Les activités correspondent aux actions que vous allez faire auprès du candidat tout au long du processus de recrutement.
L'ajout d'une activité permet de :
Garder un historique des actions réalisées sur le candidat
Pour certaines d'entre elles d'envoyer des confirmations par mail (entretien et essai) et remplir des comptes rendus d'activité (préqualification, entretien, prise de référence).
Obtenir des statistiques sur le nombre d'entretiens passés, le nombre de candidats embauchés, etc.
1. Liste des activités et actions
La pré-qualification : cette activité vous permet de noter le candidat et de garder une trace de vos impressions suite à un premier échange.
L'entretien physique, téléphonique ou vidéo : cette activité permet d'envoyer une confirmation au candidat, d'indiquer qu'un entretien a été programmé et de remplir un compte rendu d'entretien.
Essai : cette activité permet d'envoyer une confirmation au candidat dans le cadre d'un essai avant embauche et d'enregistrer vos retours sur le candidat.
Prise de référence : cette activité permet de programmer une prise de référence, d'avoir les informations sur la personne à contacter et de conserver un résumé de vos échanges.
Proposition d'embauche : cette activité permet de garder une trace de l'offre d'embauche que vous avez fait au candidat. Vous pouvez également enregistrer l'acceptation ou le refus de l'offre par le candidat.
Engager : cette activité permet de prévenir vos collaborateurs de l'embauche du candidat. Par exemple : vous pouvez prévenir le service informatique, le service RH pour la rédaction du contrat de travail, le service concerné par cette embauche, etc.
Tâche : cette activité permet de programmer des tâches à effectuer auprès du candidat et vous permettent d'avoir un rappel.
Appel : cette activité permet de renseigner un appel téléphonique avec le candidat. Il est possible d'envoyer un mail, ou de programmer un rappel en cas d'indisponibilité du candidat lors de l'appel.
Période d'essai : cette activité vous permet de mettre à jour l'état et la durée de la période d'essai du candidat tout en notifiant vos collaborateurs.
2. Ajouter une activité
Rendez-vous sur la fiche d'un candidat (à partir d'une offre, d'un de vos viviers ou de la CVthèque).
Cliquez sur l'onglet Activités
Sélectionnez l'activité que vous souhaitez ajouter dans la liste déroulante
Remplissez l'ensemble des champs nécessaires à la sauvegarde de l'activité puis cliquez sur le bouton Ajouter une activité pour enregistrer l'activité.
À la sauvegarde de l'activité, les e-mails paramétrés seront envoyés au candidat (e-mail que vous retrouverez dans l'onglet Messages) et/ou aux participants.
À noter :
👉 Si vous ajoutez l'activité depuis une offre, le poste est automatiquement rattaché à l'activité.
👉 Si vous ajoutez l'activité depuis la CVthèque ou le Vivier, vous pouvez choisir ou non de la rattacher à un poste.
Si vous envoyez un mail de confirmation contenant des variables liées à un poste, veillez à rattacher l'offre à un poste. Si vous ne souhaitez pas rattacher l'activité à un poste, veillez à supprimer ces variables.
3. Planifier une activité
La planification vous donne la possibilité d'inviter un candidat à réserver lui-même son rendez-vous dans votre agenda en fonction de vos disponibilités pour un entretien ou une préqualification par exemple.
À noter : Les activités compatibles avec la planification via un agenda en ligne sont les suivantes : Appel, Entretien, Essai, Préqualification.
Rendez-vous sur la fiche d'un candidat (à partir d'une offre, d'un de vos viviers ou de la CVthèque).
Cliquez sur l'onglet Activités
Sélectionnez une activité compatible dans le menu déroulant
Cliquez sur l'onglet Planifier l'activité
Choisissez ensuite le modèle d'évènement de votre choix pour le candidat puisse planifier le rendez-vous dans l'agenda correspondant. À noter : vous pouvez éditer le modèle d'évènement si besoin en cliquant sur Voir l'évènement.
Le mail ou le SMS d'invitation rattaché au modèle d'évènement concerné vous sera automatiquement proposé par défaut
Enfin, ajoutez des participants s'il y en a plusieurs et cliquez sur Ajouter une activité pour finaliser l'ajout.
4. Où apparaissent les activités ?
Les activités que vous programmez apparaissent ensuite sur la fiche candidat, dans l'onglet Activités, mais aussi dans l'onglet Chronologie.
👉 Lorsque des activités sont programmées, une notification est également visible dans le menu de navigation, au niveau de l'icône Activités.
À noter : toutes les activités ajoutées sur une candidature sont affichées dans cet onglet.