1. Création d’un collaborateur
Pour créer un utilisateur, il vous suffit de cliquer sur l’un des boutons “+” disponible sur l’onglet (en haut à droite ou bien sur chaque ligne de catégorie)
En cliquant sur l’un des boutons “+”, une modale d’édition apparaît. Si vous avez cliqué sur un des boutons “+” de l’une des lignes de catégorie de périmètre, ce périmètre sera automatiquement sélectionné à l’ouverture de la modale. Le cas échéant, vous pourrez sélectionner le périmètre que vous souhaitez.
En cliquant sur le bouton “+” à droite de l'une des lignes de périmètre : | En cliquant sur le bouton “+” vert en haut à droite de votre interface : |
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Vous pouvez ensuite remplir les champs nécessaires à la création en renseignant :
La ou les adresses mails : Attention, si vous renseignez plusieurs adresses mails, l’ensemble de ces utilisateurs auront les mêmes accès (même droits et même périmètres)
La langue de l’utilisateur
Le fuseau horaire : En paramétrant la langue, le fuseau horaire sera automatiquement renseigné pour la plupart des langues. Vous pourrez toutefois le modifier manuellement si besoin.
La fonction : Le rôle sélectionné en fonction de la position dans l'entreprise permet d'accorder à l'utilisateur un ensemble de droits/notifications/rapports paramétrés en accord avec votre entreprise lors de la mise en place du projet.
Le périmètre : Celui-ci correspond à l’ensemble des établissements auxquels aura accès le ou les collaborateurs. Vous pouvez affecter les établissements un par un ou bien selon des catégories (ex : Région, Type d’établissement…)
Ex ci-dessous : La région Ouest a été attribuée à 2 collaborateurs, ils auront donc tous les deux, les mêmes droits ainsi que la vision sur le même périmètre.
En cliquant sur le menu déroulant, vous pouvez afficher le détail des établissements disponibles dans la catégorie
2. Édition d'un collaborateur existant
Si besoin, vous avez également la possibilité de modifier un collaborateur existant. Tous les champs sont modifiables.
Pour cela, vous pouvez cliquer sur les 3 petits points disponibles au bout de la ligne du collaborateur souhaité et sélectionner “Éditer”.
Si besoin, n’hésitez pas à utiliser la barre de recherche en haut de l’écran (en violet sur l’image) afin de trouver plus facilement le collaborateur à modifier
Même principe que pour la création, vous pouvez alors modifier l’adresse mail, la langue, le fuseau horaire, la fonction ou le périmètre.
À savoir : Vous ne pouvez ajouter qu’une seule fonction, langue et fuseau pour un même collaborateur. Seul le périmètre vous permet de sélectionner plusieurs établissements ou catégories d’établissements.
Une fois, vos modifications apportées, vous pouvez valider en cliquant sur “Éditer collaborateur”
Les modifications apportées seront automatiquement mises à jour sur le profil du collaborateur modifié. Si besoin, il pourra actualiser son compte en rafraîchissant sa page.
3. Désactivation / réactivation d'un collaborateur
Il peut parfois être nécessaire de désactiver (ou réactiver) un collaborateur (Si une personne quitte l’entreprise, pars en congés maladie…).
Pour cela, cliquez sur les 3 petits points disponibles au bout de la ligne du collaborateur souhaité et sélectionnez “Désactiver” (ou “Réactiver” si le collaborateur a été précédemment désactivé).
(Si besoin, n’hésitez pas à utiliser la barre de recherche en haut de l’écran (en violet sur l’image) afin de trouver plus facilement le collaborateur à modifier)
Suite à cette désactivation, le collaborateur ne pourra donc plus se connecter à la plateforme ou recevoir les mails de notifications et/ou rapports.
Une désactivation de plus de 6 mois entraîne la suppression définitive de l’utilisateur. Celui-ci n'apparaîtra donc plus dans la liste des collaborateurs et devra être créé à nouveau si besoin.
Les collaborateurs désactivés sont identifiables facilement via la mention “Désactivé” à côté de l’adresse mail.
Vous pourrez retrouver les collaborateurs désactivés via le filtre et sélectionner “Afficher les collaborateurs désactivés”
Pour réactiver un collaborateur désactivé, la manipulation est la même. Rendez-vous sur la ligne du collaborateur souhaité puis, cliquez sur les 3 petits points pour sélectionner “Réactiver”.
La réactivation permettra au collaborateur de pouvoir se connecter à nouveau et de recevoir les notifications et rapports.