🟢 Das Wichtigste zuerst
Schnellantwort zum häufigsten Fall: Du willst einen Termin auf eine andere Mitarbeiterin legen? Dafür musst du nicht stornieren. Das geht über „Bearbeiten" (Stift-Symbol) im Termin – siehe Abschnitt „Termin auf eine andere Mitarbeiterin umbuchen".
Dieser Artikel erklärt dir transparent und praxisnah, wie Stornierungen und Terminverschiebungen bei Beautinda funktionieren und welche Einstellungsmöglichkeiten du als Salon hast.
1. Standard‑Stornierungsregel (systemseitig)
Standardmäßig gilt bei Beautinda:
Kund:innen können Termine bis 24 Stunden vor Terminbeginn selbst stornieren oder verschieben.
Innerhalb von 24 Stunden vor dem Termin ist keine Online‑Stornierung oder ‑Verschiebung mehr möglich.
Erfolgt eine Stornierung rechtzeitig, wird eine ggf. bereits geleistete Zahlung automatisch erstattet und ist in der Regel nach wenigen Werktagen auf dem Konto.
Diese Regel gilt automatisch für alle Salons und Dienstleistungen – sofern du nichts weiter einstellst.
2. Termine ändern (intern)
Du kannst als Salon jeden Termin jederzeit selbst:
auf eine andere Uhrzeit verschieben
auf eine andere Mitarbeiterin umbuchen
stornieren (inkl. Rückerstattung, falls bezahlt)
Wer wird informiert?
Das hängt davon ab, woher der Termin stammt:
Online-Buchungen: Vor dem Speichern erscheint ein Bestätigungsdialog. Bestätigst du, wird der Kunde per E-Mail über die Änderung informiert.
Manuell angelegte Termine und Blockzeiten: werden direkt gespeichert, ohne Benachrichtigung.
⚠️ Gutschein oder Rabatt im Termin: Hat eine Buchung einen Gutschein oder Rabatt, weist der Bestätigungsdialog darauf hin, dass dieser bei der Änderung entfernt wird. Lies den Dialog aufmerksam, bevor du bestätigst.
Termin auf eine andere Mitarbeiterin umbuchen
Eine Kollegin ist krank, im Urlaub oder ausgelastet und der Termin soll zu jemand anderem? Das geht – nur nicht über den Button, den die meisten zuerst probieren.
⚠️ Du musst dafür nicht stornieren. Eine Stornierung löst je nach Einstellung eine Erstattung aus und dein Kunde bekommt eine Storno-Nachricht – obwohl der Termin ja stattfindet. Das ist nicht nötig.
Funktion | Was sie kann |
Verschieben / Umlegen | ändert nur die Uhrzeit – bei derselben Mitarbeiterin |
Bearbeiten (Stift-Symbol) | ändert Mitarbeiterin – und bei Bedarf gleich die Uhrzeit mit |
So geht's
Öffne den Termin im Kalender.
Wähle „Bearbeiten" (Stift-Symbol).
Wechsle oben die Mitarbeiterin – bei Bedarf passt du hier direkt auch die Uhrzeit an.
Speichern.
Bei Online-Buchungen erscheint vor dem Speichern der Bestätigungsdialog, und dein Kunde wird über die Änderung informiert. Details: „Wer wird informiert?" weiter oben.
💡 Nur die Online-Verschiebung durch deine Kund:innen ist auf dieselbe Mitarbeiterin beschränkt. Du als Salon bist das nicht.
3. Stornierung & Verschiebung durch Kund:innen
Damit Kund:innen selbst aktiv werden können, müssen sie sich in ihre Buchungsübersicht einloggen.
Dort können sie – abhängig von deinen Einstellungen – den Termin:
verschieben oder
stornieren
Nach jeder Aktion erfolgt automatisch eine Benachrichtigung per E‑Mail.
4. Strenge Stornierungsregeln für einzelne Dienstleistungen
Für bestimmte Services (z. B. Schulungen, PMU, aufwendige Behandlungen) kannst du strengere Stornierungsregeln aktivieren.
So funktionieren strenge Stornierungsregeln:
Kund:innen haben maximal 14 Tage Zeit, um den Termin zu stornieren oder zu verschieben.
Liegt der Termin weniger als 30 Tage in der Zukunft, ist keine Online‑Stornierung oder ‑Verschiebung mehr möglich.
Innerhalb dieses Zeitraums muss sich der Kunde direkt bei dir melden.
⚠️ Hinweis: Zu strenge Regeln können Kund:innen abschrecken. Wir empfehlen diese Option nur dann zu aktivieren, wenn:
dir durch kurzfristige Absagen echte Kosten entstehen oder
du bereits frühzeitig mit der Vorbereitung beginnst.
5. Eigene AGB & individuelle Stornobedingungen
Du hast zusätzlich die Möglichkeit, eigene AGB zu hinterlegen.
Das kannst du einstellen:
Einen AGB‑Link in den Einstellungen hinterlegen
Anzeige deiner AGB direkt während der Online‑Buchung
Optional: die systemseitige 24‑Stunden‑Stornierung deaktivieren
👉 In diesem Fall können Kund:innen gar nicht mehr selbst online stornieren oder verschieben und müssen sich direkt bei dir melden.
Wichtig zu wissen:
Eigene AGB‑Regeln können nicht technisch automatisiert auf Buchungen angewendet werden.
Die Durchsetzung erfolgt manuell (z. B. über Kommunikation mit dem Kunden).
Beautinda erstellt keinen AGB‑Link für dich. Du hinterlegst deine eigenen AGB selbst – beim Zahllink lädst du sie direkt hoch (dort sind sie sogar Pflicht).
6. Sonderfälle & wichtige Hinweise
Termine, die du selbst manuell eingetragen hast, können von Kund:innen nicht selbst storniert oder verschoben werden.
Das System prüft bei einer Online‑Verschiebung immer die Verfügbarkeit desselben Mitarbeiters.
Eine Online‑Verschiebung durch den Kunden auf einen anderen Mitarbeiter ist nicht möglich. Du als Salon kannst die Mitarbeiterin dagegen jederzeit über „Bearbeiten" wechseln – siehe Abschnitt „Termin auf eine andere Mitarbeiterin umbuchen".
7. Zusammenfassung
Einstellung | Wirkung |
Standardregel | Stornierung/Verschiebung bis 24 h vorher |
Strenge Stornoregeln | Nur begrenzter Zeitraum, danach keine Online‑Storno |
Eigene AGB | Individuelle Regeln, manuelle Durchsetzung |
Online‑Storno deaktiviert | Kunde muss dich direkt kontaktieren |
Wenn du unsicher bist, welche Einstellung für deinen Salon sinnvoll ist, sprich uns gerne an – wir helfen dir bei der Konfiguration.
Warum können meine Kund:innen nicht stornieren oder verschieben?
Wenn Kund:innen angeben, dass sie einen Termin nicht selbst stornieren oder verschieben können, liegt das in den meisten Fällen an einer der folgenden Einstellungen:
1. System‑Stornoregeln (24‑Stunden‑Regel) deaktiviert
Wenn du eigene AGB hinterlegt hast, kannst du zusätzlich festlegen, ob die systemseitige 24‑Stunden‑Regel von Beautinda gelten soll.
Ist das Häkchen deaktiviert, können Kund:innen keine Termine mehr selbst stornieren oder verschieben.
In diesem Fall wird der Kundin/dem Kunden angezeigt, dass er/sie direkt Kontakt mit dem Salon aufnehmen muss.
👉 Prüfen: Menü → Onlinebuchung → AGB & Stornierung
2. Strenge Stornoregeln für eine Dienstleistung aktiviert
Für einzelne Services können strenge Stornoregeln aktiviert sein.
Das bedeutet:
Kund:innen haben maximal 2 Wochen Zeit, um zu stornieren oder zu verschieben
Liegt der Termin weniger als 30 Tage in der Zukunft, ist keine Online‑Stornierung oder ‑Verschiebung mehr möglich
👉 Prüfen:
Öffne die jeweilige Dienstleistung
Kontrolliere, ob „Strengere Stornoregeln" aktiviert sind
3. Termin wurde manuell vom Salon angelegt
Termine, die manuell vom Salon erstellt wurden, können von Kund:innen nicht selbst storniert oder verschoben werden
Auch hier wird der Kunde darauf hingewiesen, sich direkt an den Salon zu wenden
Checkliste zur Fehlersuche
Wenn Kund:innen nicht stornieren können, prüfe bitte:
Gilt die systemseitige 24‑Stunden‑Regel noch?
Sind strenge Stornoregeln für den gebuchten Service aktiv?
Wurde der Termin vom Kunden selbst oder manuell vom Salon erstellt?
In über 90 % der Fälle liegt es an einer dieser Einstellungen.
Wie kann ich einen Termin verschieben oder stornieren?
Klicke auf den entsprechenden Termin.
Wähle die Option „Termin verschieben" oder „Termin stornieren".
Bei Online-Buchungen erscheint vor dem Speichern ein Bestätigungsdialog – bestätigst du, wird dein Kunde per E-Mail über die Änderung informiert. Manuell angelegte Termine und Blockzeiten werden ohne Benachrichtigung gespeichert.
Schneller geht es direkt im Kalender: Halte den Termin gedrückt und zieh ihn an die neue Position. Die Dauer änderst du über den Griff am unteren Rand des Termins.
⚠️ Achtung: „Verschieben" bzw. „Umlegen" ändert nur die Uhrzeit – die Mitarbeiterin bleibt dieselbe. Für einen Mitarbeiterwechsel nutzt du „Bearbeiten" (Stift-Symbol) – siehe Abschnitt „Termin auf eine andere Mitarbeiterin umbuchen".
Wie funktioniert die Verschiebung oder Stornierung für deine Kunden?
Damit ein Kunde einen Termin verschieben oder stornieren kann, muss er sich in die Buchungsübersicht einloggen. Dort ist die Aktion möglich. Über eine Stornierung/Verschiebung wirst du umgehend per Mitteilung und E-Mail benachrichtigt.
Weiterhin gelten folgende Regeln für den Kunden:
Ein Kunde kann bis zu 24 Stunden vor Terminbeginn stornieren oder verschieben.
Bei Behandlungen mit strengen Stornoregeln haben Kunden maximal 2 Wochen Zeit, um den Termin zu stornieren oder zu verschieben. Liegt der Terminzeitpunkt in weniger als 30 Tagen, ist keine Stornierung/Verschiebung mehr möglich.
Der zu verschiebende Termin muss in der Zukunft liegen.
Während der Online-Verschiebung wird die Verfügbarkeit des Mitarbeiters geprüft, der aktuell mit dem Termin verknüpft ist. Ein Termin kann vom Kunden nicht online auf einen anderen Mitarbeiter verschoben werden.
Bei Terminen, die du selbst eingetragen hast, kann der Kunde den Termin nicht einfach stornieren oder verschieben. Hierzu bekommt er den Hinweis, dass er sich an dich wenden muss.
Was passiert, wenn der Kunde bereits eine Zahlung vorgenommen hat?
Falls der Kunde bereits eine Zahlung vorgenommen hat und der Termin storniert wird, wird die Rückerstattung automatisch ausgelöst und ist in der Regel nach wenigen Werktagen auf dem Konto des Kunden.
Erstattest du selbst als Salon, musst du nicht immer den vollen Betrag zurückzahlen: Online bezahlte Termine kannst du auch teilweise erstatten – zum Beispiel, wenn nur eine von mehreren gebuchten Behandlungen ausfällt. 👉 Zahlungen teilweise erstatten (Teilerstattung)
💬 Du kommst nicht weiter? Schreibe uns im Chat – alternativ erreichst du uns unter service@beautinda.de.