Voici comment facturer des frais quand un rendez-vous est annulé trop près de la date, et ce qui arrive alors à la facture.
Cette vidéo est en anglais.
Activer des frais d’annulation
Sur Accueil, touchez le bouton de menu. Sur iPad, il se trouve dans la barre latérale.
Faites défiler vers le bas et touchez Annulations.
Sous Annulation gratuite, utilisez + et - pour régler Jours avant le rendez-vous. Un rendez-vous annulé avec un préavis plus court peut être facturé.
Sous Frais d’annulation, activez Appliquer des frais d’annulation.
Sous Type de frais, choisissez Pourcentage, Montant fixe ou Prix complet.
Pour un pourcentage ou un montant fixe, saisissez-le sous Montant.
Vérifiez le Récapitulatif, puis touchez le ✓ pour enregistrer.
Dans l’application web, allez dans Paramètres et choisissez Annulations sous Rendez-vous. Chaque modification est enregistrée aussitôt, et Montant se trouve dans la section Type de frais.
S’il manque le montant, l’enregistrement vous indique le problème : « Ajoutez un montant supérieur à zéro. » ou « Ajoutez un pourcentage entre 1 et 100. »
Types de frais
Pourcentage : une part du prix du rendez-vous, de 1 % à 100 %. Il démarre à 50 % la première fois que vous activez les frais.
Montant fixe : un montant fixe, comme 10,00 £. Il ne dépasse jamais le prix du rendez-vous.
Prix complet : le prix total du rendez-vous.
Le prix pris en compte correspond aux prestations et majorations du rendez-vous, moins les remises. Les frais de déplacement et les pourboires ne sont pas inclus. La TVA s’ajoute aux frais au taux de la facture, ou au taux de votre entreprise s’il n’y a pas encore de facture.
Récapitulatif
Tant que les frais sont activés, le Récapitulatif résume votre politique en termes simples, et change à mesure que vous modifiez les réglages :
Avec Autoriser l’annulation par le client activé, il indique par exemple « Les clients peuvent annuler gratuitement jusqu’à 2 jours avant. Ils peuvent ensuite toujours annuler, mais 50 % du prix du rendez-vous leur sera facturé. »
Quand il est désactivé, il indique par exemple « Quand un rendez-vous est annulé moins de 2 jours avant, vous pouvez facturer 50 % du prix du rendez-vous. »
Il précise aussi que le délai d’annulation gratuite est d’au moins 1 jour avec des frais. Frais activés, Jours avant le rendez-vous ne peut pas descendre sous 1.
Quand un client annule tardivement
Avec Autoriser l’annulation par le client activé, vos clients peuvent toujours annuler pendant votre délai d’annulation gratuite. L’app Walkies Journal leur montre d’abord les frais, puis ils choisissent Annuler et payer les frais ou Garder le rendez-vous.
Vous êtes prévenu, et votre notification et votre e-mail indiquent les frais, par exemple « Des frais d’annulation de 10,00 £ ont été appliqués. »
Avec Autoriser l’annulation par le client désactivé, vos clients ne peuvent pas annuler eux-mêmes. C’est vous qui choisissez de facturer ou non les frais quand vous annulez à leur place. Voir Comment annuler un rendez-vous ?
La facture des frais
Quand des frais sont facturés, Walkies modifie la facture du client pour vous :
Facture impayée : le montant du rendez-vous est remplacé par une seule ligne de frais, comme « Frais d’annulation : Promenade, jeu. 12 nov. (Milo) ». Les autres rendez-vous de la facture ne changent pas.
Facture payée : même modification, et tout ce que votre client a payé au-delà du nouveau total devient un avoir pour lui. Rien n’est remboursé automatiquement.
Pas encore de facture : une nouvelle facture pour les seuls frais est créée et envoyée à votre client, comme toute facture.
Payé à la réservation : votre client est remboursé de ce qu’il a payé pour ce rendez-vous, moins les frais.
Prix complet : le montant du rendez-vous reste tel quel. S’il n’y a pas encore de facture, une facture du prix complet est créée.
Une facture que vous avez modifiée à la main, dont les lignes ne correspondent plus au rendez-vous, reste telle quelle.
Bon à savoir
Les frais appliqués sont ceux de vos réglages au moment de l’annulation. Les modifier ne change pas les frais déjà facturés.
Seules les visites comprises dans votre délai d’annulation gratuite sont facturées. Pour un rendez-vous récurrent, les frais s’additionnent.
Les demandes de réservation et les demandes refusées n’ont jamais de frais, et rien ne peut être annulé une fois commencé.
Les frais d’annulation sont disponibles avec tous les forfaits.
Pour dispenser un client de frais, voir Comment renoncer à des frais d’annulation ?
Pour laisser vos clients annuler eux-mêmes leurs rendez-vous, voir Comment définir ma politique d’annulation ?