Comment regrouper plusieurs commandes d'un même client en :
Une seule facture
Une seule facture proforma
Un seul bon de livraison
Un seul bon de commande
A quoi ça sert ?
Quand un même client passe plusieurs commandes sur une période, vous pouvez les regrouper pour générer un seul document au lieu d'un document par commande. C'est un gain de temps considérable pour votre comptabilité et c'est plus lisible pour vos clients, notamment les professionnels (cavistes, restaurateurs) qui préfèrent recevoir une facture récapitulative.
Avant de commencer
Les commandes que vous souhaitez regrouper doivent concerner le même client. Les commandes sans acheteur identifié seront automatiquement exclues.
Les commandes ne doivent pas déjà avoir de facture générée. Si une facture existe déjà pour une commande, elle ne pourra pas être regroupée.
Comment faire
Dans le menu de gauche, cliquez sur Ventes > Commandes pour accéder à la liste de vos commandes.
Sélectionnez les commandes à regrouper en cochant la case à gauche de chaque ligne. Vous pouvez en sélectionner autant que vous le souhaitez.
Une barre d'actions apparaît en bas du tableau. Cliquez sur le bouton Regrouper.
Cliquez sur regrouper les commandes.
Une fenêtre de confirmation s'ouvre et vous indique le nombre de documents qui seront regroupés. Les commandes qui ne sont pas éligibles au regroupement sont visibles en haut de la fenêtre.
Sélectionnez le type de document que vous souhaitez créer :
Une facture
Une facture proforma
Un bon de livraison
Un bon de commande
Renseignez les informations demandées :
Date du document (ou date de facturation pour les factures uniquement) :
Adresse(s) e-mail : indiquez l'adresse sur laquelle vous souhaitez recevoir le fichier contenant le document généré. Il sera aussi téléchargé sur votre navigateur.
Validez.
Le traitement se lance en arrière-plan. Vous recevrez un e-mail avec vos documents regroupés.
Points importants à retenir
Pas de retour en arrière : une fois la facture groupée générée, un numéro de facture est attribué. Vous ne pouvez pas « dégrouper » les commandes. Vérifiez bien votre sélection avant de valider.
Commandes déjà facturées : les commandes qui ont déjà une facture sont automatiquement exclues du regroupement. Si toutes les commandes sélectionnées sont déjà facturées, un message d'erreur s'affiche : « Regroupement non autorisé, le document existe déjà ».
Tickets de caisse : si une commande a un ticket de caisse d'un mois précédent, elle ne pourra pas être regroupée en facture. Seuls les tickets du mois en cours sont compatibles.
Client obligatoire : les commandes sans client identifié (pas d'acheteur rattaché) sont automatiquement ignorées lors du regroupement.
Et ensuite ?
Téléchargez vos factures depuis l'e-mail reçu et archivez-les dans votre comptabilité.
Consultez l'onglet Factures dans vos commandes : les commandes regroupées apparaissent sous le même numéro de facture.
Si vous utilisez l'intégration comptable (Pennylane, export comptable), les factures groupées seront synchronisées comme n'importe quelle autre facture.
Questions fréquentes
Est-ce que je peux regrouper des commandes de clients différents sur une même facture ?
Non, le système génère automatiquement une facture par client. Si vous sélectionnez des commandes de 3 clients différents, vous obtiendrez 3 factures distinctes.
J'ai le message « Regroupement non autorisé, le document existe déjà », que faire ?
Cela signifie que toutes les commandes sélectionnées ont déjà une facture. Vérifiez dans la colonne « Facture » si un numéro est déjà attribué. Seules les commandes sans facture peuvent être regroupées.
Je ne vois pas le bouton « Regrouper », pourquoi ?
Le bouton apparaît uniquement quand vous avez sélectionné au moins une commande (case cochée). Si vous êtes collaborateur, vérifiez que vous disposez bien de la permission de facturation.
Est-ce que le regroupement fonctionne aussi pour les bons de livraison ?
Oui, la démarche est identique. Au lieu de choisir « Regrouper en une facture », choisissez « Regrouper en un bon de livraison » dans le menu déroulant.
Combien de temps faut-il pour recevoir l'e-mail avec les documents ?
Le traitement prend généralement quelques minutes selon le nombre de commandes. Si vous ne recevez rien après 15 minutes, vérifiez vos spams ou relancez l'opération.