Det er vigtigt, at alle beboere betaler præcis det beløb, de er blevet opkrævet. Selv små afvigelser – f.eks. afrundingsfejl – kan skabe udfordringer i regnskabet og kompromittere bestyrelsens ansvar over for generalforsamlingen. Denne guide viser, hvordan du håndterer betalinger, hvor beløbet ikke matcher fakturaen.
Grundlæggende princip
Når en betaling modtages på foreningens bankkonto, skal den registreres med det faktiske beløb og faktiske betalingsdato – uanset om beløbet er korrekt, for højt eller for lavt.
Sådan registrerer du betalingen
Gå til Indtægter → Fakturaer
Find den faktura, der skal registreres som betalt, og klik på den
Klik på knappen Marker som betalt
I dialogboksen, der åbner:
Vælg den bankkonto, betalingen er modtaget på
Vælg betalingsdato, betalingen er modtaget på
Ret beløbet, hvis det foreslåede ikke stemmer
Klik derefter på Gem, og systemet håndterer resten ud fra det beløb, du har angivet.
Hvad sker der herefter?
Hvis beboeren har betalt det korrekte beløb:
Fakturaen markeres som fuldt betalt.
Hvis beboeren har betalt for meget:
Fakturaen markeres som betalt, og systemet registrerer automatisk, at beboeren har et tilgodehavende.
Dette tilgodehavende bogføres på kontoen valgt under Indstillinger → Økonomi → Standardkonti, typisk 53070 – Mellemregning med beboere.
Hvis beboeren har betalt for lidt:
Fakturaen markeres som delvist betalt.
Det resterende beløb vil stadig stå som udestående, og der kan efterfølgende sendes rykkere eller påmindelser.
Hvis du har registreret et forkert beløb ved en fejl
Du kan altid slette en forkert betaling og registrere den på ny:
Gå til den pågældende faktura
Scroll ned til posteringerne nederst
Klik på de tre prikker under Handlinger ud for den uønskede betaling
Vælg Slet
Herefter kan du igen klikke på Marker som betalt og registrere betalingen korrekt.
Ved konsekvent at registrere de faktiske betalinger, holder du regnskabet korrekt og sikrer gennemsigtighed i foreningens økonomi.