Mit der CRM-Zuordnung von Terminfragen können Antworten, die Personen beim Buchen eines Termins geben, automatisch in bestimmten Feldern (Attributen) im CRM gespeichert werden. Statt Informationen manuell zu übertragen, fließen sie direkt beim Buchungsvorgang in die richtigen Attribute.
Wozu dient diese Funktion?
Die CRM-Zuordnung von Terminfragen bietet mehrere Vorteile:
Zeitersparnis: Keine manuelle Übertragung von Antworten ins CRM notwendig
Datenqualität: Informationen landen automatisch im richtigen Attribut, ohne Tippfehler bei der Übertragung
Bessere Vorbereitung: Relevante Informationen sind vor dem Termin verfügbar, sodass das Team gezielt ins Gespräch gehen kann
Automatisierte Workflows: Antworten können Routing-Regeln und Automatisierungen auslösen (z.B. Weiterleitung an spezialisierte Teams basierend auf Unternehmensgröße)
Vollständige Dokumentation: Alle Informationen werden zentral im CRM gespeichert und sind für das gesamte Team sichtbar
Lead-Qualifizierung: Wichtige Qualifizierungsinformationen wie Budget oder Zeitrahmen werden bereits beim ersten Kontakt erfasst
Bevor du eine Frage mit einem CRM-Attribut verknüpfen kannst, muss das Attribut auch angelegt sein, wenn es kein Standard Attribut ist. Um zu erfahren, wie du Custom Attributes erstellst, lies unseren Artikel darüber.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
1. Terminseite auswählen
Klicke im Zeeg Dashboard im linken Menü auf Terminseiten und wähle die Terminseite aus, für die du die Fragen bearbeiten möchtest. Alternativ kannst du auch eine neue Terminseite erstellen.
2. Navigiere im Menü zu “Fragen”
3. Frage erstellen oder bearbeiten
Hier hast du zwei Möglichkeiten:
Neue Frage erstellen: Klicke oben rechts auf +Neu
Bestehende Frage bearbeiten: Klicke auf die drei Punkte neben der jeweiligen Frage
4. Frage-Pop-up öffnet sich
In diesem Pop-up kannst du nun entscheiden, zu welchem CRM-Attribut die Antworten auf die Frage zugeordnet werden sollen.
Beispiele aus der Praxis: Ein Recruiter möchte vor dem Interview die Gehaltsvorstellungen des Kandidaten abfragen, damit diese Information bereits vor dem Gespräch im CRM verfügbar ist. Oder aber ein Vertriebsmitarbeiter möchte vor einem Beratungsgespräch zur Finanzierung einer Immobilie wissen, ob bereits eine Immobilie vorhanden ist oder nicht.
5. Fragetext eingeben
Wenn noch nicht geschehen, tippe deine Frage ein (z.B. "Was sind Ihre Gehaltsvorstellungen für diese Position?") und wähle aus, ob es eine Pflichtfrage sein soll.
6. Fragentyp auswählen
Wähle dann deinen Fragentyp aus. In unserem Beispiel ist es ein Freitextfeld.
Weitere verfügbare Fragentypen sind unter anderem:
Texteingabe
Dropdown-Menü
Multiple Choice
Datum
Freitextfeld
7. CRM-Zuordnung einrichten
Lege fest, welchem CRM-Attribut die Frage zugeordnet werden soll:
7.1 Klicke auf Zu CRM-Zuordnung wechseln
7.2 Unter Antworttyp wähle das gewünschte Attribut aus (z.B. "Gehaltsvorstellungen")
Ist das CRM-Attribut kein Standard Attribut, muss es vorher erstellt werden, bevor es hier zur Auswahl steht.
8. Überschreiben-Option wählen (optional)
Aktivierst du über den Toggle Vorhandenes Attribut überschreiben, werden bestehende Werte im Datensatz ersetzt, wenn die Person bzw. das Unternehmen bereits im CRM existiert und das Attribut bereits einen Wert hat.
Wann sollte ich diese Option aktivieren?
Wenn die neue Information aktueller ist als die bestehende
Wenn du sicherstellen möchtest, dass immer die neuesten Angaben gespeichert werden
Wann sollte ich diese Option deaktiviert lassen?
Wenn bestehende Informationen nicht überschrieben werden sollen
Wenn du nur fehlende Werte ergänzen möchtest
9. Speichern
Klicke auf Speichern, um die Konfiguration abzuschließen.
Ergebnis
Ab sofort werden alle Antworten auf diese Frage automatisch dem zugeordneten CRM-Attribut hinzugefügt. Im Beispiel des Recruiters: Sobald ein Kandidat einen Interview-Termin bucht und seine Gehaltsvorstellungen angibt, erscheint diese Information automatisch im entsprechenden Attribut des Kontakt-Datensatzes im CRM.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine Frage mehreren CRM-Attributen zuordnen?
Nein, jede Frage kann nur einem CRM-Attribut zugeordnet werden. Wenn du mehrere Attribute befüllen möchtest, erstelle separate Fragen für jedes Attribut.
Was passiert, wenn ich eine Frage einem Attribut zuordne, aber das Attribut später lösche?
Die Frage bleibt bestehen, aber die CRM-Zuordnung funktioniert nicht mehr. Du solltest entweder ein neues Attribut erstellen und die Frage neu zuordnen oder die Zuordnung entfernen.
Muss der Fragentyp zum Attributtyp passen?
Ja, Fragentyp und Attributtyp müssen übereinstimmen. Ein Freitextfeld muss zu einem Freitextfeld zugeordnet werden, ein Dropdown zu einem Dropdown, usw. Andernfalls kann es zu Fehlern bei der Datenspeicherung kommen. Ein besonderer Vorteil bei Dropdown-Feldern: Wenn du eine Dropdown-Frage einem bestehenden Dropdown-Attribut im CRM zuordnest, übernimmt die Frage automatisch die Auswahloptionen des Attributs. Das heißt: Du musst die Optionen nicht erneut eingeben – Zeeg verwendet automatisch die gleichen Werte, die bereits im CRM-Attribut definiert sind.
Kann ich nachträglich die CRM-Zuordnung einer Frage ändern?
Ja, du kannst jederzeit die Zuordnung ändern. Beachte jedoch, dass zukünftige Antworten dann im neuen Attribut gespeichert werden. Bereits erfasste Daten werden nicht automatisch übertragen.
Was passiert mit den Daten, wenn "Vorhandenes Attribut überschreiben" deaktiviert ist und die Person bereits einen Wert hat?
In diesem Fall wird der bestehende Wert nicht überschrieben. Die neue Antwort wird ignoriert, wenn das Attribut bereits befüllt ist.
Werden die Antworten auch gespeichert, wenn die Person den Termin später absagt?
Ja, die Antworten werden beim Buchungsvorgang sofort im CRM gespeichert, unabhängig davon, ob der Termin später stattfindet oder abgesagt wird.
Kann ich Standard-Kontaktfelder wie "E-Mail" oder "Telefon" auch über CRM-Zuordnung befüllen?
Ja, du kannst auch Standard-Felder zuordnen. Beachte jedoch, dass E-Mail sowie Name bereits automatisch als Standardfeld beim Buchungsprozess erfasst werden.
Gibt es eine Begrenzung, wie viele Fragen ich mit CRM-Attributen verknüpfen kann?
Nein, es gibt keine Begrenzung. Allerdings solltest du aus Conversion-Optimierungsgründen die Anzahl der Fragen beim Buchungsprozess möglichst gering halten (3-5 Fragen sind optimal).