Zo vraag je klanten om achterstallige facturen te betalen voordat ze in de Walkies Journal-app bij je kunnen boeken. Klanten die niets achterstallig hebben, boeken gewoon.
Deze video is in het Engels.
Aanzetten
Tik op de menuknop op Start. Op iPad staat die in de zijbalk.
Scroll omlaag en tik op Klantboeking.
Controleer onder Boekingsaanvragen of Boeken door klanten toestaan aanstaat. Onbetaalde facturen zie je alleen dan.
Zet onder Onbetaalde facturen Boekingen blokkeren bij onbetaalde facturen aan.
Tik op ✓ om op te slaan.
Ga in de webapp naar Instellingen, kies Klantboeking onder Afspraken en zet Boekingen blokkeren bij onbetaalde facturen aan. Dit wordt meteen opgeslagen.
Welke facturen tellen
Een factuur telt als de vervaldatum voorbij is en er nog een bedrag openstaat. Een factuur die vandaag vervalt, telt pas vanaf de volgende dag.
Facturen zonder vervaldatum en facturen die als betaald zijn gemarkeerd, tellen nooit.
Het openstaande bedrag is wat er overblijft na betalingen en terugbetalingen. Een creditnota die je op de factuur hebt toegepast, telt als betaald. Een creditnota die niet is toegepast, telt niet.
Een kaartbetaling die nog wordt verwerkt, blijft tellen tot die is bevestigd.
Wat je klanten zien
Wil een klant met een achterstallige factuur boeken, dan ziet die klant Betaal je openstaande facturen om te boeken in plaats van de boekingsstappen:
“Je hebt achterstallige facturen. Betaal ze en je kunt meteen boeken.”
Openstaand bedrag, met het totaal dat de klant verschuldigd is.
Elke achterstallige factuur, de oudste eerst, met het bedrag dat nog openstaat en Factuur betalen. Daarmee opent de factuur, waar de klant betaalt op de manier die jij voor die factuur hebt ingesteld.
Na de betaling controleert de app het opnieuw, en de boekingsstappen openen zodra er niets meer achterstallig is. Wordt er toch een boeking verstuurd, bijvoorbeeld vanuit een oudere versie van de app, dan wordt die geweigerd met “Betaal je achterstallige facturen voordat je boekt.”
Goed om te weten
Dit staat standaard uit en zit in elk Walkies-abonnement.
Het houdt klanten alleen tegen als ze zelf boeken, in de Walkies Journal-app of in een webbrowser. Jij kunt nog steeds afspraken voor ze boeken.
Betaalt een klant je buiten Walkies om, bijvoorbeeld contant of via een overboeking, registreer de betaling dan, zodat de klant kan boeken. Zie Hoe leg ik een betaling vast?
Om een klant aan een factuur te herinneren, zie Hoe stuur ik een betalingsherinnering?
Ben je zelf ook klant van je eigen bedrijf, dan geldt voor boeken in de Walkies Journal-app dezelfde regel als voor je andere klanten.
Alleen beheerders en subbeheerders kunnen de instellingen voor klantboekingen wijzigen.