Así cobras un cargo cuando una cita se cancela con muy poca antelación, y esto es lo que pasa entonces con la factura.
Este video está en inglés.
Activar un cargo por cancelación
Toca el botón de menú en Inicio. En el iPad, está en la barra lateral.
Baja y toca Cancelaciones.
En Cancelación gratuita, usa + y - para definir Días antes de la cita. Una cita cancelada con menos antelación se puede cobrar.
En Cargo por cancelación, activa Aplicar cargo por cancelación.
En Tipo de cargo, elige Porcentaje, Importe fijo o Precio completo.
Para un porcentaje o un importe fijo, escríbelo en Importe.
Revisa el Resumen y toca ✓ para guardar.
En la app web, ve a Configuración y elige Cancelaciones en Citas. Cada cambio se guarda al hacerlo, e Importe está en la sección Tipo de cargo.
Si falta el importe, al guardar se te indica qué pasa: “Agrega un importe mayor que cero.” o “Agrega un porcentaje entre 1 y 100.”
Tipos de cargo
Porcentaje: una parte del precio de la cita, del 1 % al 100 %. Empieza en el 50 % la primera vez que activas el cargo.
Importe fijo: una cantidad fija, como 10,00 £. Nunca supera el precio de la cita.
Precio completo: el precio total de la cita.
El precio es el de los servicios y recargos de la cita, menos los descuentos. No incluye desplazamiento ni propinas. El impuesto se suma al cargo con el tipo de la factura, o con el de tu empresa si aún no hay factura.
Resumen
Mientras el cargo está activado, Resumen explica tu política con palabras sencillas y cambia a medida que cambias los ajustes:
Con Permitir que el cliente cancele activado, dice por ejemplo “Los clientes pueden cancelar gratis hasta 2 días antes. Después aún pueden cancelar, pero se les cobrará el 50 % de la cita.”
Si está desactivado, dice por ejemplo “Cuando una cita se cancela con menos de 2 días de antelación, puedes cobrar el 50 % de la cita.”
También indica que, con un cargo, el plazo de cancelación gratuita es de al menos 1 día. Con el cargo activado, Días antes de la cita no puede bajar de 1.
Cuando un cliente cancela tarde
Con Permitir que el cliente cancele activado, los clientes pueden cancelar igualmente dentro de tu plazo de cancelación gratuita. La app Walkies Journal les muestra antes el cargo, y eligen Cancelar y pagar el cargo o Mantener la cita.
Recibes un aviso, y tu notificación y tu correo muestran el cargo, por ejemplo “Se aplicó un cargo por cancelación de 10,00 £.”
Con Permitir que el cliente cancele desactivado, los clientes no pueden cancelar por su cuenta. Tú eliges si cobrar el cargo cuando cancelas por ellos. Consulta ¿Cómo cancelo la cita de un cliente?
La factura del cargo
Cuando se cobra un cargo, Walkies cambia la factura del cliente por ti:
Factura sin pagar: el importe de la cita se sustituye por una línea del cargo, como “Cargo por cancelación: Paseo, jue 12 nov (Milo)”. Las demás citas de la factura no cambian.
Factura pagada: el mismo cambio, y lo que tu cliente haya pagado por encima del nuevo total pasa a ser una nota de crédito a su favor. No se reembolsa nada automáticamente.
Sin factura todavía: se crea una factura nueva solo con el cargo y se envía a tu cliente, como cualquier factura.
Pagada al reservar: a tu cliente se le reembolsa lo que pagó por esa cita, menos el cargo.
Precio completo: el importe de la cita se mantiene. Si aún no hay factura, se crea una por el precio completo.
Una factura que cambiaste a mano, y cuyas líneas ya no coinciden con la cita, se deja como está.
Conviene saber
Se aplica el cargo que tengas configurado en el momento de cancelar la cita. Cambiarlo no modifica los cargos ya cobrados.
Solo se cobran las visitas dentro de tu plazo de cancelación gratuita. En una cita recurrente, los cargos se suman.
Las solicitudes de reserva y las solicitudes rechazadas nunca tienen cargo, y nada se puede cancelar una vez iniciado.
Los cargos por cancelación están en todos los planes.
Para perdonar un cargo a un cliente, consulta ¿Cómo perdono un cargo por cancelación?
Para que los clientes cancelen sus propias citas, consulta ¿Cómo configuro mi política de cancelación?