer, hvis I bruger dem
Sådan genererer du årsrapporten:
Gå til Rapporter -> Årsrapport
Klik Generer rapport
Vælg det ønskede årstal
Rapporten indeholder obligatoriske afsnit
Du kan tilvælge disse afsnit:
Administratorerklæring
Revisionspåtegning
Anvendt regnskabspraksis
Ledelsesberetning
Klik Fortsæt
Hvis du har tilvalgt afsnit, færdiggør du teksterne ud fra systemets udkast
Gennemgå udkastet og del det med revisor
Vigtigt:
Når du godkender årsrapporten, fjernes vandmærket, og rapporten kan ikke længere redigeres. Godkend derfor først, når revisor har godkendt indholdet.
Revisor og overlevering:
Revisor kan inviteres som bruger, så vedkommende kan gennemgå bogføringen direkte i systemet
Hvis revisor ønsker alt samlet, kan du lave en revisionseksport under Værktøjer
Læs vores guide til at afslutte årsregnskabet og generer årsrapporten eller foretage en revisionseksport.
Månedlig tjekliste, der holder dig ajour
Er nye udgifter bogført og markeret betalt
Er der fakturaer med rest, der skal følges op på
Er banken importeret og afstemt for perioden
Er der fakturaer, hvor rykkerprocessen skal pauseres, eller hvor der skal tilføjes en note
Hvis du følger den rytme, bliver kassererrollen mere overskuelig, og du står med et regnskab, der kan forklares og dokumenteres hele året.
Det gør det nemmere at være flere om opgaverne og gør overdragelse til næste bestyrelse markant lettere.
Hjælp og support
Hvis I er i tvivl om brugen af funktionerne, eller hvis noget ikke virker som forventet, kan I skrive til supporten på support@voresforening.dk eller tjekke vores vidensdatabase.