Nutze benutzerdefinierte Attribute, um Zeeg CRM über die Standardfelder hinaus zu erweitern. Ob du Lead-Scores, Deal-Phasen oder branchenspezifische Daten erfassen musst – benutzerdefinierte Attribute geben dir die Flexibilität, ein CRM aufzubauen, mit dem du genau das tracken kannst, was du brauchst.
Was sind benutzerdefinierte Attribute?
Benutzerdefinierte Attribute sind Felder, die du erstellst, um zusätzliche Informationen in deinen CRM-Objekten zu speichern. Während Standard-Objekte wie Personen und Unternehmen mit integrierten Attributen (Name, E-Mail, Telefon usw.) ausgestattet sind, kannst du mit benutzerdefinierten Attributen Felder hinzufügen, die auf deine spezifischen Bedürfnisse zugeschnitten sind. Sie funktionieren genau wie Standard-Attribute: Sie erscheinen in Datensatzformularen, können gefiltert und sortiert werden und sind in Exporten und Berichten enthalten.
Beispiele: "Lead-Score", "Lead-Quelle", "Deal-Phase", "Jahresumsatz", "Kunde seit", "Zugewiesener Agent".
Benutzerdefinierte Attribute sind verfügbar in den Tarifen Business, Scale und Enterprise.
Business-Tarif - 5 benutzerdefinierte Attribute pro Objekt
Scale-Tarif - 10 benutzerdefinierte Attribute pro Objekt
Enterprise-Tarif - 50 benutzerdefinierte Attribute pro Objekt
"Pro Objekt" bedeutet, dass du diese Limits für jedes Standard-Objekt (Personen, Unternehmen) und jedes von dir erstellte Custom Object erhältst. Beispiel: Im Scale-Tarif mit 2 Custom Objects könntest du insgesamt bis zu 40 benutzerdefinierte Attribute erstellen (10 benutzerdefinierte Attribute × 4 Objekte).
So erstellst du benutzerdefinierte Attribute
1. Klicke oben links auf deinen Workspace und navigiere zu Organisationseinstellungen.
2. Wähle auf der linken Seite unter Objekte den Punkt Objekte. Klicke dann auf das Objekt, dem du das Attribut hinzufügen möchtest (Personen, Unternehmen oder ein Custom Object). Klicke auf + Attribut erstellen.
3. Gib einen Namen ein: In diesem Beispiel nennen wir es "Deal-Phase" – das ist das, was Benutzer in der Oberfläche sehen werden.
4. Wähle einen Feldtyp: Wähle "Status" aus den 13 verfügbaren Optionen. Wir verwenden Status, weil er perfekt für das Tracking von Pipeline-Phasen ist. Wähle sorgfältig, da eine spätere Änderung des Typs vorhandene Daten beeinflussen kann.
5. Konfiguriere typspezifische Einstellungen: Da wir Status gewählt haben, müssen wir unsere Pipeline-Phasen hinzufügen. Klicke auf + Option hinzufügen, um jede Phase zu erstellen:
Neuer Lead (Farbe: Blau)
Qualifiziert (Farbe: Lila)
Angebot versendet (Farbe: Orange)
Verhandlung (Farbe: Gelb)
Gewonnen (Farbe: Dunkelblau)
Verloren (Farbe: Rot)
6. Dann lege Feldregeln fest:
Erforderlich: Aktiviere dies nur, wenn jeder Deal eine zugewiesene Phase haben muss. In diesem Beispiel aktivieren wir es, weil jeder Deal eine Phase haben sollte.
7. Klicke auf Erstellen. Das neue Attribut ist jetzt in allen Datensätzen dieses Objekts verfügbar.
Attribut-Typen
Zeeg CRM unterstützt 13 verschiedene Attribut-Typen. Die Wahl des richtigen Typs ist entscheidend für Datenvalidierung, Filterung und Reporting.
1. Text: Am besten für kurze Texteingaben bis zu 255 Zeichen wie Berufsbezeichnung, Lead-Quelle oder Referenznummer. Du kannst optional E-Mail- oder URL-Format validieren und Eindeutigkeit erzwingen, um doppelte Werte zu verhindern.
2. Nummer: Am besten für numerische Werte ohne Währung, wie Lead-Score (0-100), Mitarbeiteranzahl oder Jahre im Geschäft.
3. Rufnummer: Am besten für Telefonnummern mit Validierung. Besser als Text, weil das Format validiert wird und internationale Nummern unterstützt werden.
4. Datum: Am besten für Kalenderdaten ohne Uhrzeit, wie Vertragsbeginn, Geburtstag oder nächster Prüftermin. Enthält eine Datumsauswahl und unterstützt datumsbasierte Filterung.
5. Datum und Uhrzeit: Am besten für Daten mit konkreter Uhrzeit, wie letzter Kontakt, geplantes Meeting oder Webinar-Start. Zeitzonenbewusst und perfekt für Terminplanung.
6. Checkbox: Am besten für Ja/Nein-Werte wie Newsletter abonniert, VIP-Kunde oder Vertrag unterschrieben. Einfacher aktiviert/deaktiviert-Status, der leicht zu filtern ist.
7. Auswahl: Am besten für Einzelauswahl aus einer vordefinierten Liste, wie Branche, Lead-Quelle oder Prioritätsstufe. Du definierst die Optionen, Benutzer wählen genau eine aus, und Optionen können individuelle Farben haben.
Beispiel-Setup für "Lead-Quelle": Website, Empfehlung, LinkedIn, Konferenz, Kaltakquise, Partner.
8. Mehrfachauswahl: Am besten für Mehrfachauswahl aus einer vordefinierten Liste, wie Interessen, interessierte Services oder Produktkategorien. Benutzer können null, eine oder mehrere Optionen auswählen.
9. Status: Am besten für Einzelauswahl, die einen Status oder eine Phase darstellt, wie Deal-Phase oder Support-Ticket-Status. Ähnlich wie Select, aber speziell für Workflow-Zustände. Perfekt für Pipeline-Tracking.
Beispiel-Setup für "Deal-Phase": Neuer Lead → Qualifiziert → Angebot versendet → Verhandlung → Gewonnen / Verloren.
10. Bewertung: Am besten für 1-5-Sterne-Bewertungen wie Kundenzufriedenheit, Lead-Qualität oder Prioritätsstufe. Visuelle Sternanzeige, die einfach zu filtern und sortieren ist.
11. Währung: Am besten für Geldbeträge wie Deal-Wert, Jahresumsatz oder Vertragswert. Unterstützt über 10 Währungen (USD, EUR, GBP usw.), konfigurierbare Dezimalstellen und korrekte Formatierung. Verwende niemals Text oder Nummer für Geldbeträge.
12. Benutzer: Am besten zum Zuweisen von Teammitgliedern zu Datensätzen, wie Account Manager, Vertriebsmitarbeiter oder Support-Agent. Zeigt ein Dropdown der Teammitglieder in deinem Workspace. Großartig für Arbeitsverteilung und Verantwortlichkeit.
13. Beziehung (Relationship): Am besten zum Verknüpfen von Datensätzen über verschiedene Objekte hinweg. Erstellt Verbindungen zwischen zwei Objekten, sodass Datensätze aufeinander verweisen können. Dies ist der komplexeste Attribut-Typ: Siehe den speziellen Abschnitt unten für Details.
Ein genauerer Blick auf Beziehungs-Attribute
Beziehungs-Attribute erstellen Verbindungen zwischen Datensätzen in zwei verschiedenen Objekten. Wenn du zum Beispiel eine Person (Max Mustermann) mit einem Unternehmen (Acme GmbH) verknüpfst, siehst du beim Öffnen von Max' Datensatz sein Unternehmen, und beim Öffnen von Acme GmbH siehst du alle Personen, die dort arbeiten.
Es gibt vier Beziehungstypen
1. Eins-zu-Eins: Ein Datensatz ist mit genau einem anderen Datensatz verbunden.
Beispiel: CEO zu Unternehmen – jedes Unternehmen hat genau einen CEO, und jede Person kann CEO von nur einem Unternehmen sein.
2. Eins-zu-Viele: Ein Datensatz ist mit mehreren Datensätzen auf der anderen Seite verbunden.
Beispiel: Unternehmen zu Mitarbeitern – ein Unternehmen hat viele Mitarbeiter, und jeder Mitarbeiter arbeitet bei einem Unternehmen. Dies ist der häufigste Beziehungstyp.
3. Viele-zu-Eins: Mehrere Datensätze sind mit einem Datensatz auf der anderen Seite verbunden.
Beispiel: Mehrere Deals zu einem Kontakt – viele Deals können mit einem Kontakt verknüpft sein, aber jeder Deal hat einen Hauptkontakt.
4. Viele-zu-Viele: Datensätze auf beiden Seiten können mit mehreren Datensätzen auf der anderen Seite verbunden sein.
Beispiel: Personen zu Projekten – eine Person kann an mehreren Projekten arbeiten, und ein Projekt kann mehrere Teammitglieder haben.
So erstellst du ein Beziehungs-Attribut
Szenario: Du leitest ein Vertriebsteam und möchtest nachverfolgen, welcher Vertriebsmitarbeiter für jeden Deal verantwortlich ist.
Was du erreichen möchtest:
Beim Öffnen eines Deals sehen, welcher Vertriebsmitarbeiter ihn besitzt
Beim Öffnen einer Person (dem Vertriebsmitarbeiter) alle seine Deals sehen
Schritt für Schritt:
1. Erstelle ein neues Attribut
Gehe zu Organisationseinstellungen im linken Menü und scrolle runter zu Objekte.
Finde dein Objekt und klicke darauf. Klicke auf "+ Attribut erstellen"
2. Konfiguriere dein benutzerdefiniertes Attribut
Gib ihm einen Namen. In diesem Beispiel nennen wir es "Kontoinhaber"
Wähle "Beziehung" aus dem Typ-Dropdown-Menü
Wähle den Beziehungstyp: "Viele-zu-eins" – weil viele Deals zu einem Vertriebsmitarbeiter gehören können, aber jeder Deal nur einen Besitzer hat
Wähle das Zugehörige Objekt: Wähle "Personen" – weil wir Deals mit Vertriebsmitarbeitern verknüpfen.
Gib unter "Name des zugeordneten Attributs" "Meine Deals" ein – dies erstellt das Gegenfeld im Personen-Objekt.
Klicke auf Erstellen.
Was jetzt passiert: Wenn du einen Deal-Datensatz öffnest, siehst du ein Feld namens "Kontoinhaber", wo du auswählen kannst, welcher Vertriebsmitarbeiter diesen Deal besitzt.
Wenn du den Personen-Datensatz dieses Vertriebsmitarbeiters öffnest (in diesem Fall Emma), siehst du einen Bereich namens "Meine Deals", der automatisch alle Deals auflistet, bei denen sie die Kontoinhaberin ist.
Diese bidirektionale Beziehung hält alles verbunden und automatisch aktuell.
Wenn du ein Attribut versehentlich erstellt hast oder es nicht mehr sehen möchtest, hast du die Möglichkeit zu archivieren. Attribute werden archiviert, nicht dauerhaft gelöscht, um historische Daten und Aktivitätsprotokolle zu bewahren. Das Attribut wird aus Datensatzformularen ausgeblendet, aber vorhandene Daten bleiben erhalten. Um ein Attribut zu archivieren, klicke einfach auf die drei Punkte (...) daneben und wähle "Archivieren".
Best Practices für benutzerdefinierte Attribute
Plane, bevor du erstellst
Bevor du Attribute erstellst, frage dich:
Welche Informationen muss ich erfassen?
Was ist der richtige Feldtyp für diese Daten?
Ist dieses Feld für jeden Datensatz erforderlich?
Wie werde ich diese Daten zum Filtern oder für Berichte nutzen?
Verwende klare, aussagekräftige Namen
Wähle Namen wie "Deal-Wert" statt nur "Wert"
Bleib konsistent bei der Benennung: Wenn du an einer Stelle "Kontaktdatum" verwendest, nutze nicht an anderer Stelle "Datum des Kontakts"
Vermeide Abkürzungen, es sei denn, sie sind in deinem Team allgemein verständlich
Sei strategisch mit Pflichtfeldern
Markiere Felder nur dann als Erforderlich, wenn sie wirklich für jeden Datensatz wesentlich sind. Zu viele Pflichtfelder können Benutzer frustrieren und die Dateneingabe verlangsamen.
Wähle den richtigen Feldtyp
Der gewählte Feldtyp beeinflusst Datenvalidierung, Filterung und Reporting:
Verwende Währung für Geldbeträge, nicht Text oder Nummer
Verwende Telefonnummer für Telefonnummern, nicht Text
Verwende Datum oder Datum und Uhrzeit für zeitbezogene Daten
Verwende Select oder Status für vordefinierte Optionen, um Konsistenz zu wahren
Überprüfe und optimiere
Nach einem Monat Nutzung:
Prüfe, welche Attribute genutzt werden und welche nicht
Entferne ungenutzte Felder, um dein CRM übersichtlich zu halten
Füge neue Attribute basierend auf Team-Feedback hinzu
Passe Optionen in Select/Status-Feldern an, wenn sich Bedürfnisse ändern
Häufig gestellte Fragen
Kann ich den Typ eines Attributs nach der Erstellung ändern?
Nein, du kannst den Typ eines Attributs nach der Erstellung nicht ändern. Deshalb ist es wichtig, sorgfältig zu planen und den richtigen Feldtyp zu wählen, bevor du dein Attribut erstellst. Wenn du andere Daten erfassen musst, musst du ein neues Attribut mit dem korrekten Typ erstellen.
Kann ich benutzerdefinierte Attribute dauerhaft löschen?
Benutzerdefinierte Attribute werden archiviert, nicht dauerhaft entfernt. Dies bewahrt historische Daten und Aktivitätsprotokolle. Archivierte Attribute können bei Bedarf wiederhergestellt werden.
Wie viele benutzerdefinierte Attribute kann ich erstellen?
Dies hängt von deinem Zeeg-Abonnement ab:
Business: 5 benutzerdefinierte Attribute pro Objekt
Scale: 10 benutzerdefinierte Attribute pro Objekt
Enterprise: 50 benutzerdefinierte Attribute pro Objekt
"Pro Objekt" bedeutet, dass du diese Limits für jedes Standard-Objekt (Personen, Unternehmen) und jedes von dir erstellte Custom Object erhältst.
Beispiel: Im Scale-Tarif mit 2 Custom Objects könntest du 10 Attribute bei Personen, 10 Attribute bei Unternehmen, 10 Attribute bei Custom Object 1 und 10 Attribute bei Custom Object 2 haben – insgesamt also 40 benutzerdefinierte Attribute.
Kann ich benutzerdefinierte Attribute in Automatisierungen und Workflows verwenden?
Ja! Benutzerdefinierte Attribute können in Workflow-Triggern, Bedingungen und Aktionen genau wie Standard-Attribute verwendet werden.