Een factuur is een document dat je aan de klant verstrekt. Het bevat details over een verkoop of producten, inclusief de hoeveelheden, kosten en eventuele speciale voorwaarden.
Facturen maken in OnRent is eenvoudig, van het maken van een eerste concept tot het posten van een factuur in jouw boekhoudpakket. De facturen kunnen op verschillende manieren worden gemaakt:
Vanuit een huurovereenkomst waarin je kunt vastleggen
Vanuit een werkorder
Handmatig
Tijdens een batchfactuurrun (die meestal aan het einde van een week of maand plaatsvindt)
Zodra een huurorder is opgezet en geleverd, wordt terugkerende facturering/facturering mogelijk die plaatsvindt via een batch-factuurproces, totdat de artikelen op de huurorder worden geretourneerd.
De huurfacturen geven aan of de artikel erop doorgaan met belasten of uit huur worden gehaald (beëindigd belasten). Dit maakt het voor jouw klanten gemakkelijker om te begrijpen wat ze moeten doen vanuit een inkoopperspectief.
Hoe werkt het proces?
Om je te helpen bij het beheren van elke stap in de factureringscyclus, zijn er vier hoofdstadia van een factuur in OnRent:
Concept
Bevestigde factuur
Uitgegeven factuur
Geboekte factuur
Deze worden weergegeven door pictogrammen die beginnen met een cirkel die zich ontwikkelt tot een vinkje naarmate je jouw factuur dichter bij de voltooiing brengt.
Je kunt een factuur ook ongeldig maken of annuleren en indien nodig credits op facturen toepassen.
Wat zijn de fasen Concept, Bevestigd, Uitgegeven en Geboekt?
Er zijn vijf fasen die op een factuur kunnen worden toegepast, je kunt ze gebruiken voor:
Concept
Wanneer je een factuur maakt, krijgt deze de status Concept. Dit is een open/onbevestigde factuur die op elk moment kan worden verwijderd.
Een conceptfactuur kan worden bevestigd, uitgegeven, geboekt of verwijderd
Bevestigd
Dit is een bevestigde factuur die nu een toegewezen documentnummer heeft
Zodra de factuur is bevestigd, kan deze niet meer terug naar 'Concept' en kan deze niet worden verwijderd.
De factuur kan nog worden gewijzigd en er kunnen items worden toegevoegd, verwijderd of bijgewerkt
Een bevestigde factuur kan worden uitgegeven of geboekt
Uitgegeven
De factuur is opgesteld/verzonden naar de klant
Zodra de factuur is uitgegeven, kan deze nooit meer terug naar 'Bevestigd' of 'Concept' en kan deze niet worden verwijderd.
De factuur kan nog worden gewijzigd en er kunnen artikelen worden toegevoegd, verwijderd en bijgewerkt
Een uitgegeven factuur kan worden geboekt
Geboekt
De factuur is nu geboekt in het bijbehorende boekhoudpakket (of er is een geëxporteerd CSV-bestand gemaakt waar het niet aan een boekhoudpakket is gekoppeld) en is vergrendeld
Een geboekte factuur kan op geen enkele manier worden gewijzigd, er kunnen geen items worden toegevoegd, verwijderd of bijgewerkt
Ongeldig
De factuur is ongeldig verklaard (geannuleerd)
Een factuur kan ongeldig worden verklaard wanneer deze de status bevestigd of uitgegeven heeft
Een geannuleerde factuur kan op geen enkele manier worden gewijzigd
Je kunt een geannuleerde factuur opnieuw genereren, zolang het de laatste factuur in een reeks is
Volgende stappen
Klaar om te beginnen?
Heb je hulp nodig? Start een gesprek met behulp van de blauwe helpballon in de rechteronderhoek.