In dit artikel leggen we uit hoe je gebruik kunt maken van de agenda van Aimy. We zoomen in op het maken en wijzigen van afspraken, taken en afwezigheid.
Let op! De agenda kun je alleen gebruiken als er medewerkers, beschikbaarheid en services (ook wel behandelingen) zijn aangemaakt.
Maken van een afspraak in de agenda
Het maken van een afspraak kun je doen door op de agenda te klikken. Vervolgens komt er een pop-up waarin je boven via het pijltje kunt kiezen tussen nieuwe afspraak, taak, pauze of out of office. Voor het maken van een afspraak kies je de optie “nieuwe afspraak”.
Om een afspraak te maken dien je de volgende velden in te vullen (of worden automatisch ingevuld):
Datum: wordt overgenomen vanuit de agenda waarop je klikt. Dit kun je uiteraard altijd wijzigen. Ook kun je herhaal afspraken plannen door op het herhaal-icoontje naast de datum te klikken.
Klant: vul hier de naam van de klant in. Wanneer de klant bekend is in het klantenbestand worden de gegevens automatisch getoond. Je kunt ook een nieuwe naam toevoegen aan het klantenbestand, door een naam in te voeren en op toevoegen te klikken. Nu kun je ook een telefoonnummer en e-mailadres invullen. Wanneer je alleen een afspraak wilt maken voor een "Walkin klant", kun je dit aanvinken. De klantgegevens worden dan niet opgeslagen in het systeem.
Bij de afspraak kun je nu ook verschillende labels vinden (zie afbeelding hierboven):
A: Klant met een abonnement
B: Aantal no-shows
C: Laatste keer dat klant afspraak had. Waarbij het eerste getal het aantal weken is en het tweede getal het aantal dagen.
Als een klant voor het eerst komt zal er een label "Nieuwe klant" getoond worden.
Dienst(en) toevoegen: hier kun je een of meerdere diensten selecteren. Let op! Zorg altijd dat je voor een afspraak met meerdere behandelingen hier meerdere services selecteert, of een combinatie behandeling selecteert. Je kunt dit doen door op de gewenste categorie te klikken of door via de zoekbalk een dienst op te zoeken. Aan de rechterkant zie je een overzicht van de geselecteerde diensten. Vervolgens klik je op "Toevoegen".
De behandeling is toegevoegd:
De medewerker wordt op basis van de klik in de agenda ingevuld. Dit kun je wijzigen door op het pijltje naar beneden te klikken aan de rechterkant en een andere medewerker te selecteren.
De kleur van het kalender-icoontje geeft aan of de medewerker beschikbaar is (groen), bezet (rood) of dat er een niet-specifiek-voor-deze-medewerker service gepland staat (oranje).
De tijden van de services worden ingevuld op basis van de werktijd van de behandeling en de mogelijke inwerktijd (ook wel tussentijd).
Wanneer een klant niet specifiek voor een medewerker komt kun je dit aangeven door het sterretje uit te vinken. (Wanneer een klant specifiek voor een medewerker komt zal dit getoond worden in de agenda via een slot-icoontje.)
Notitie: hier kun je ook eerder gemaakte notities terugvinden.
Geschiedenis: Hier kun je de laatste twee afspraken van de klant bekijken en deze direct kopieëren voor de nieuwe afspraak. (Let op; niet beschikbaar bij Walkin klanten)
Afspraak gemaakt door (optioneel): geef hier op wie de afspraak heeft ingepland.
Stuur notificaties: geef hier aan of je de klant notificaties wilt versturen. Bekijk hier hoe je deze notificaties kunt instellen.
Opslaan: de afspraak wordt toegevoegd in de agenda.
Hoe kan ik een afspraak wijzigen?
Een afspraak kun je via verschillende manieren bewerken:
Via de rechtermuisklik: door met een rechtermuisklik op een afspraak te kikken openen de volgende opties (zie afbeelding). Hier kun je snel een (deel van een) afspraak verwijderen, knippen en plakken of kopieren. Ook kun je snel een klant op aanwezig zetten, de afspraak specifiek maken voor een medewerker of de afspraak direct betalen.
Door de afspraak aan te klikken: een overzicht van de afspraak wordt getoond en via de knoppen "afspraak aanpassen" en "afspraak verwijderen" kun je wijzigingen maken.
Als laatste kun je de afspraak in het dag- of weekoverzicht altijd schuiven door hem aangeklikt te houden en over de agenda heen te verschuiven.
Een taak toevoegen of wijzigen
Een taak kun je gebruiken voor werkzaamheden die genoemd dienen te worden (bijv. voor administratie) in de agenda en die ervoor zorgen dat de agenda geblokt wordt.
Het toevoegen van een taak doe je door op de agenda te klikken en bovenin voor de optie "taak" te kiezen. Om een taak toe te voegen, geef je aan wat de naam van de taak is, de tijd, voor welke medewerker en eventueel hoe vaak het plaats vindt (herhaald). Ook kun je nog een notitie toevoegen aan de taak.
Een taak kan eenvoudig worden aangepast door de taak aangeklikt te houden en deze te slepen. Ook kun je de taak wijzigen en/of verwijderen door de rechtermuisklik.
Afwezigheid (out-of-office) toevoegen of wijzigen
Het is ook mogelijk om in de agenda een out-of-office toe te voegen. Dit kun je gebruiken als je eerder weg gaat, een aantal uur niet in de salon bent en/of als het een feestdag is.
Het toevoegen van een out-of-office doe je door op de agenda te klikken en "Out of Office" te selecteren. Om een Out of Office toe te voegen, geef je aan wat de naam van de afwezigheid is, de tijd, voor welke medewerker en eventueel hoe vaak het plaats vindt (herhaald). Ook kun je nog een notitie toevoegen aan de Out of Office.
Een Out of Office kan eenvoudig worden aangepast door hem aangeklikt te houden en deze te slepen. Ook kun je de taak wijzigen en/of verwijderen door de rechtermuisklik.
Pauze toevoegen of wijzigen
De laatste mogelijkheid in de agenda is het toevoegen van extra pauzes. Dit zijn pauzes die buiten de pauze in het standaardrooster vallen.
Het toevoegen van een pauze doe je door op de agenda te klikken en "Pauze" te selecteren. Om een pauze toe te voegen, geef je aan wat de tijden zijn en eventueel hoe vaak het plaats vindt (herhaald).