Når du arbejder med opkrævninger i Vores Forening, kan det være relevant at se, hvordan de fakturaer, du sender til beboerne, rent faktisk ser ud. Der er forskel på, hvad du kan se før og efter en faktura er sendt, og i denne artikel forklarer vi begge dele.
Forhåndsvisning af en faktura (før udsendelse)
Mens en faktura stadig er et udkast, er det ikke muligt at se den endelige PDF-version, som medlemmerne modtager. Du kan dog se en forhåndsvisning direkte i systemet, som viser linjerne, beløbene og informationerne, som fakturaen kommer til at indeholde.
Hvis du ønsker at se, hvordan en konkret faktura ser ud som PDF inden du sender hele opkrævningen, kan du gøre følgende:
Gå til Indtægter i venstremenuen
Klik på Opkrævninger
Vælg den pågældende opkrævningsrunde
Find og åbn én af fakturaerne på listen
Klik på “Send faktura” (lilla knap) for at sende den enkelte faktura – fx til et bestyrelsesmedlem
Når fakturaen er sendt, vil den kunne tilgås i PDF-format som beskrevet nedenfor
Se og downloade en sendt faktura
Når en faktura er sendt, vises den under Indtægter → Fakturaer. Herfra kan du åbne hver faktura og se dens detaljer.
Gå til Indtægter → Fakturaer
Find den ønskede faktura og klik på den
Når fakturaen åbnes, vil du se en forhåndsvisning til højre
Øverst til venstre på forhåndsvisningen finder du følgende muligheder:
Klik på øje-ikonet for at åbne og se PDF'en som medlemmerne modtager
Klik på pil-ikonet for at downloade PDF’en til din computer
Opsummering
Situation | Kan du se PDF’en? | Hvad kan du se? |
Faktura som udkast | ❌ Nej | Kun forhåndsvisning i systemet |
Faktura er sendt | ✅ Ja | Både forhåndsvisning og fuld PDF |
Har du brug for at dobbelttjekke fakturaens udseende inden udsendelse, anbefaler vi at sende en testfaktura til et bestyrelsesmedlem. På den måde kan du trygt gennemgå den nøjagtige PDF-version, før den går ud til hele foreningen.