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Ajouter une activité à un candidat
Ajouter une activité à un candidat

Comment ajouter une pré-qualification, un entretien, une prise de référence, une période d'essai, une offre ou un appel sur un candidat ?

Clément avatar
Écrit par Clément
Mis à jour il y a plus de 2 mois

Les activités correspondent aux actions que vous allez faire auprès du candidat tout au long du processus de recrutement.

L'ajout d'une activité permet de : 

  • Garder un historique des actions réalisées sur le candidat

  • Pour certaines d'entre elles d'envoyer des confirmations par mail (entretien et essai) et remplir des comptes rendus d'activité (préqualification, entretien, prise de référence).

  • Obtenir des statistiques sur le nombre d'entretiens passés, le nombre de candidats embauchés, etc.


1. Liste des activités et actions

  • La pré-qualification : cette activité vous permet de noter le candidat et de garder une trace de vos impressions suite à un premier échange.

  • L'entretien physique, téléphonique ou vidéo : cette activité permet d'envoyer une confirmation au candidat, d'indiquer qu'un entretien a été programmé et de remplir un compte rendu d'entretien.

  • Essai : cette activité permet d'envoyer une confirmation au candidat dans le cadre d'un essai avant embauche et d'enregistrer vos retours sur le candidat.

  • Prise de référence : cette activité permet de programmer une prise de référence, d'avoir les informations sur la personne à contacter et de conserver un résumé de vos échanges.

  • Proposition d'embauche : cette activité permet de garder une trace de l'offre d'embauche que vous avez fait au candidat. Vous pouvez également enregistrer l'acceptation ou le refus de l'offre par le candidat.

  • Engager : cette activité permet de prévenir vos collaborateurs de l'embauche du candidat. Par exemple : vous pouvez prévenir le service informatique, le service RH pour la rédaction du contrat de travail, le service concerné par cette embauche, etc. 

  • Tâche : cette activité permet de programmer des tâches à effectuer auprès du candidat et vous permettent d'avoir un rappel.

  • Appel : cette activité permet de renseigner un appel téléphonique avec le candidat. Il est possible d'envoyer un mail, ou de programmer un rappel en cas d'indisponibilité du candidat lors de l'appel.

  • Période d'essai : cette activité vous permet de mettre à jour l'état et la durée de la période d'essai du candidat tout en notifiant vos collaborateurs.

 

2. Ajouter une activité

  • Rendez-vous sur la fiche d'un candidat (à partir d'une offre, d'un de vos viviers ou de la CVthèque).

  • Cliquez sur l'onglet Activités

  • Sélectionnez l'activité que vous souhaitez ajouter dans la liste déroulante

  • Remplissez l'ensemble des champs nécessaires à la sauvegarde de l'activité puis cliquez sur le bouton Ajouter une activité pour enregistrer l'activité.

À la sauvegarde de l'activité, les e-mails paramétrés seront envoyés au candidat (e-mail que vous retrouverez dans l'onglet Messages) et/ou aux participants.

À noter :

👉 Si vous ajoutez l'activité depuis une offre, le poste est automatiquement rattaché à l'activité.

👉 Si vous ajoutez l'activité depuis la CVthèque ou le Vivier, vous pouvez choisir ou non de la rattacher à un poste.

Si vous envoyez un mail de confirmation contenant des variables liées à un poste, veillez à rattacher l'offre à un poste. Si vous ne souhaitez pas rattacher l'activité à un poste, veillez à supprimer ces variables.

3. Planifier une activité

La planification vous donne la possibilité d'inviter un candidat à réserver lui-même son rendez-vous dans votre agenda en fonction de vos disponibilités pour un entretien ou une préqualification par exemple.

À noter : Les activités compatibles avec la planification via un agenda en ligne sont les suivantes : Appel, Entretien, Essai, Période d'essai, Préqualification.

  • Rendez-vous sur la fiche d'un candidat (à partir d'une offre, d'un de vos viviers ou de la CVthèque).

  • Cliquez sur l'onglet Activités

  • Sélectionnez une activité compatible dans le menu déroulant

  • Cliquez sur l'onglet Planifier l'activité

  • Choisissez ensuite le modèle d'évènement de votre choix pour le candidat puisse planifier le rendez-vous dans l'agenda correspondant. À noter : vous pouvez éditer le modèle d'évènement si besoin en cliquant sur Voir l'évènement.

  • Le mail ou le SMS d'invitation rattaché au modèle d'évènement concerné vous sera automatiquement proposé par défaut

  • Enfin, ajoutez des participants s'il y en a plusieurs et cliquez sur Ajouter une activité pour finaliser l'ajout.

4. Où apparaissent les activités ?

Les activités que vous programmez apparaissent ensuite sur la fiche candidat, dans l'onglet Activités, mais aussi dans l'onglet Chronologie.

👉 Lorsque des activités sont programmées, une notification est également visible dans le menu de navigation, au niveau de l'icône Activités.

À noter : toutes les activités ajoutées sur une candidature sont affichées dans cet onglet.

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