Som udgangspunkt bør en beboer altid betale det præcise beløb, der er opkrævet. Selv små afrundinger kan give unødige afvigelser i regnskabet og skabe forskel mellem fakturaer og bank. Den bedste løsning er derfor altid først at sende en venlig påmindelse og bede beboeren indbetale det manglende beløb.
Hvis det ikke er muligt, kan du i stedet afskrive restbeløbet, så fakturaen bliver afsluttet korrekt.
Vigtigt før du går i gang
Metoden her er en praktisk løsning, men den er lidt omstændelig. Årsagen er, at fakturaen først lukkes ved at blive markeret som betalt, og derefter skal regnskabet korrigeres med en manuel postering, så bankkontoen stadig stemmer.
Vi arbejder på en løsning, hvor afskrivning kan ske direkte fra fakturaoverblikket.
Trin 1: Markér fakturaen som betalt
Gå til Indtægter i venstre menu
Vælg Fakturaer
Åbn den faktura, hvor der mangler et mindre beløb
Klik Marker som betalt
Vælg d.d. som betalingsdato
I betalingsdialogen skal du indtaste det beløb, der faktisk er betalt, og derefter gennemføre betalingen.
Notér restbeløbet
Inden du gemmer, skal du notere restbeløbet, der afskrives, dvs. forskellen mellem fakturabeløbet og det beløb, der reelt er indbetalt. Det er dette beløb, du skal bruge i næste trin.
Trin 2: Opret en manuel postering der afskriver restbeløbet
Når fakturaen er markeret som betalt, vil der i praksis være en difference, der skal håndteres, så bank og regnskab stemmer. Det gør du med en manuel postering.
Gå til Økonomi i venstre menu
Vælg Posteringer
Klik Ny postering
Udfyld posteringen
Opret posteringen med følgende felter:
Dato: dags dato
Tekst: Afskrivning af restindbetaling på faktura [fakturanummer]
Konto: den bankkonto, som betalingen blev modtaget på, ofte 45010 - Driftskonto
Beløb: restbeløbet, du noterede i trin 1, med et minus foran
Modkonto: indsæt den konto I bruger til små reguleringer eller afrundinger, oftest 30030 - Afskrivninger på tilgodehavender
Gem posteringen, og kontrollér bagefter, at bankkontoen og fakturaens status nu ser korrekt ud.