Dans cet article, nous abordons l’ajout du planning (la disponibilité) pour chaque employé. Nous nous concentrons sur :
les horaires de travail standards,
les jours de travail supplémentaires,
les jours de maladie,
les jours de vacances.
De plus, nous montrons comment la disponibilité est visible dans le calendrier et dans le widget de rendez-vous en ligne.
Où puis-je configurer le planning ?
La disponibilité des employés peut être trouvée sous :
Compte > Disponibilité > onglet Planning de travail.
Sur cet écran, vous trouverez une vue d’ensemble du planning de travail et vous pouvez effectuer les actions suivantes pour chaque employé :
Configurer le planning fixe (disponibilité standard et pauses)
Ajouter des jours de vacances
Définir des jours et heures de travail supplémentaires
Indiquer des jours de maladie
Configurer le planning fixe
Les horaires de travail standard et les pauses font partie d’un planning fixe qui revient chaque semaine dans le calendrier.
Lors de la configuration du planning, vous devez définir :
une date de début,
pour chaque jour : une heure de début et de fin,
une ou deux pauses standard.
Ces pauses apparaîtront immédiatement dans le calendrier et peuvent être déplacées ou réduites.
Enfin, vous pouvez indiquer si ce planning est valable chaque semaine ou si l’employé travaille une semaine sur deux (choisissez alors semaines paires ou semaines impaires).
Ajout de vacances
Dans cette vue, vous pouvez également ajouter les jours de vacances d’un employé.
Il existe différents types de jours d’absence, mais seule l’option « Vacances » est déduite du solde d’heures de vacances de l’employé.
Les autres options (ex. absence longue durée, jour férié légal, etc.) sont uniquement destinées à la gestion administrative.
⚠️ Important : l’ajout des heures de vacances disponibles pour chaque employé se fait via la section Rôles du logiciel. (En savoir plus ici)
Jours supplémentaires
Vous pouvez indiquer des jours de travail supplémentaires au cas par cas, en plus du planning standard.
Exemple : un jour travaillé exceptionnellement en raison d’un jour férié.
Pour chaque jour supplémentaire, vous pouvez :
ajouter une pause (immédiatement visible dans le calendrier),
définir la manière dont ce jour doit être traité administrativement dans le système :
simple ajustement du planning,
temps pour temps,
ou paiement supplémentaire.
Indication des jours de maladie
La dernière action possible dans l’aperçu de disponibilité est l’ajout de jours de maladie.
Ce sont les jours où un employé est absent pour cause de maladie.
Vous pouvez, pour chaque jour, ajouter une raison (ex. grippe, accident, etc.), qui apparaîtra directement dans l’aperçu du planning de travail.
Comment ajouter une date de fin à un planning ?
Vous pouvez définir une date de fin de deux manières :
Lors de l’ajout d’un nouveau planning → la date de fin de l’ancien planning est automatiquement fixée.
Sur un planning fixe existant → par exemple si l’employé ne suit plus ce planning après une certaine date.
Dans ce cas, cliquez sur l’icône du calendrier en haut à droite de l’aperçu visuel.
Comment les heures sont-elles calculées et où trouver un aperçu ?
Les jours de vacances et de maladie sont calculés en fonction des dates de début et de fin.
Ces périodes sont comparées aux heures pendant lesquelles l’employé est censé être disponible.
➡️ Lorsque l’employé n’est pas disponible, ces heures ne sont pas attribuées aux vacances ou aux jours de maladie.
Vous pouvez consulter un aperçu :
des jours de vacances,
des jours de maladie,
et des jours supplémentaires,
sous l’onglet Statut des heures.
👉 Pour chaque collaborateur, un aperçu détaillé des totaux par type (vacances, maladie, jours supplémentaires) est disponible.
Ici, vous pouvez trouver pour chaque employé un aperçu détaillé de toutes les heures totales par sujet (vacances, maladie ou jours supplémentaires).
Où trouver un aperçu des congés ?
Sous l’onglet Congés, vous pouvez voir :
le nombre d’heures déjà prises par l’employé,
et le solde restant en fonction de son contrat.
Comment la disponibilité est-elle affichée ?
Dans le calendrier
La zone blanche correspond aux plages de disponibilité.
Si un employé ne travaille pas un jour donné, il n’apparaît pas dans le calendrier ce jour-là.
La zone grise correspond à la non-disponibilité.
Les vacances et jours de maladie sont affichés sous forme de blocs gris, avec la raison indiquée (ex. Vacances).
Dans le widget de rendez-vous en ligne
La disponibilité définie dans le calendrier est reprise pour proposer les créneaux disponibles.
➡️ Si un employé n’est pas disponible (absence, pause, vacances ou maladie), aucun créneau horaire n’apparaîtra dans le widget de réservation.
✉️ Si vous avez des questions sur le logiciel, n'hésitez pas à contacter l’équipe Aimy.