Eine Gutschrift ist eine Eingangsrechnung mit negativer Summe, die in Deinem Unternehmen eingeht. Das sind zB Rückerstattungen, wenn Du einen Einkauf stornierst. Zusätzlich zu normalen Rechnungen, kannst Du auch Gutschriften direkt in appointmed erfassen und gemeinsam exportieren.
In diesem Artikel findest Du:
1. Gutschrift erfassen
Klicke im Hauptmenü auf "Neu → Ausgabe" um das Fenster zum Erstellen einer neuen Eingangsrechnung zu öffnen. Alternativ kannst Du auch in der Liste aller Ausgaben (im Menü "Verrechnung → Ausgaben") auf den Button "Ausgabe erfassen" klicken.
Das Erfassen der Rechnungsmerkmale einer Gutschrift gestaltet sich gleich, wie das Erfassen einer regulären Eingangsrechnung. Details dazu findest Du im verlinkten Artikel. Hier findest Du eine Zusammenfassung der wichtigsten Merkmale:
Mitarbeiter | Wähle den Mitarbeiter aus, an den die Rechnung adressiert ist. Diese Auswahl kannst Du jederzeit ändern. Als Praxis-Manager oder administrativer Mitarbeiter kannst Du hier zB auch Ausgaben für andere Mitarbeiter erstellen. Befindest Du Dich in einer Einzelpraxis, ist dieses Feld nicht sichtbar und alle Ausgaben werden automatisch Dir zugeordnet. |
Rechnungsleger | Das ist der Absender der Eingangsrechnung. Neue Absender fügst Du direkt in der Auswahlliste über den Eintrag "Neuer Rechnungsleger" hinzu. |
Verrechnungskonto | Wähle ein bestehendes Rechnungskonto aus, um die Ausgabe zu kategorisieren. Das vereinfacht die Buchhaltung und spart Deinem Steuerberater wertvolle Zeit. |
Rechnungsnummer & Datum | Nach der Rechnungsnummer kannst Du später in der Liste aller Ausgaben suchen, sowie die Anzeige anhand des Datums eingrenzen. |
Steuer & Währung | Wähle aus, ob die einzelnen Positionen der Rechnung inklusive (brutto) oder exklusive (netto) Umsatzsteuer ausgewiesen sind. Diese Information ist wichtig, damit das System den Nettobetrag, den Steueranteil und die Gesamtsumme der Rechnung korrekt berechnen kann. |
Positionen hinzufügen / entfernen | Trage in das Feld "Bezeichnung" den Titel der Rechnungszeile ein. Trage dann den Preis – bei einer Gutschrift ist das ein negativer Betrag – der Position ein und gib an, wie hoch der Steueranteil ist.
Klickst Du auf "Position entfernen" unterhalb einer (zusätzlichen) Position, wird diese von der Rechnung entfernt. ⚠️ Wichtig: Diese Aktion kann nach dem Speichern der Rechnung nicht rückgängig gemacht werden. |
Optionale Hinweise | Diese optionalen Informationen können bei Bedarf eingetragen werden. Sie sind auch Teil des Datenexports und können bei der Kommunikation mit Deinem Steuerberater hilfreich sein: Zahlungsdatum, Zahlungsart, Notiz. |
Gutschrift hochladen | Klicke auf den "Datei auswählen" Button im rechten Teil des Fensters oder zieh die gewünschte Datei einfach via Drag & Drop auf die graue Fläche um einen Zahlungsbeleg zur Ausgabe hinzuzufügen. |
Mit einem Klick auf "Speichern & weitere Ausgabe erfassen" wird die Gutschrift erfasst und gleich ein neues Fenster zum Eintragen einer weiteren Ausgabe geöffnet.
2. Bestehende Gutschrift bearbeiten
Bewege die Maus in der Liste aller Ausgaben auf die Zeile der Leistung, die Du bearbeiten möchtest. Klicke am Ende der Zeile erst auf das "..."-Symbol und dann auf "Details anzeigen", um die Detailansicht zu öffnen.
In dieser Ansicht kannst Du alle Details einer Ausgabe bearbeiten und beliebig verändern. Vergiss nicht, am am Ende alle Änderungen mit einem Klick auf den "Speichern" Button zu bestätigen.
3. Gutschrift duplizieren
Bewege die Maus in der Liste aller Ausgaben auf die Zeile der Eingangsrechnung, die Du duplizieren möchtest. Klicke am Ende der Zeile erst auf das "..."-Symbol und dann auf "Ausgabe duplizieren".
Im nächsten Schritt wirst Du nach einem Datum für die neue, duplizierte Gutschrift gefragt. Sobald Du dieses gesetzt hast, wird eine Kopie der Gutschrift mit allen enthaltenen Positionen angelegt und kann danach weiter bearbeitet werden.
ℹ️ Info: Zur Gutschrift hochgeladene Dateien und der Zahlungsstatus werden nicht kopiert und sind somit nicht Teil der duplizierten Ausgabe.
4. Gutschrift löschen
Eine Gutschrift lässt sich auf zwei Arten löschen:
Öffne die Detailansicht einer Aufgabe und klicke dort auf "Ausgabe löschen".
Bewege die Maus in der Liste aller Ausgaben auf die Zeile der Eingangsrechnung, die Du löschen möchtest. Klicke am Ende der Zeile erst auf das "..."-Symbol und dann auf "Löschen".
⚠️ Wichtig: Diese Aktion kann nicht rückgängig gemacht werden.