Of je nu een fysieke winkel, een digitale winkel of beide runt, met Accountable houd je je boekhouding op orde, voldoe je aan de regelgeving en bespaar je tijd. In deze gids lees je ook hoe je inkomsten en uitgaven correct registreert, hoe je omgaat met inventaris en btw, en wat je moet weten over online betalingen.
Wat zijn de belangrijkste verplichtingen voor mijn type winkel?
👉 Uitsluitend contant geld winkel
Vereiste: Een kasboek is verplicht.
Actie: Dagelijkse ontvangsten moeten als inkomsten in het kasboek worden ingevoerd.
Een nauwkeurig kasboek is de basis van een correcte financiële administratie.
👉 Uitsluitend digitaal geld winkel
Vereiste: Een kasboek is niet nodig.
Actie: Dagelijkse ontvangsten moeten nog steeds worden ingevoerd.
Ook zonder kasboek is het dagelijks vastleggen van transacties essentieel voor een correct financieel overzicht.
👉 E-shop
Vereiste: Een kasboek is niet nodig.
Actie: Maandelijkse uitbetalingen moeten worden ingevoerd en je houdt de OSS-drempel (One Stop Shop) in de gaten.
Zo voldoe je aan de regels voor digitale verkoop en rapporteer je je inkomsten correct.
🚨 Voor btw-plichtigen moet de drempel van €10.000 voor verkoop aan particulieren binnen de EU (met uitzondering van België) handmatig worden gecontroleerd, omdat deze momenteel niet automatisch wordt bijgehouden. Meer informatie vind je in het artikel over belasting op e-commerce in België.
🚨 Als je vrijgesteld bent van btw (kleine onderneming), heb je nog steeds recht op de drempel van €10.000 voor verkoop aan particulieren binnen de EU (met uitzondering van België). Deze drempel moet ook handmatig worden gecontroleerd.
Op verzoek kan een nieuwe drempel van €100.000 voor de hele EU worden toegekend.
Meer informatie vind je in het artikel over de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen.
Hoe houd je inkomsten bij: kasboeken, facturen & verkoopregels
Wat is het verschil tussen een kasboek en een dagontvangstenboek, en heb ik ze allebei nodig?
Als winkeleigenaar (of eigenaar van een e-shop) in België ben je verplicht een nauwkeurige financiële administratie bij te houden, inclusief een dagontvangstenboek en een kasboek. Het dagontvangstenboek is wettelijk verplicht.
Wat is een dagontvangstenboek? 🤔 Een dagontvangstenboek is een boek waarin je dagelijks al je verkopen noteert waarvoor je geen factuur opstelt, ongeacht de betalingsmethode van de klant.
Wat is een kasboek? 🤔 Een kasboek is een financieel dagboek waarin je alle kasontvangsten en -uitgaven noteert. Zowel bij een vereenvoudigde als bij een dubbele boekhouding ben je verplicht een kasboek bij te houden. Dit kan op papier of digitaal via gespecialiseerde software.
❗️Het dagontvangstenboek ≠ een kasboek. Het kasboek registreert alle aankopen en verkopen die contant worden ontvangen of betaald.
Dit moet je weten over het bewaren van fysieke kopieën:
Dagontvangstenboek:
Dit is verplicht voor bedrijven die niet voor elke transactie een factuur uitschrijven.
Het moet een officieel, fysiek boek zijn met opeenvolgende genummerde en gebonden pagina's. Losse vellen zijn niet toegestaan. (Je kunt er een hier vinden)
Bij een audit moet je dit fysieke boek samen met bewijsstukken kunnen voorleggen.
Het dagontvangstenboek gebruiken 🤓
Fysieke kopie | |
Voer de onderstaande informatie dagelijks in:
|  |
Hoe je dit invoert in Accountable 📱
Ga naar Inkomsten in Accountable.
Selecteer Voeg een andere inkomst toe om een nieuwe boeking aan te maken.
Voer de datum in waarop de verkoop werd geregistreerd.
Voer de totale dagopbrengst in. Neem alleen transacties onder de €250 zonder factuur op in het dagontvangstenboek.
Selecteer het toepasselijke btw-tarief voor de opbrengst. Maak voor elk btw-tarief een apart item aan in Accountable.
Upload een scan van de pagina, zoals een kopie van het fysieke dagontvangstenboek of een digitale samenvatting.
Bevestig de boeking en controleer of deze correct is opgenomen in je boekhouding.
 |  |
Als de verkoop meer dan €250 (inclusief btw) bedraagt en aan een particulier wordt gedaan, ben je wettelijk verplicht een factuur uit te reiken.
👉 Zodra de factuur is aangemaakt, neem je deze verkoop niet op in je dagontvangstenboek. De verkoop moet alleen op je facturen verschijnen.
💡 Voor verkoop aan bedrijven (B2B): je moet altijd een factuur uitreiken, ongeacht het bedrag.
Scenario | Factuur nodig? | Opnemen in dagontvangstenboek? |
Verkoop onder €250 aan particulier | Nee | Ja |
Verkoop boven €250 aan particulier | Ja | Nee |
Verkoop B2B | Ja | Nee |
Kasboek (als je regelmatig met contante transacties werkt):
Het wordt gebruikt om alle in- en uitgaande kasstromen te registreren.
Net als het dagontvangstenboek moet het een gebonden boek zijn met genummerde pagina's. (Je kunt er hier een vinden)
Voor e-shops 👩💻
Voor je lokale online verkopen aan Belgische particulieren kun je een maandelijks verkoopoverzicht vinden op het platform dat je gebruikt.
Dit overzicht bevat het totale verkochte bedrag (inclusief btw) en dient als bewijsstuk voor je boekhouding. Je kunt dit totaal vervolgens invoeren als één factuur, met "Belgische particulier" als klant.
💡 Tip: Maak er een gewoonte van om je inkomsten regelmatig te registreren, dagelijks, wekelijks of maandelijks. Het belangrijkste is dat je een consistent ritme vindt dat voor jou werkt.
Als het platform (Etsy, Shopify, ...) commissie neemt op je verkopen, codeer je dit als volgt:
➡️ Voer de bruto inkomsten in via je inkomstenscherm
➡️ Voer de commissie in als een uitgave via je uitgavenscherm
Moet ik omzet registreren op het moment van verkoop of op het moment van levering?
Je registreert inkomsten op het moment dat de factuur wordt uitgeschreven, niet wanneer de dienst of het product wordt geleverd.
Belangrijkste principes:
Factuurdatum is bepalend: Voor boekhoud- en btw-doeleinden bepaalt de factuurdatum in welke periode de inkomsten worden geboekt.
Btw-aangifte: De btw geef je aan in het kwartaal waarin de factuur is uitgeschreven.
Belastingaangifte: Voor de inkomstenbelasting registreer je inkomsten in het jaar waarin ze daadwerkelijk zijn verdiend, ongeacht de factuurdatum.
Hoe voeg ik cadeaubonnen correct toe in Accountable?
1) Cadeaubon voor een product of dienst met één btw-tarief
Als de cadeaubon voor een product of dienst is waarvoor één btw-tarief geldt, kun je deze onmiddellijk als een verkoop invoeren met het juiste btw-tarief.
Als de cadeaubon wordt ingewisseld, is geen verdere boekhoudkundige actie nodig, omdat de verkoop al is geboekt.
→ In dit geval: boek alleen de verkoop van de cadeaubon.
2) Cadeaubon voor producten of diensten met meerdere btw-tarieven
Als de cadeaubon kan worden ingewisseld voor producten of diensten met verschillende btw-tarieven (bijv. boeken tegen 6% en cd's tegen 21%), wordt er geen boeking gedaan op het moment van uitgifte.
De transactie wordt geboekt op het moment dat de cadeaubon wordt ingewisseld, omdat pas dan het toepasselijke btw-tarief of de toepasselijke tarieven worden bepaald. Op dat moment maak je een verkoopfactuur of -boeking aan.
→ In dit geval: registreer alleen de verkoop van de goederen of diensten, niet de verkoop van de cadeaubon zelf.
💡 Niet vergeten
Het verkeerd invoeren van cadeaubonnen kan leiden tot onjuiste btw-rapportage.
👉 Bepaal altijd wanneer de btw verschuldigd wordt:
➡️ Op het moment van verkoop (als het btw-tarief bekend is),
➡️ Of op het moment van inwisselen (als er meerdere btw-tarieven gelden).
Wacht bij twijfel en registreer de transactie pas op het moment dat de cadeaubon wordt gebruikt.
Welke zakelijke uitgaven kun je aftrekken als winkeleigenaar?
Als winkeleigenaar kun je de volgende kosten voor 100% aftrekken:
Kantoorbenodigdheden |
Inventaris en materialen |
Professionele verzekeringen |
Boekhoudkosten en software (zoals Accountable) |
Rente op zakelijke leningen |
Energierekeningen voor je winkel (zoals je elektriciteitsrekening) |
Marketing- en advertentiekosten |
Website hosting en onderhoud |
De volgende kosten kun je slechts gedeeltelijk aftrekken:
Uitgaven voor kantoor aan huis (als je vanuit huis werkt) |
Hypotheekrente of huur (in verhouding tot de kantoorruimte) |
Nutsvoorzieningen (in verhouding tot de kantoorruimte) |
Autokosten (gebaseerd op professioneel gebruik) |
Zakelijke maaltijden |
Relatiegeschenken |
Andere aftrekbare kosten waar je misschien nog niet aan hebt gedacht:
Sociale bijdragen |
Opleidings- en trainingskosten met betrekking tot je bedrijf |
Verzendkosten |
Bankkosten voor je zakelijke rekening |
❗️ Belangrijk:
Bewaar alle bonnetjes en facturen als bewijs van je uitgaven.
Voor spullen voor gemengd gebruik (zoals een computer of telefoon) trek je alleen het percentage af dat zakelijk wordt gebruikt.
Grote investeringen (zoals apparatuur) moeten mogelijk over meerdere jaren worden afgeschreven.
Inventaris, salarisadministratie, belastingen & online betalingen
Hoe boek ik inventaris in mijn boekhouding?
"In België zijn bedrijven die goederen kopen en verkopen verplicht om hun voorraden bij te houden en te rapporteren in hun boekhouding. Het inventarisboek moet informatie bevatten over de kosten van de verkochte goederen en de waarde van de onverkochte voorraad aan het einde van elke boekhoudperiode."
Het artikel over voorraad en inventaris beheren in Accountable legt uit hoe je je inventaris bijhoudt en waarom dit belangrijk is.
Hoe bereken ik werknemerssalarissen en socialezekerheidsbijdragen in België?
Het artikel over werkgeversbijdragen in België legt de kosten van een werknemer uit.
Wat zijn mijn belastingverplichtingen als shop- of e-shopeigenaar in België?
Inkomstenbelasting:
Als zelfstandige doe je jaarlijks aangifte voor de inkomstenbelasting. Je belastbaar inkomen wordt berekend door je beroepskosten af te trekken van je inkomen. Het resulterende netto belastbaar inkomen wordt opgeteld bij eventuele andere inkomsten (zoals een hoofdberoep als je in bijberoep werkt) en hierover worden belastingen berekend.
Als eigenaar van een webshop houd je rekening met de volgende btw-regels:
Standaardtarief: 21% btw op de meeste producten (6% voor specifieke producten zoals voedsel of boeken)
Kleine ondernemingen: Als je omzet minder dan €25.000 per jaar bedraagt, kun je een btw-vrijstelling aanvragen.
Belastingverplichtingen:
Als je btw-plichtig bent: kwartaalaangifte
🇪🇺 Verkoop aan particulieren in de EU (buiten België)
Als je totale verkoop aan in de EU gevestigde particulieren (buiten België) meer dan €10.000 per jaar bedraagt, gelden de volgende verplichtingen:
Breng het btw-tarief van het land van je klant in rekening, niet de Belgische btw.
Geef deze buitenlandse btw aan in elk relevant land, tenzij je je inschrijft voor de OSS-regeling.
💡 Met de One Stop Shop (OSS) geef je al je EU btw-verplichtingen aan in één kwartaalaangifte via het Belgische belastingportaal. Dit bespaart tijd en voorkomt dat je je in meerdere landen voor btw moet registreren.
👉 Zolang je de drempel van €10.000 niet hebt bereikt, kun je Belgische btw toepassen op al je B2C-verkopen in de EU.
Het artikel over een webshop starten als bijberoep helpt je op weg bij het opstarten van je e-shop.
Lees zeker het artikel over belasting op e-commerce in België.
Heb je nog vragen? Chat met ons of stuur een e-mail naar support@accountable.eu, we helpen je graag verder.