Was sind Ressourcen in Zeeg?
Ressourcen sind physische oder virtuelle Hilfsmittel (wie Konferenzräume, Besprechungsräume, Ausstattung oder Equipment), die automatisch zugewiesen und gebucht werden können, wenn Termine in Zeeg geplant werden. Indem du die Raumressourcen deines Kalenders mit Zeeg verbindest, stellst du sicher, dass Besprechungsräume korrekt zugewiesen werden, Doppelbuchungen verhindert werden und die Verfügbarkeit in deiner Organisation synchronisiert bleibt. Ressourcen können manuell hinzugefügt oder direkt aus deinen verbundenen Kalendern (Outlook oder Exchange) importiert werden.
Die Ressourcen-Funktion ist ausschließlich im Enterprise-Plan verfügbar. Du musst auf Enterprise upgraden, um Räume in deinen Terminbuchungen zu erstellen, zu verwalten und zu nutzen. Bitte kontaktiere unser Support-Team, wenn du auf Enterprise upgraden möchtest.
Warum Ressourcen nutzen?
Die Verwaltung von Ressourcen in Zeeg bietet mehrere wichtige Vorteile:
Doppelbuchungen verhindern: Die Verfügbarkeit von Räumen oder Ressourcen wird bei der Terminplanung automatisch überprüft, um Konflikte zu vermeiden.
Ressourcenzuweisung optimieren: Jedem Termin wird der passende Besprechungsraum zugewiesen.
Kalendersynchronisierung: Raumkalender bleiben in deiner Organisation synchron, sodass alle die genaue Verfügbarkeit sehen.
Professionelles Erlebnis: Eingeladene erhalten vollständige Besprechungsdetails, einschließlich Standort- und Rauminformationen.
Multi-Standort-Unterstützung: Räume über verschiedene Büros oder Standorte lassen sich von einem einzigen Dashboard aus verwalten.
Ressourcen in Zeeg verstehen
Zeeg unterstützt zwei Arten der Ressorcenverwaltung:
1. Mit Kalender verbundene Räume
Räume, die als Ressourcen in deinem Kalenderanbieter (Outlook oder Exchange) konfiguriert sind, können in Zeeg importiert werden. Wenn du diese Räume hinzufügst, synchronisiert Zeeg die Verfügbarkeit in Echtzeit und blockiert automatisch die Zeit im Kalender des Raums, sobald Termine gebucht werden.
2. Manuelle Ressourcen
Du kannst Ressourcen auch manuell in Zeeg erstellen, ohne sie mit einer Kalenderressource zu verbinden. Diese Ressourcen erfassen Buchungen innerhalb von Zeeg, synchronisieren aber nicht mit einem externen Kalender.
Voraussetzungen
Bevor du Ressourcen in Zeeg einrichtest:
✅ Enterprise-Plan: Stelle sicher, dass deine Organisation den Enterprise-Plan abonniert hat
✅ Kalenderverbindung: Verbinde Outlook oder Exchange mit Zeeg, wenn du kalenderbasierte Ressourcen importieren möchtest
✅ Admin-Zugriff: Du benötigst Organisationsbesitzer- oder Admin-Berechtigungen, um Ressourcen zu verwalten
✅ Ressourcen konfiguriert: Wenn du aus dem Kalender importierst, stelle sicher, dass Ressourcen in deinem Kalenderanbieter ordnungsgemäß eingerichtet sind
Wie Ressourcenbuchung funktioniert
Wenn jemand einen Termin bucht:
Zeeg überprüft die Verfügbarkeit der zugewiesenen Teammitglieder
Zeeg überprüft die Verfügbarkeit der Ressourcen, die für diese Buchungsseite konfiguriert sind
Ist eine Ressource verfügbar, wird er automatisch dem Termin zugewiesen
Ist die Ressource mit einem Kalender verbunden, blockiert Zeeg die Zeit im Kalender der Ressource
Der Eingeladene erhält Besprechungsdetails einschließlich der (Raum)Informationen
Ressourcen hinzufügen oder erstellen
Methode 1: Ressourcen aus Kalenderverbindungen hinzufügen
Wenn deine Organisation bereits (Raum)Ressourcen über Outlook oder Exchange verwaltet, kannst du diese direkt in Zeeg importieren.
Schritt 1: Stelle sicher, dass dein Outlook- oder Exchange-Kalender verbunden ist
Du kannst die Verbindung überprüfen, indem du auf deinen Namen im Zeeg-Dashboard klickst → Kalenderverbindungen.
Schritt 2: Verfügbare Ressourcen anzeigen
Navigiere zu Workspace-Einstellungen → Räume
Klicke auf den Tab Kalenderverbindungen
Du siehst alle verbundenen Kalenderkonten
Unter jedem Konto findest du eine Liste der in diesem Kalender verfügbaren Ressourcen
Schritt 3: Eine Ressource aus dem Kalender hinzufügen
Im Tab Kalenderverbindungen findest du die Ressource, die du hinzufügen möchtest
Oder klicke auf den Tab Aktive Räume und dann auf + Raum hinzufügen
Im Dialog "Neuen Raum hinzufügen":
Name: Gib einen Anzeigenamen für den Raum in Zeeg ein (z.B. "Konferenzraum A")
Beschreibung: Füge Details wie Kapazität, Ausstattung oder Standort hinzu (z.B. "10 Personen Kapazität, TV-Bildschirm, Whiteboard, 3. Stock")
Kalenderverbindung: Wähle das Kalenderkonto und die spezifische Raumressource aus
Klicke auf Speichern
Die Ressource ist jetzt in Zeeg aktiv und synchronisiert die Verfügbarkeit mit deinem Kalender.
Methode 2: Ressourcen manuell erstellen
Wenn du Ressourcen ohne Kalenderintegration erfassen möchtest, kannst du sie manuell erstellen.
Gehe zu Workspace-Einstellungen → Räume
Klicke auf + Raum hinzufügen (oben rechts)
Im Dialog "Neuen Raum hinzufügen":
Name: Gib den Ressourcennamen ein (z.B. "Videoanruf-Raum 1")
Beschreibung: Füge relevante Details hinzu (z.B. Ausstattungsmerkmale etc.)
Kalenderverbindung: Wähle "Nicht zum Kalender hinzufügen"
Klicke auf Speichern
Die neue Ressource erscheint in deiner Liste der aktiven Ressourcen.
Deine Ressourcen verwalten
Aktive Ressourcen anzeigen
Navigiere zu Workspace-Einstellungen → Räume → Tab Aktive Räume, um alle hinzugefügten Räume zu sehen.
Die Tabelle zeigt:
Name: Der Anzeigename der Ressource
Kalenderverbindung: Mit welchem Kalender (falls vorhanden) die Ressource synchronisiert wird
Beschreibung: Ressourcendetails und Ausstattung
Eine Ressource bearbeiten
Klicke in der Liste Aktive Räume auf die Ressource, die du bearbeiten möchtest
Aktualisiere den Namen, die Beschreibung oder die Kalenderverbindung nach Bedarf
Klicke auf Speichern
Eine Ressource löschen
Klicke in der Liste Aktive Räume auf die Ressource, die du löschen möchtest
Klicke auf Raum löschen
Bestätige das Löschen
Warnung: Das Löschen eines Raums storniert keine bestehenden Termine, die dieser Ressource zugewiesen wurden – die Ressource bleibt zugewiesen. Erst nach dem Löschen werden neue Buchungen dieser Ressource nicht mehr zugewiesen.
Ressourcen bei Terminbuchungen verwenden
Sobald du Ressourcen hinzugefügt hast, stehen sie beim Erstellen oder Bearbeiten von Buchungsseiten zur Verfügung.
Ressourcen Buchungsseiten zuweisen
Du kannst Ressourcen jedem Eventtyp zuweisen. Beachte jedoch, dass du für ein Gruppen-Event nur einen Raum pro Buchungsseite zuweisen kannst.
Gehe zu deinen Buchungsseiten im Zeeg-Dashboard
Bearbeite eine bestehende Buchungsseite oder erstelle eine neue
In den Basiseinstellungen der Buchungsseite findest du den Abschnitt Räume
Wähle aus, welche Räume zugewiesen werden sollen
Wenn nur ein Raum einer Buchungsseite zugewiesen ist, bestimmt die Verfügbarkeit dieses Raums, ob Buchungen vorgenommen werden können. Selbst wenn du als Gastgeber verfügbar bist, bleiben Zeitfenster unbuchbar, wenn der Raum bereits belegt ist.
Bei Buchungsseiten mit mehreren zugewiesenen Räumen kannst du eine Prioritätsreihenfolge festlegen, indem du die Räume in die gewünschte Reihenfolge ziehst. Während des Buchungsprozesses überprüft Zeeg die Räume in dieser Reihenfolge von oben nach unten und weist automatisch den ersten verfügbaren Raum als Besprechungsort zu. Mindestens ein Raum muss verfügbar sein, damit das Zeitfenster buchbar bleibt.
Praxisbeispiele
Hier sind praktische Beispiele, wie verschiedene Organisationen Ressourcen in Zeeg nutzen, um ihre Planung zu optimieren und Ressourcenkonflikte zu verhindern.
Anwendungsfall 1: Beratungsunternehmen mit mehreren Bürostandorten
Organisation: Mittelgroßes Beratungsunternehmen mit Büros in Berlin, München und Hamburg
Ressourcen-Setup:
12 Konferenzräume an drei Standorten
Jeder Raum aus Exchange-Kalender importiert
Raumnamen enthalten Standort: "Berlin - Strategy Room", "München - Client Suite", "Hamburg - Project Room"
So nutzen sie es: Die 45 Berater des Unternehmens buchen Kundentermine an verschiedenen Standorten. Sie erstellen separate Buchungsseiten für verschiedene Besprechungstypen:
"Client Workshop"-Buchungsseite → zugewiesen zu "Berlin - Strategy Room"
"Board Meeting"-Buchungsseite → zugewiesen zu "München - Client Suite"
"Quick Consultation"-Buchungsseite → Round-Robin über 3 kleinere Berliner Besprechungsräume
Wenn ein Berater den Client Workshop-Buchungslink teilt, führt Zeeg automatisch folgende Schritte aus:
Überprüft, ob "Berlin - Strategy Room" für die angeforderte Zeit verfügbar ist
Blockiert den Raumkalender, um Doppelbuchungen zu verhindern
Sendet Besprechungsdetails mit Raumstandort an den Kunden
Anwendungsfall 2: Business-Coaching-Unternehmen mit Präsentationstechnik
Organisation: Leadership-Coaching-Unternehmen, das Präsenz-Workshops mit 6 Coaches durchführt
Ressourcen-Setup:
2 "Beamer"-Ressourcen manuell in Zeeg erstellt
Ressourcenbeschreibungen: "Beamer 1 - Full HD, HDMI + USB-C, inkl. Presenter-Fernbedienung" und "Beamer 2 - 4K, kabellose Verbindung, Ansteckmikrofon inklusive"
Round-Robin-Zuweisung konfiguriert
So nutzen sie es: Das Coaching-Unternehmen führt halb- und ganztägige Workshops durch, die Projektionstechnik erfordern:
"Leadership Workshop"-Buchungsseite → Round-Robin über beide Beamer (erster verfügbarer)
"Executive Presentation Skills Training" → speziell zugewiesen zu "Beamer 2" (benötigt kabellose Verbindung)
Wenn Firmenkunden einen Workshop für Dienstag um 9 Uhr buchen, überprüft Zeeg:
Verfügbarkeit der Coaches
Verfügbarkeit der Beamer
Sind beide Beamer bereits anderen Workshops zu dieser Zeit zugewiesen, erscheint das Zeitfenster nicht als verfügbar. Dies verhindert, dass Coaches Workshops planen, wenn keine Präsentationstechnik verfügbar ist.
Anwendungsfall 3: Versicherungsagentur mit Demo-Tablets
Organisation: Versicherungsagentur, die digitale Policen-Tools für Kunden demonstriert
Ressourcen-Setup:
5 "Demo iPad"-Ressourcen manuell hinzugefügt
Ressourcenbeschreibungen enthalten: "Demo iPad 3 - Vorinstalliert mit Lebensversicherungsrechner und Rentenplaner"
Nicht mit Kalender verbunden (nur in Zeeg erfasst)
So nutzen sie es: Agenten verwenden iPads, um interaktive Policenvergleiche und Rechner während Beratungen zu zeigen:
"Policy Comparison Consultation"-Buchungsseite → Round-Robin über alle 5 Demo-iPads
"Retirement Planning Session" → Round-Robin über 3 spezifische iPads (vorinstalliert mit Altersvorsorge-Tools)
Wenn ein Kunde eine Policy Comparison Consultation um 15 Uhr bucht, weist Zeeg eines der 5 verfügbaren Demo-iPads zu. Sind alle 5 bereits anderen Beratungen zu dieser Zeit zugewiesen, wird der Slot nicht verfügbar.
Die zugewiesene iPad-Nummer erscheint in den Termindetails des Agenten, sodass er weiß, welches Gerät er vorbereiten und zum Meeting mitbringen muss.
Best Practices
Namenskonventionen
Verwende klare, beschreibende Raumnamen, die für dein Team sinnvoll sind:
✅ "Gebäude A - Konferenzraum 3 (12 Personen)"
✅ "Hauptbüro - Boardroom"
✅ "Virtueller Raum - Zoom Link 1"
❌ "Raum 1"
❌ "KR3"
Detaillierte Beschreibungen
Füge hilfreiche Informationen in Raumbeschreibungen ein:
Kapazität (Anzahl der Personen)
Verfügbare Ausstattung (TV, Whiteboard, Projektor, Videokonferenz)
Etage und Gebäudestandort
Zugangsvoraussetzungen (Keycard-Level, Buchungsverfahren)
Virtuelle Meeting-Links oder Einwahlnummern
Beispiel:
Kapazität: 8 Personen
Ausstattung: 65" TV-Bildschirm, Whiteboard, Videokonferenz-Kamera
Standort: 2. Stock, Westflügel
Zugang: Benötigt Manager-Keycard
Regelmäßige Überprüfungen
Überprüfe regelmäßig deine Ressourcenliste:
Entferne ungenutzte oder stillgelegte Räume
Aktualisiere Beschreibungen, wenn sich Ausstattung oder Kapazität ändert
Stelle sicher, dass Kalenderverbindungen noch aktiv sind
Überprüfe, ob Raumnamen den aktuellen Namenskonventionen deiner Organisation entsprechen
Kalenderberechtigungen
Stelle sicher, dass das zum Verbinden von Ressourcen verwendete Kalenderkonto über die nötigen Berechtigungen verfügt:
Lesezugriff auf Ressourcenkalender
Berechtigung zum Erstellen von Events in Ressourcenkalendern
Berechtigungen sollten nicht ablaufen (verwende nach Möglichkeit Service-Accounts)
Fehlerbehebung
Ressource erscheint nicht in Kalenderverbindungen
Problem: Ich habe meinen Kalender verbunden, aber sehe unsere Ressourcen nicht aufgelistet.
Lösungen:
Überprüfe, ob das verbundene Konto Zugriff auf Ressourcen hat
Prüfe, ob Ressourcen in deinem Kalenderanbieter ordnungsgemäß konfiguriert sind (der Outlook/Exchange-Admin muss möglicherweise Ressourcen einrichten)
Versuche, deinen Kalender zu trennen und erneut zu verbinden
Einige Organisationen beschränken die Sichtbarkeit von Ressourcen – kontaktiere deinen IT-Admin
Ressource wird als nicht verfügbar angezeigt, obwohl er frei sein sollte
Problem: Eine Ressource erscheint in Zeeg als nicht verfügbar, ist aber tatsächlich frei.
Lösungen:
Überprüfe den Kalender der Ressource direkt in Outlook/Exchange, um die Verfügbarkeit zu verifizieren
Stelle sicher, dass die Kalendersynchronisierung funktioniert (prüfe Tab Kalenderverbindungen)
Die Ressource hat möglicherweise eine Buchung, die noch nicht synchronisiert wurde (warte einige Minuten)
Überprüfe, ob die richtige Ressource verbunden ist (Namen können ähnlich sein)
Termine blockieren Ressourcenkalender nicht
Problem: Ich habe einen Termin mit einer Ressource gebucht, aber der Kalender der Ressource zeigt das Event nicht an.
Lösungen:
Überprüfe, ob die Ressource mit einem Kalender verbunden ist (keine manuelle Ressource)
Prüfe, ob deine Kalenderverbindung noch aktiv ist (Einstellungen → Kalenderverbindungen)
Stelle sicher, dass das verbundene Konto die Berechtigung hat, Events im Ressourcenkalender zu erstellen
Versuche, den Kalender zu trennen und erneut zu verbinden
Kann eine Ressource nicht löschen
Problem: Die Löschen-Schaltfläche funktioniert nicht oder die Ressource lässt sich nicht löschen.
Lösungen:
Überprüfe, ob du Admin-/Besitzer-Berechtigungen für deine Organisation hast
Die Ressource ist möglicherweise aktiven Buchungsseiten zugewiesen – entferne sie zuerst von den Buchungsseiten
Versuche, die Seite zu aktualisieren und es erneut zu versuchen
Kontaktiere den Zeeg-Support, wenn das Problem weiterhin besteht
Falsche Ressource wurde zugewiesen
Problem: Ein Termin wurde der falschen Ressource oder einer nicht verfügbaren Ressource zugewiesen.
Lösungen:
Überprüfe die Ressourcenzuweisungseinstellungen deiner Buchungsseite (Spezifisch vs. Round-Robin vs. Erster Verfügbarer)
Prüfe die Ressourcenverfügbarkeit zum Zeitpunkt der Buchung
Wenn du Round-Robin verwendest, stelle sicher, dass alle Ressourcen in der Rotation eine ordnungsgemäße Kalendersynchronisierung haben
Du kannst Räume nach der Buchung manuell in den Termindetails neu zuweisen
Häufig gestellte Fragen
Kann ich einem Termin mehrere Ressourcen zuweisen?
Derzeit nicht. Jeder Termin kann einer Ressource zugewiesen werden. Wenn du mehrere Ressourcen benötigst (z.B. einen Hauptraum und einen Breakout-Raum), kannst du das Beschreibungsfeld nutzen, um zusätzliche Ressourcen manuell zu notieren.
Funktionieren Ressourcen mit Gruppenbuchungen?
Ja! Ressourcen funktionieren nahtlos mit Gruppenbuchungen und Team-Round-Robin-Planung. Zeeg überprüft sowohl die Verfügbarkeit der Teammitglieder als auch die Ressourceverfügbarkeit, bevor die Buchung bestätigt wird.
Können Eingeladene beim Buchen die Ressource auswählen?
Nein, die Ressourcenzuweisung wird auf Ebene der Buchungsseite von deinem Team konfiguriert. Eingeladene können während des Buchungsprozesses keine Ressource auswählen.
Was passiert, wenn ich eine Ressource lösche, der zukünftige Termine hat?
Bestehende Termine bleiben geplant, aber die Ressourcenzuweisung wird entfernt. Das Teammitglied und das Zeitfenster bleiben unverändert. Am besten weist du Termine manuell neu zu, bevor du eine Ressource löschst.
Verhindern manuelle Ressourcen (nicht mit Kalender verbunden) Doppelbuchungen?
Manuell angelegte Ressourcen erfassen Buchungen nur innerhalb von Zeeg. Wenn jemand einen physischen Raum über ein anderes System bucht (wie direkt im Kalender), weiß Zeeg nichts davon. Für echte Doppelbuchungsprävention verwende mit Kalender verbundene Ressourcen.
Kann ich Ressourcen für Equipment-Tracking verwenden?
Ja! Ressourcen müssen keine physischen Räume sein. Du kannst Ressourcen für Equipment (Projektoren, Firmenwagen, Demo-Einheiten) erstellen, die geplant und im Team geteilt werden müssen.
Wie viele Ressourcen kann ich hinzufügen?
Es gibt keine feste Grenze für die Anzahl der Ressourcen, die du hinzufügen kannst, aber berücksichtige die tatsächlichen Bedürfnisse deiner Organisation. Die meisten Teams verwalten zwischen 5 und 50 Ressourcen.
Können Partner oder Gäste Ressourcen hinzufügen?
Nein, nur Organisationsbesitzer und Admins können Ressourcen verwalten. Reguläre Benutzer und Partner können nur Ressourcen anzeigen und verwenden, die von Admins eingerichtet wurden.