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Neue Terminanfragen Deiner Online Buchung werden sowohl direkt im Kalender als auch im Notification Center angezeigt. Du kannst sie mit wenigen Mausklicks bestätigen oder ablehnen.
In diesem Artikel findest Du:
1. Eingehende Terminanfragen
Terminanfragen werden direkt im Notification Center angezeigt. Bei ungelesenen Anfragen erscheint rechts oben in der App das rote Glocken-Symbol.
Öffne das Notification Center mit einem Klick auf das Glocken-Symbol und wähle in der Seitenleiste "Terminanfragen" aus. Hier siehst Du alle Terminanfragen. Ungelesene Anfragen werden zusätzlich hervorgehoben und sind mit einem Blauen Punkt gekennzeichnet.
Klicke auf eine Anfrage um weitere Details (zB Datum, Behandlung, Patient, Kontaktdaten,...) zu sehen und die Anfrage anzunehmen bzw. abzulehnen.
Terminanfragen im Kalender
Zusätzlich werden Terminanfragen auch direkt im Kalender angezeigt. Ein Klick auf den angefragten Termin öffnet direkt das Fenster zum Annehmen bzw. Ablehnen des Termins.
Angefragte Termine (hier in grün) werden mit unterbrochener Umrandung und Info-Symbol direkt im Kalender angezeigt.
2. Terminanfrage annehmen oder ablehnen
Wähle eine Terminanfrage aus der Liste aus um weitere Details zu sehen.
Im Detailbereich einer Anfrage siehst Du:
Name & Kontaktdaten des Absenders | Diese Daten hat der Absender direkt beim Buchen des Termins eingetragen. Auch wenn es sich um einen Patienten handelt, der sich bereits in Deiner Kartei befindet, stammen die Kontaktdaten nicht aus der Patientenakte. |
Ausgewählte Behandlung |
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Gewünschtes Datum & Uhrzeit |
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Geplante Ressourcen | Der Therapeut, der bei der Online Buchung vom Absender ausgewählt wurde. Du kannst diesen Eintrag beliebig ändern und optional auch einen Behandlungsraum oder ein Gerät hinzufügen. |
Interne Notiz | Diese Notiz wird – wie gewohnt – in den Termindetails angezeigt. Sie dient ausschließlich internen Zwecken und wird dem Patienten nicht übermittelt. |
Annehmen / Ablehnen | Wähle aus, ob Du den Termin annehmen oder ablehnen möchtest. |
Terminanfrage annehmen
Klicke zunächst auf "Anfrage annehmen" um fortzufahren. Im nächsten Schritt schlägt Dir das System Patienten aus Deiner Kartei vor, die zu den angegebenen Kontaktdaten des Absenders passen.
ℹ️ Info: Verglichen werden hierbei der Name, E-Mail Adresse und die Versicherungsnummer des Absenders und Deiner bestehenden Patienten. |
Wähle einen der vorgeschlagenen Patienten aus oder klicke auf "Patient auswählen" um einen Patienten aus Deiner Kartei zu wählen, der sich nicht unter den Vorschlägen befindet.
Hat der Patient bei der Buchung eine andere Adresse angegeben, als jene, die bereits in der Patientenakte gespeichert ist, hast Du die Möglichkeit, diese zu aktualisieren. Das System weist Dich automatisch darauf hin:
Handelt es sich um einen gänzlich neuen Patienten, klickst Du einfach auf "Patient auswählen" und dort auf "Neuer Patient".
Bestätige Deine Auswahl mit einem Klick auf "Speichern & Termin bestätigen".
Die Terminanfrage ist jetzt bestätigt und der Termin wurde fix in Deinem Kalender eingetragen. Du siehst hier noch einmal alle Termindetails. Gleichzeitig hat der Patient auch eine Terminbestätigung per E-Mail erhalten.
⚠️ Wichtig: Die Terminbestätigung wird immer an die E-Mail Adresse gesendet, die der Patient bei der Buchung angegeben hat. Das ist auch dann der Fall, wenn in der Patientenakte eine andere Adresse gespeichert ist. |
Terminanfrage ablehnen
Klicke zunächst auf "Anfrage ablehnen" um fortzufahren. Im nächsten Schritt kannst Du dem Patienten noch eine persönliche Nachricht übermitteln. Diese wird zusammen mit der Info E-Mail zur Ablehnung übermittelt.
Bestätige Deine Eingabe bzw. die Ablehnung der Terminanfrage mit einem Klick auf "Anfrage ablehnen".
Die Terminanfrage ist jetzt abgelehnt und der vorübergehende Termin wurde aus Deinem Kalender entfernt. Du siehst hier noch einmal alle Termindetails. Gleichzeitig hat der Patient auch eine Terminablehnung per E-Mail erhalten.
⚠️ Wichtig: Die E-Mail wird immer an die Adresse gesendet, die der Patient bei der Buchung angegeben hat. |