Manuelle fakturaer bruges, når du skal opkræve noget enkeltstående, som ikke er en del af de faste opkrævninger. Det kan fx være en ekstra nøgle, et gebyr, en refusion eller en opkrævning til en ekstern kontakt.
Denne guide viser, hvordan du opretter og sender en manuel faktura, og hvad du skal være opmærksom på efterfølgende.
Opret en ny faktura
Gå til Indtægter -> Fakturaer i venstre menu
Klik Opret faktura
Nu åbner fakturaens oprettelsesvindue, hvor du udfylder stamdata og fakturalinjer.
Udfyld stamdata
Øverst på fakturaen udfylder du disse felter:
Til
Vælg modtageren af fakturaen:
Husstand: fakturaen sendes til en husstand i foreningen
Ekstern kontakt: fakturaen sendes til en ekstern modtager
Status
Vælg hvordan fakturaen skal håndteres:
Udkast: gemmer fakturaen som kladde, uden at sende
Ikke betalt: opretter og sender fakturaen til betaling
Betalt: opretter fakturaen som betalt uden at sende
Fakturadato
Datoen fakturaen udstedes.
Forfaldsdato
Datoen hvor fakturaen senest skal betales.
Tip
Hvis du er i tvivl om noget på fakturaen, så opret den som Udkast først. Så kan du altid rette den inden du sender.
Tilføj fakturalinjer
En fakturalinje er det, modtageren betaler for. Du kan tilføje én eller flere linjer på samme faktura.
Hver linje har disse felter:
Titel: Kort titel på linjen, fx "Ekstra nøgle" eller "Gebyr".
Beskrivelse: Valgfrit felt. Brug det til at forklare hvad beløbet dækker, hvis det giver mening for modtageren.
Konto: Vælg den konto beløbet skal bogføres på. Kontoen afgør, hvor beløbet ender i regnskabet. Se alle mulige konti i vores Standardkontoplan.
Type: Som udgangspunkt bruges Fast pris på manuelle fakturaer, men fordelingstal kan også anvendes.
Antal: Som regel 1. Hvis du opkræver flere ens ydelser, kan du sætte et højere antal.
Pris: Pris pr. stk. Systemet beregner automatisk linjens samlede beløb ud fra antal og pris.
Eksempel: Ekstra nøgle
Du skal opkræve 350,00 kr. for en ekstra nøgle:
Titel: Ekstra nøgle
Beskrivelse: Ekstra nøgle bestilt hos bestyrelsen
Konto: 13020 - Opkrævet for nøgler og skilte
Type: Fast pris
Antal: 1
Pris: 350,00
Resultat:
Fakturaen bliver på 350,00 kr., og beløbet bliver bogført på den valgte konto.
Opret og send fakturaen
Når fakturaen er klar:
Tjek at modtager, datoer og linjer er korrekte
Klik Opret og send
Bemærk:
Knappen sender kun fakturaen, hvis status er sat til Ikke betalt. Hvis status er Udkast, gemmes den i stedet.
Betaling og markering som betalt
Hvis foreningen bruger FI-koder eller Betalingsservice, bliver fakturaer typisk markeret betalt automatisk, når betalingen registreres.
Hvis foreningen ikke bruger FI-koder eller Betalingsservice, skal betalingen markeres manuelt:
Åbn fakturaen under Indtægter -> Fakturaer
Klik Marker som betalt
Vælg bankkonto, dato og beløb (det beløb der faktisk er betalt)
Resultat:
Hvis der betales korrekt beløb, bliver fakturaen registreret betalt
Hvis der betales for meget, registreres fakturaen betalt, og der oprettes et tilgodehavende
Hvis der betales for lidt, registreres fakturaen delvist betalt, og der vil fortsat stå et udestående