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In diesem Artikel findest Du:
1. Liste aller Ausgaben
Die Tabelle zeigt Dir alle Ausgaben an. Diese sind entweder nach Datum oder Belegnummer sortiert. Die Reihenfolge der Sortierung kannst Du ändern, indem Du auf die jeweilige Spaltenüberschrift klickst.
Der Platzhalter im Suchfeld zeigt an, wie viele Rechnungen sich insgesamt in Deinem System befinden bzw. auf Basis des aktuell eingestellten Filters angezeigt werden.
Belegnummer | Die Nummer der Ausgabe/Rechnung. Mit einem Klick gelangst Du direkt in die Detailansicht. |
Rechnungsleger | Der Absender der Ausgabe/Rechnung. |
Konto | Das Verrechnungskonto zum einfachen Kategorisieren von Ausgaben/Rechnungen. |
Daum | Das von Dir festgelegte Datum der Ausgabe/Rechnung. |
Mitarbeiter | Der Mitarbeiter, der die Ausgabe/Rechnung im System erstellt hat, oder manuell zugewiesen wurde. |
Betrag | Der Brutto-Betrag der Ausgabe/Rechnung und die ausgewählte Währung. |
Bezahlt / Beleg | Info zum Zahlungsstatus der Ausgabe/Rechnung und ob eine Rechnung oder ein Zahlungsbeleg als Datei vorhanden sind. |
2. Funktionen für einzelne Ausgaben
Bewege die Maus über die Zeile mit der gewünschten Ausgabe und klicke auf das "..."-Symbol am Ende der Zeile, um das Kontextmenü zu öffnen.
Im Kontextmenü findest Du folgende Optionen:
Details ansehen: Öffne die Detailansicht der Ausgabe.
Ausgabe duplizieren: Lege eine Kopie der Ausgabe mit neuem Datum an. Der Zahlungsstatus und hochgeladene Belege werden dabei nicht kopiert.
Beleg herunterladen: Speichere die angehängte Datei (zB das PDF der Rechnung) auf der Festplatte.
Löschen: Lösche die Ausgabe aus Deinen Aufzeichnungen. ⚠️ Wichtig: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.
3. Ausgaben suchen
Im Suchfeld über der Ausgabenliste kannst Du nach folgenden Eigenschaften einer Ausgabe suchen:
Rechnungsleger: Es ist möglich auch nach Teilen der Bezeichnung zu suchen. So liefert eine Suche nach "Gebäude" auch Einträge mit den Namen "Gebäudereinidung" oder "Gebäudeverwaltung".
Belegnummer: Auch eine Suche nach Teilen der Belegnummer ist möglich. Bitte beachte, dass die Suche zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidet!
Nach dem Eingeben des Suchbegriffs wird die Liste automatisch aktualisiert. Es werden nur noch Einträge angezeigt, die dem Suchkriterium entsprechen.
Eine Info-Leiste zeigt Dir zusätzlich an, dass gerade ein Filter aktiv ist und derzeit nicht alle Ausgaben angezeigt werden. Mit einem Klick auf "Filter deaktivieren" wird die Suche zurückgesetzt und es werden wieder alle Einträge angezeigt.
4. Ausgaben filtern
In der Seitenleiste lassen sich in der Seitenleiste Ausgaben auch nach bestimmten Kriterien filtern:
Filter nach Mitarbeiter: Es werden nur Ausgaben angezeigt, die dem ausgewählten Mitarbeiter zugewiesen wurden.
Filter nach Zeitraum: Es werden nur Ausgaben angezeigt, bei denen das Datum innerhalb des ausgewählten Zeitraums liegt. Wenn Du nur das "von Datum" auswählst, werden alle Ausgaben ab diesem Datum angezeigt. Wählst Du nur das "bis Datum" aus, werden alle Ausgaben bis zu diesem Datum angezeigt.
Bezahlte/Unbezahlte anzeigen: Wähle aus, ob Du nur bezahlte oder unbezahlte Ausgaben sehen möchtest.
ℹ️ Info: Diese Filter werden mit der Suche kombiniert, sollte ebenfalls ein Suchbegriff eingetragen sein.
5. Ausgaben exportieren
Klicke auf den Button "Daten exportieren", über der Ausgabenliste. Bestätige den Export noch einmal im folgenden Fenster damit er für Dich vorbereitet wird. Du erhältst eine E-Mail mit einem Download Link, sobald der Export zur Verfügung steht. Das dauert je nach Anzahl der Ausgaben wenige Minuten bis zu einigen Stunden.
ℹ️ Info: Der Export von Ausgaben berücksichtigt alle aktiven Such- und Filtereinstellungen. Es werden nur jene Ausgaben exportiert, die den aktuell eingestellten Kriterien entsprechen.
Sobald der Export fertiggestellt ist, wird er Dir per E-Mail zugestellt. Gleichzeitig siehst Du rechts oben am Bildschirm eine entsprechende Nachricht. Mit einem Klick auf "Details anzeigen" öffnet sich der Bereich Systemnachrichten im Notification Center, wo Du die Daten ebenfalls downloaden kannst.
Inhalt des Exports
Eine .csv Datei mit allen Details der einzelnen Ausgaben, die Du zB in Excel zu öffnen oder an Deinen Steuerberater weiterleiten kannst. Dabei wird für jede Position auf einer Rechnung ein eigener Eintrag erstellt.
Die .csv Datei enthält folgende Informationen / Spalten:
Rechnungsdatum
Rechnungsnummer
Rechnungsleger
Bezeichnung
Netto
Steuersatz
Steueranteil
Gesamt
Währung
Mitarbeiter
Verrechnungskonto (Ziffer)
Verrechnungskonto (Name)
Bezahlt am
Bezahlt mit
Notiz
Datei
Zusätzlich befindet sich im exportierten Archiv der Ordner "files", der alle hochgeladenen Rechnungen (zB PDF Dateien) enthält.