In dit artikel leggen we uit hoe je gebruik kunt maken van de agenda van Aimy. We zoomen in op het maken en wijzigen van afspraken, taken en afwezigheid.

Note: de agenda kun je alleen gebruiken als er medewerkers, beschikbaarheid en services (ook wel behandelingen) zijn aangemaakt.

Maken en wijzigen van een afspraak

Het maken van een afspraak kun je doen door op de agenda te klikken. Vervolgens komt er een pop-up waarin je boven via de tabs kunt kiezen tussen afspraak, taak, afwezig of pauze. Voor het maken van een afspraak kies je de tab “afspraak”.

Schermafbeelding_2021-07-02_om_09.55.55.png

Om een afspraak te maken dien je de volgende velden in te vullen (of worden automatisch ingevuld):

  1. Klantgegevens: vul hier de klantgegevens in. Wanneer de klant bekend is in het klantenbestand laat die automatisch de gegevens zien, anders dien je hier een nieuwe naam toe te voegen. Hier wordt ook aangegeven wanneer de laatste afspraak van de klant was. Let op! Met een e-mail kan een klant aangemaakt worden in het systeem of een bestaande klant worden gekoppeld. Zonder e-mail is het een inloopklant en wordt de klant niet opgeslagen in het systeem.

  2. Komt de klant specifiek voor een medewerker: wanneer die niet specifiek voor een medewerker komt zal dit getoond worden in de agenda. Hierdoor is het mogelijk om de afspraak te verplaatsen.

  3. Stuur notificaties: geef hier aan of je de klant notificaties wilt versturen. Bekijk hier hoe je deze notificaties kunt instellen.

  4. Notitie

  5. Afspraak gemaakt door: geef hier op wie de afspraak heeft ingepland.

  6. Datum: wordt overgenomen vanuit de agenda waarop je klikt. Dit kun je uiteraard altijd wijzigen. Ook kun je herhaal afspraken plannen.

  7. Geselecteerde medewerker: wordt automatisch op basis van de klik in de agenda ingevuld. Dit kun je natuurlijk altijd wijzigen.

  8. Voeg service toe: hier kun je meerdere services selecteren. Let op! Zorg altijd dat je voor een afspraak met meerdere behandelingen hier meerdere services selecteert, of een combinatie behandeling selecteert.

    • De medewerker wordt op basis van de klik in de agenda ingevuld. Dit kun je wijzigen via "selecteer medewerker".

    • De kleur van het kalender-icoontje geeft aan of de medewerker beschikbaar is (groen), bezet (rood) of dat er een maakt-niet-uit service gepland staat (oranje).

    • De tijden van de services worden ingevuld op basis van de werktijd van de behandeling en de mogelijke inwerktijd (ook wel tussentijd).

  9. Recente afspraak: hier kun je de laatste twee afspraken van de klant bekijken en deze direct kopieëren voor de nieuwe afspraak.

Na opslaan wordt de afspraak toegevoegd aan de agenda. De afspraak kun je bewerken door knip, kopieer en plak (rechter muisknop). Of door de afspraak aan te klikken en de afspraak te verwijderen of aan te passen. Als laatste kun je de afspraak in het dag- of weekoverzicht altijd schuiven door hem aangeklikt te houden en over de agenda heen te verschuiven.

Een taak toevoegen of wijzigen

Een taak kun je gebruiken voor werkzaamheden die genoemd dienen te worden (bijv. voor administratie) in de agenda en die ervoor zorgen dat de agenda geblokt wordt.

Het toevoegen van een taak doe je door op de agenda te klikken en voor de optie "taak" te kiezen. Voor taak toevoegen, geef je aan wat de naam van de taak is, hoe vaak het plaats vindt, de tijd en voor welke medewerker.

Een taak kan eenvoudig worden aangepast door op de taak te klikken en deze te slepen. Ook kun je de taak wijzigen en/of verwijderen door de taak te openen (op klikken) en daar de gegevens aan te passen. De rode button is om de taak te verwijderen.

Afwezigheid (out-of-office) toevoegen of wijzigen

Het is ook mogelijk om in de agenda een out-of-office toe te voegen. Dit kun je gebruiken als je eerder weg gaat, een aantal uur niet in de salon bent en/of als het een feestdag is.

Het toevoegen van een out-of-office doe je door op de agenda te klikken en "afwezig" te selecteren. De informatie die je kunt invullen is datum en tijd. Tevens dien je medewerker en mogelijk een notitie toe te voegen. Een out-of-office kun je in de agenda makkelijk slepen of verwijderen door op de rode button na klikken op out of office in de pop-up.

Pauze toevoegen of wijzigen

De laatste mogelijkheid in de agenda is het toevoegen van extra pauzes. Dit zijn pauzes die buiten de pauze in het standaardrooster vallen.

Het toevoegen van een pauze doe je door in de agenda te klikken en "pauze" te selecteren. Vervolgens vul je de datum van de pauze toe, de start- en eindtijd van de pauze, de medewerker voor wie de pauze ingeregeld dient te worden en eventueel een notitie. Wanneer je wilt dat de pauze herhaalt wordt, klik je op "herhaalt niet". In dit scherm kun je de "herhaling" aanpassen. Je kunt hier aangeven of je wilt dat de pauzes wekelijks of maandelijks worden herhaalt. Vul als laatst bij start- en einddag in voor welke periode de herhaling moet gelden.

Tutorial afspraak inplannen (nieuwe pop-up)

Heb je het antwoord gevonden?