In dit artikel behandelen we het toevoegen van het rooster (de beschikbaarheid) per medewerker. We zoomen in op standaard werktijden, extra werkdagen, ziekte dagen en vakantie dagen. Tevens geven we aan hoe de beschikbaarheid zichtbaar wordt in de agenda en de online afspraken widget.
Algemeen overzicht
De beschikbaarheid voor de medewerkers kan terug worden gevonden onder Account > Beschikbaarheid (nieuw).
Team Overzicht: per week alle medewerkers die werken in de salon worden getoond
Medewerker overzicht:
Filter: dit kan worden gedaan op week / maand / jaar
Visueel: hier kan je zien wanneer iemand werkt, verlof en/of ziek is en wanneer iemand extra werkt of in een andere salon actief is
Opvoeren vast rooster / verlof / ziekte / vakantie
Uren overzicht: Hier kun je op medewerker niveau zien hoeveel contracturen een medewerker heeft, hoeveel uur gepland en gewerkt is en hoeveel vakantie/ziekte uren opgevoerd zijn.
Waar kan ik het rooster instellen?
Om een vast rooster in te stellen klik je links de juiste medewerker aan. In dit scherm vind je een totaaloverzicht van het rooster en kun je per medewerker de volgende acties uitvoeren:
Vast rooster (standaard beschikbaarheid en pauzes) instellen
Ziekte dagen opvoeren
Verlof (bijv. vakantie) dagen opvoeren
Extra uren opvoeren
Vast rooster instellen
De standaard werktijden en pauzes vallen onder een vast rooster, dat elke week (of om de week) terug komt in de agenda. Bij het instellen van het rooster dien je een startdatum van het rooster in te stellen. Per dag kun je aangeven wat de start- en eindtijd van het werken op een dag is. Tevens kun je per dag een (of meerdere) standaard pauze(s) toevoegen. Deze wordt direct zichtbaar in de agenda en is verschuifbaar (en kleiner te maken) in de agenda. Als laatst kun je nog aangeven of dit rooster voor iedere week geldt, of dat de medewerker om de week werkt (selecteer dan 2-wekelijks).
Ziekte dagen opvoeren
Ziektedagen geef je op via het tabje “Ziekte”. Hier voer je een start- en einddatum op (ook als het maar 1 dag is). Wanneer je voor meerdere aaneengesloten dagen ziekte opvoert en het vinkje “hele dag” selecteert, zullen alleen de ingeroosterde uren uit het rooster verrekend worden.
Vakantie opvoeren
In dit overzicht kan je ook de vakantie dagen van een medewerker opvoeren. Dit kunnen verschillende type vakantie dagen zijn. Alleen de optie "Vakantie" gaat van de vakantie uren af van een medewerker. De overige opties (Lange termijn afwezig, CAO feestdag etc.) zijn voor de administratie van de medewerker.
Let op! Het opvoeren van beschikbare vakantie uren per medewerker kan worden gedaan bij "rollen" in de software. Lees hier meer.
Extra dagen
Extra werkdagen geef je per dag op. Dit zijn extra dagen naast het standaard rooster. Denk hierbij aan een extra werkdag in verband met de feestdagen. Per extra werkdag kun je ook een pauze opvoeren die direct zichtbaar is in de agenda. Je kunt per extra dag aangeven hoe het administratief verwerkt moet worden in het systeem;
is het bijv. een wissel in het rooster, is het tijd voor tijd of moet de dag extra uitbetaald worden.
Hoe kan ik een einddatum toevoegen voor een rooster?
Een einddatum toevoegen kan je doen op twee manieren:
Wanneer je een nieuw rooster toevoegt, wordt de einddatum voor het huidige rooster automatisch toegevoegd.
Een eind datum vaststellen voor een vast rooster, omdat de medewerker daarna niet meer met een vast rooster werkt, kan gedaan worden via het kalender-icoontje rechtsboven in het visuele overzicht.
Hoe worden de uren berekend en waar kan ik een overzicht terugvinden van de opgevoerde uren?
De vakantie- en ziektedagen worden berekend op basis van de start- en einddatum. Dit wordt afgezet tegen de uren dat een medewerker beschikbaar is. Wanneer die niet beschikbaar is worden deze uren niet toegerekend aan opgenomen vakantie en/of ziekte uren.
Een overzicht van de vakantie-, ziekte- of extra dagen kun je terugvinden onder het tabje "Urenstatus".
Hier kun je per medewerker een uitgebreid overzicht terugvinden van alle totale uren per onderwerp (vakantie, ziekte of extra dagen).
Waar kan ik een overzicht van het verlof terugvinden?
Onder het tabje "Verlof" kun je precies zien hoeveel uren een medewerker op heeft genomen en nog tegoed heeft o.b.v. van haar/zijn contract.
Hoe wordt de beschikbaarheid getoond in de agenda en de online afspraken widget?
Agenda: beschikbaarheid is het witte gedeelte van de agenda. Wanneer een medewerker een dag niet werkt wordt die niet getoond op die specifieke dag. Niet-beschikbaar is het grijze gedeelte van de agenda. Vakantie- en ziekte dagen worden getoond door een grijs blok in de agenda. De reden, zoals bijv. "Vakantie" zal dan worden getoond in de agenda.
Online afspraken widget: de beschikbaarheid uit de agenda wordt overgenomen voor de verschillende tijdsloten dat een medewerker beschikbaar is in de online afspraken widget. Is een medewerker niet beschikbaar (geen beschikbaarheid en/of geblokt vanwege pauze, vakantie en/of ziekte) dan worden er voor die momenten geen tijdsloten getoond in de widget.
Heb je vragen over de software? Neem dan contact op met het team van Aimy.