Ort | Hauptmenü → Verrechnung → Ausgaben |
Zugriff | Alle Benutzer |
In diesem Artikel findest Du:
1. Die Auflistung all Deiner Ausgaben
Die Tabelle zeigt Dir alle Ausgaben an. Diese sind nach Datum, absteigend sortiert (die neueste Ausgabe befindet sich ganz oben). Du kannst diese Sortierung umkehren (älteste Ausgabe ganz oben) indem Du auf die Spaltenüberschrift "Datum" klickst. Der kleine Pfeil neben dem Titel zeigt Dir die aktuelle Sortierreihenfolge an.
Ein Info-Text über der Tabelle zeigt an, wie viele Rechnungen sich insgesamt in Deinem System befinden.
Folgende Spalten werden Dir in der Tabelle angezeigt:
Datum: Das von Dir festgelegte Datum der Ausgabe bzw. Rechnung. Mit einem Klick gelangst Du direkt in die Detailansicht.
Rechnungsleger: Der Absender der Ausgabe/Rechnung.
Belegnummer: Die Nummer der Ausgabe/Rechnung.
Mitarbeiter: Der Mitarbeiter, der die Ausgabe/Rechnung im System erstellt hat.
Betrag: Der Brutto-Betrag der Ausgabe/Rechnung und die ausgewählte Währung.
2. Funktionen für einzelne Ausgaben
Wenn Du mit der Maus über eine Zeile in der Ausgabenliste fährst, erscheint am Ende der Zeile das "..."-Symbol.
Nach einem Klick auf das Symbol erscheint ein Menü mit folgenden Optionen:
Details ansehen: Öffne die Detailansicht der Ausgabe.
Ausgabe duplizieren: Lege eine Kopie der Ausgabe mit neuem Datum an.
Beleg herunterladen: Speichere die angehängte Datei (zB das PDF der Rechnung) auf der Festplatte.
Löschen: Lösche die Ausgabe aus Deinen Aufzeichnungen. ⚠️ Wichtig: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Ausgaben suchen
Über der Ausgabenliste befindet sich das Suchfeld für Ausgaben. Du kannst nach folgenden Daten einer Ausgabe suchen:
Rechnungsleger: Es ist möglich auch nach Teilen der Bezeichnung zu suchen. So liefert eine Suche nach "Gebäude" auch Einträge mit den Namen "Gebäudereinidung" oder "Gebäudeverwaltung".
Belegnummer: Auch eine Suche nach Teilen der Belegnummer ist möglich.
Nach dem Eingeben des Suchbegriffs wird die Liste automatisch aktualisiert und nur noch Einträge angezeigt, die dem Suchkriterium entsprechen.
Eine Info-Leiste zeigt Dir zusätzlich an, dass gerade ein Filter aktiv ist und derzeit nicht alle Ausgaben angezeigt werden. Mit einem Klick auf "Filter deaktivieren" wird die Suche zurückgesetzt und es werden wieder alle Einträge angezeigt.
4. Ausgaben filtern
Neben der Suche, lassen sich in der Seitenleiste Ausgaben auch nach bestimmten Kriterien filtern:
Filter nach Mitarbeiter: Es werden nur Ausgaben angezeigt, die dem ausgewählten Mitarbeiter zugewiesen wurden.
Filter nach Zeitraum: Es werden nur Ausgaben angezeigt, bei denen das Datum innerhalb des ausgewählten Zeitraums liegt. Wenn Du nur das "von Datum" auswählst, werden alle Ausgaben ab diesem Datum angezeigt. Wählst Du nur das "bis Datum" aus, werden alle Ausgaben bis zu diesem Datum angezeigt.
ℹ️ Info: Diese Filter werden mit der Suche kombiniert, sollte ebenfalls ein Suchbegriff eingetragen sein. |
5. Ausgaben exportieren
Klicke auf den Button "Daten exportieren", über der Ausgabenliste. Bestätige den Export noch einmal im folgenden Fenster damit er für Dich vorbereitet wird. Du erhältst eine E-Mail mit einem Download Link, sobald der Export zur Verfügung steht. Das dauert je nach Anzahl der Ausgaben wenige Minuten bis zu einigen Stunden.
ℹ️ Info: Der Export von Ausgaben berücksichtigt alle aktiven Such- und Filtereinstellungen. Es werden nur jene Ausgaben exportiert, die den aktuell eingestellten Kriterien entsprechen. |
Inhalt des Exports
Eine .csv Datei mit allen Details der einzelnen Ausgaben, die Du zB in Excel zu öffnen oder an Deinen Steuerberater weiterleiten kannst. Dabei wird für jede Position auf einer Rechnung ein eigener Eintrag erstellt.
Die .csv Datei enthält folgende Informationen / Spalten:
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Rechnungsleger
Bezeichnung
Netto
Steuersatz
Steueranteil
Gesamt
Währung
Mitarbeiter
Notiz
Datei
Zusätzlich befindet sich im exportierten Archiv der Ordner "files", der alle hochgeladenen Rechnungen (zB PDF Dateien) enthält.