Eine Ausgabe ist eine Eingangsrechnung, die in Deinem Unternehmen eingeht. Sie wird von Dritten (zB von einem Hersteller für Physiotherapie Zubehör) erstellt und ist an Dich gerichtet. Um für eine bessere Übersicht über Deine Finanzen zu sorgen, oder als Grundlage für eine Einnahmen/Ausgaben-Rechnung, lassen sich diese Ausgaben direkt in appointmed erfassen und auch exportieren.

In diesem Artikel findest Du:

  1. Ausgabe erstellen

  2. Bestehende Ausgabe bearbeiten

  3. Ausgabe löschen


1. Ausgabe erstellen

Klicke im Hauptmenü auf "Neu > Ausgabe" um das Fenster zum Erstellen eines neuen Belegs zu öffnen. Alternativ kannst Du auch in der Liste aller Ausgaben (im Menü "Verrechnung > Ausgaben") auf den Button "Ausgabe erfassen" klicken.

Mitarbeiter (= Aussteller des Belegs)

Wähle den Mitarbeiter aus, an den die Eingangsrechnung adressiert ist. Diese Auswahl kannst Du jederzeit ändern. Als Praxis Manager oder administrativer Mitarbeiter kannst Du hier zB auch Ausgaben für andere Mitarbeiter erstellen. Befindest Du Dich in einer Einzelpraxis, ist dieses Feld nicht sichtbar und alle Ausgaben werden automatisch Dir zugeordnet.

Rechnungsleger

Das ist der Absender der Eingangsrechnung. Neue Absender fügst Du direkt in der Auswahlliste über den Eintrag "Neuer Rechnungsleger" hinzu.

Bestehende Rechnungsleger lassen sich auch bearbeiten, indem Du mit der Maus über den Eintrag fährst und auf das Stift-Symbol am Ende der Zeile klickst.

Rechnungsnummer & Datum

Nach der Rechnungsnummer kannst Du später in der Liste aller Ausgaben suchen, sowie die Anzeige anhand des Datums eingrenzen.

Steuer & Währung

Wähle aus, ob die einzelnen Positionen der Rechnung inklusive (brutto) oder exklusive (netto) Umsatzsteuer ausgewiesen sind. Diese Information ist wichtig, damit das System den Nettobetrag, den Steueranteil und die Gesamtsumme der Rechnung korrekt berechnen kann.

ℹ️ Info: Änderst Du diese Einstellung nachdem bereits Positionen eingetragen wurde, werden diese entsprechend neu berechnet, ohne die Gesamtsumme der Rechnung zu beeinflussen

Positionen hinzufügen / entfernen

Trage in das Feld "Bezeichnung" den Titel der Rechnungszeile (zB "Therabänder") ein. Trage dann den Preis der Position (entsprechend Deiner Auswahl vorhin, mit oder ohne Steueranteil) ein und gib an, wie hoch der Steueranteil ist.

Mit einem Klick auf "weitere Position hinzufügen" kannst Du beliebig viele Positionen zu einer Rechnung hinzufügen.

Klickst Du auf "Position entfernen" unterhalb einer (zusätzlichen) Position, wird diese von der Rechnung entfernt. ⚠️ Wichtig: Diese Aktion kann nach dem Speichern der Rechnung nicht rückgängig gemacht werden.

Hinweise für den Steuerberater

Diese optionale Information kann bei Bedarf eingetragen werden. Sie ist auch Teil des Datenexports und kann bei der Kommunikation mit Deinem Steuerberater hilfreich sein.

Zahlungsbeleg / Rechnung

Klicke auf den "Datei auswählen" Button im rechten Teil des Fensters oder zieh die gewünschte Datei einfach via Drag & Drop auf die graue Fläche um einen Zahlungsbeleg zur Ausgabe hinzuzufügen.

ℹ️ Info: Die Datei kann das Format PDF, JPG oder PNG haben und darf maximal 100 MB groß sein.

Speichern & Ausgabe erfassen

Sobald Du alle Pflichtfelder eingetragen hast, musst Du nur noch auf "Speichern" klicken, um die Ausgabe endgültig zu erfassen.

Mit einem Klick auf "Speichern & weitere Ausgabe erfassen" wird die Ausgabe erfasst und gleich ein neues Fenster zum Eintragen einer weiteren Ausgabe geöffnet. So sparst Du Klicks, wenn Du mehrere Rechnungen hintereinander eintragen möchtest.


2. Bestehende Ausgabe bearbeiten

Bewege die Maus in der Liste aller Ausgaben auf die Zeile der Leistung, die Du bearbeiten möchtest. Klicke am Ende der Zeile erst auf das "..."-Symbol und dann auf "Details anzeigen", um die Detailansicht zu öffnen.

In dieser Ansicht kannst Du alle Details einer Ausgabe bearbeiten und beliebig verändern. Vergiss nicht, am am Ende alle Änderungen mit einem Klick auf den "Speichern" Button zu bestätigen.


3. Ausgabe löschen

Eine Ausgabe lässt sich auf zwei Arten löschen:

  • Öffne die Detailansicht einer Aufgabe und klicke dort auf "Ausgabe löschen".

  • Bewege die Maus in der Liste aller Ausgaben auf die Zeile der Leistung, die Du löschen möchtest. Klicke am Ende der Zeile erst auf das "..."-Symbol und dann auf "Löschen".

⚠️ Wichtig: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.

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