1. Hoe beheer je de uitgaven van je klant 💸
Als accountant kun je de uitgaven van je klant beheren en valideren. Hieronder lees je stap voor stap hoe je dat doet.
1.1. Uitgaven uploaden 📤
Om uitgaven namens je klant te uploaden:
Klik op Bestand selecteren en kies één of meerdere uitgaven om te uploaden.
1.2. Handmatig uitgaven of creditnota's aanmaken 📝
Om handmatig een uitgave of een creditnota aan te maken:
Klik op de drie puntjes (optiesmenu) om handmatig een uitgave of creditnota aan te maken.
1.3. Het uitgavendashboard bekijken 📊
Voor een volledig overzicht van de uitgaven van je klant:
Klik op het grafiekicoon om toegang te krijgen tot het dashboard.
Je krijgt een volledig overzicht van alle uitgaven, gecategoriseerd per leverancier en per categorie.
1.4. Aftrekbare kosten en kwartaaloverzicht bekijken 💼
Aan de linkerkant van de pagina:
Zie je een overzicht van de aftrekbare kosten voor het huidige jaar.
Ernaast zie je het bedrag dat betrekking heeft op het huidige kwartaal.
1.5. Uitgaven filteren 🔍
Om uitgaven te filteren op verschillende criteria:
Klik op het filtericoon om te kiezen uit diverse filteropties en de uitgaven te sorteren op basis van jouw behoeften.
1.6. Fiscale en btw-aftrekbaarheid aanpassen ⚙️
Accountable stelt automatisch aftrekbare percentages in voor elke categorie.
Wil je deze percentages aanpassen? Scroll dan een stukje naar beneden en vul het gewenste percentage in.
⚠️ Wanneer je een aangepast aftrekbaar percentage invoert, wordt dit niet automatisch toegepast op de hele categorie. Je moet het aangepaste percentage telkens opnieuw invoeren bij het aanmaken van een nieuwe uitgave.
1.7. Uitgaven valideren ✅
Na het controleren van de uitgaven die je klant heeft ingevoerd:
Je kunt de uitgave opslaan en valideren, of opslaan zonder te valideren.
⚠️ Zodra een uitgave gevalideerd is, kan je klant deze niet meer wijzigen.
Zo ziet de factuur eruit in het account van je klant nadat deze is gevalideerd.
Het slotpictogram verschijnt zowel op het expertplatform als in de interface van de klant.
1.8. Hoe koppel je een betaling aan een uitgave?
Je kunt een betaling op twee manieren koppelen:
Via het bankoverzicht: Zoek de transactie en koppel deze rechtstreeks aan de bijbehorende uitgave.
Via de uitgave zelf: Nadat je de uitgave hebt toegevoegd, scroll je naar beneden en klik je op "Hoe werd deze uitgave betaald?" Selecteer vervolgens de transactie met hetzelfde bedrag.
2. Hoe beheer je de inkomsten van je klant 💰
2.1. Inkomstfactuur aanmaken 🧾
Om inkomstfacturen aan te maken namens je klant, volg je deze stappen:
Klik op "Factuur aanmaken".
Vanaf daar kun je een klant toevoegen.
Kies een bestaande klant of maak een nieuwe aan.
Wanneer je een item toevoegt aan de inkomstfactuur, doe je het volgende:
Voeg een naam toe aan het item.
Voeg eventueel een beschrijving toe.
Selecteer de juiste categorie en voer de prijs in.
Je kunt ook kiezen uit de prijslijst, waar naam, categorie en prijs al zijn ingesteld.
Nadat de factuur is opgesteld, heb je de volgende opties:
Sla de factuur op en verstuur ze naar de klant.
Sla ze op en sluit af, enzovoort.
Opslaan & klaarmaken om te verzenden
Zodra de factuur klaar is, klik je op Opslaan & klaarmaken om te verzenden.
Wil je de factuur via Peppol versturen? Klik dan op "Factuur verzenden via Peppol" om dit te activeren.
Hetzelfde geldt voor verzending via e-mail. Zorg er in dat geval voor dat het e-mailadres van de klant is ingevuld.
Opslaan & afsluiten
Wil je de factuur alleen opslaan zonder ze meteen te versturen? Klik dan op Opslaan & afsluiten.
Status: niet verzonden
Als de inkomstfactuur als niet verzonden is gemarkeerd, is het een conceptfactuur die niet wordt meegerekend in de omzet van je klant.
Als de factuur via een extern e-mailadres is verzonden, markeer je ze eenvoudig als verzonden door op het vinkje ✅ te klikken.
Als alternatief klik je op het e-mailicoon 📧 om de factuur rechtstreeks naar de klant te versturen.
De inkomstenfactuur kan ook achteraf aan een betaling gekoppeld worden.
Klik op de inkomstenfactuur en scroll naar beneden tot je "Bijkomende informatie" ziet staan.
Je hebt ook de optie "Offerte", waarmee je offertes kunt aanmaken vóór het opstellen van een factuur en deze naar je klant kunt versturen.
Zodra de offerte is geaccepteerd, klik je op "Maak er een factuur van" om automatisch een factuur aan te maken op basis van de offerte.
Via de drie puntjes heb je ook de volgende opties:
Factuur importeren
Creditnota aanmaken
Creditnota importeren
Niet-factureerbare inkomsten toevoegen (ticket)
Offerte aanmaken
Terugkerende factuur inplannen
Niet-factureerbare inkomsten toevoegen:
Gebruik deze functie voor verkoop zonder factuur, zoals bij een rechtstreekse betaling aan de kassa. Voorbeelden zijn een arts of kinesist die inkomsten noteert, of een kleine winkelier die een verkoop registreert. Voor dit type verkoop zijn de naam en het adres van de klant niet vereist. Deze functie is bedoeld voor inkomsten onder de 250 euro, behalve wanneer het gaat om een dagontvangstenboek.
Je kunt deze functie ook gebruiken om gegevens uit het dagontvangstenboek van je klant toe te voegen.
Voor de stappen om dit te doen, volg je de instructies in het artikel hoe je een kasboek en dagontvangstenboek bijhoudt.
2.2. Het inkomstendashboard bekijken 📈
Voor een volledig overzicht van de inkomsten van je klant:
Klik op het grafiekicoon om toegang te krijgen tot het dashboard.
2.3. Totale inkomsten en kwartaaloverzicht bekijken 📆
Aan de linkerkant van de pagina zie je:
Een overzicht van de totale inkomsten exclusief btw voor het huidige jaar.
Ernaast zie je het bedrag dat betrekking heeft op het huidige kwartaal.
2.4. Inkomsten filteren 🔎
Om inkomsten te filteren op verschillende criteria:
Klik op het filtericoon om te kiezen uit diverse filteropties en de inkomsten te sorteren op basis van jouw behoeften.
2.5. Klanten beheren en bewerken 👤
Om klanten te beheren en te bewerken:
Ga naar "Klanten".
Zoek bestaande klanten op of klik op "Nieuwe klant toevoegen" om een nieuwe klant aan te maken.
Bij het toevoegen van een klant selecteer je het juiste type uit de volgende drie opties:
Bedrijf of organisatie: Voor elke onderneming, zelfstandige of organisatie.
Particulier of organisatie zonder btw-nummer: Voor klanten zonder btw-identificatie.
Diplomaat of diplomatieke organisatie: Voor diplomatieke klanten of instellingen.
2.6. De prijslijst beheren 💼
Om de prijslijst te beheren:
Ga naar "Prijslijst".
Van daaruit kun je de bestaande prijslijsten bekijken, bewerken of een nieuwe prijslijst toevoegen.
3. Overzicht van de bankpagina 🏦
Op deze pagina zie je alle banktransacties die gekoppeld zijn aan het account van je klant.
Elke transactie kan:
Gekoppeld worden aan een bestaande inkomsten- of uitgavenfactuur.
Handmatig gecategoriseerd worden onder een passende categorie (bijv. btw-betaling, btw-teruggave, enz.).
Belangrijkste punten
Als accountant kun je uitgaven uploaden, handmatig aanmaken, valideren en koppelen aan betalingen via het expertplatform.
Zodra je een uitgave valideert, kan je klant deze niet meer wijzigen.
Inkomstfacturen kun je aanmaken, opslaan, verzenden via e-mail of Peppol, en achteraf koppelen aan een betaling.
Het dashboard geeft per sectie een overzicht van inkomsten en uitgaven, gecategoriseerd per kwartaal en leverancier.
Via de bankpagina koppel je transacties aan facturen of categoriseer je ze handmatig.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.
