Voici comment dispenser un client de frais d’annulation. Il n’y a pas de bouton dédié : vous retirez les frais de la facture, ou vous rendez l’argent sous forme d’avoir ou de remboursement.
Où se trouvent les frais
Des frais d’annulation sont une ligne sur une facture, comme « Frais d’annulation : Promenade, jeu. 12 nov. (Milo) ». Ils figurent sur la facture où se trouvait déjà le rendez-vous, ou sur une nouvelle facture à part.
Avant que votre client paie
Touchez Factures et ouvrez la facture sous Impayées.
Sous Prestations, touchez la ligne des frais d’annulation.
Touchez le bouton de suppression en haut à gauche et choisissez Retirer.
La facture s’enregistre d’elle-même avec le nouveau total. Si les frais étaient la seule ligne, supprimez plutôt la facture : touchez ... en haut à droite et choisissez Supprimer.
Sur Android, appuyez sur la ligne des frais, faites défiler vers le bas, appuyez sur Retirer et confirmez. Dans l’application web, ouvrez la facture, cliquez sur le bouton de retrait de la ligne des frais sous Prestations, puis enregistrez.
Après le paiement de votre client
Accordez-lui un avoir du montant des frais :
Touchez Clients et ouvrez le client.
Sous Avoirs, touchez Ajouter un avoir.
Saisissez les frais comme Montant, et un Motif, comme « Frais d’annulation offerts ».
Enregistrez-le. Votre client est prévenu qu’il a un avoir, et vous pouvez l’utiliser sur sa prochaine facture.
Pour rendre l’argent à la place, remboursez le paiement. Voir Comment rembourser un paiement ?
S’il a payé à la réservation
Les frais ont été retenus sur son remboursement au moment de l’annulation. Pour y renoncer, ouvrez la facture, touchez le paiement sous Paiements, choisissez Remboursement personnalisé et saisissez le montant des frais. Voir Comment rembourser un paiement ?
Ne pas les facturer dès le départ
Quand vous annulez vous-même un rendez-vous, choisissez Ne pas facturer quand Walkies vous demande pour les frais. Voir Comment annuler un rendez-vous ?
Bon à savoir
Seuls les admins et sous-admins peuvent modifier les factures, ajouter un avoir ou rembourser.
Retirer les frais ne rétablit pas le rendez-vous. Réservez-le à nouveau si besoin.
Pour ne plus facturer de frais, désactivez Appliquer des frais d’annulation dans Annulations. Cela ne change que les annulations suivantes. Voir Comment définir des frais d’annulation ?
Pour en savoir plus sur les avoirs, voir Comment accorder un avoir à un client ?