🟢 Das Wichtigste in 30 Sekunden

Wenn ein Kunde nicht zum Termin erscheint, markierst du ihn in Beautinda als No-Show:

Buchung anklicken
„Kunde ist nicht erschienen" wählen
Entscheiden, ob du eine geleistete Zahlung erstattest oder einbehältst

Die Buchung wird gekennzeichnet und automatisch in deiner Steuerübersicht berücksichtigt.

💰 Du willst eine Ausfallrechnung an den Kunden schicken? Siehe Abschnitt „Ausfallrechnung & Inkasso" weiter unten.

📝 So meldest du einen No-Show

Klicke auf die relevante Buchung
Suche die Option „Kunde ist nicht erschienen" und klicke darauf
Du wirst gefragt, ob du bereits bezahltes Geld zurückerstatten möchtest
Klicke auf den finalen Button „Kunde ist nicht erschienen"

📊 Was passiert, nachdem ein No-Show gemeldet wurde?

Nachdem du einen No-Show gemeldet hast, wird die Buchung als solche gekennzeichnet und in deiner Steuerübersicht berücksichtigt.

💰 Ausfallrechnung & Inkasso – Schritt-für-Schritt

Wenn ein Kunde ohne rechtzeitige Stornierung nicht erscheint, hast du grundsätzlich einen Anspruch auf Ausfallentschädigung – vorausgesetzt, deine AGB und Stornofristen waren bei der Buchung klar kommuniziert.

Stufe 1: Erinnerung mit klarer Kommunikation

Schicke dem Kunden binnen 2-3 Tagen eine freundliche, aber bestimmte Nachricht – per E-Mail oder WhatsApp
Erkläre: Termin nicht wahrgenommen, nicht rechtzeitig storniert, daher entstandene Ausfallkosten
Biete eine kulante Lösung an: z. B. neuer Termin mit Anzahlung, oder Ausgleich der Ausfallpauschale (in der Regel 50-100 % des Behandlungspreises, je nach AGB)

Vorlage:
„Hallo [Name], leider haben wir dich heute nicht in unserem Salon gesehen – schade! Da der Termin nicht rechtzeitig storniert wurde, müssen wir gemäß unseren AGB eine Ausfallpauschale von [Betrag] € in Rechnung stellen. Wir würden dir aber gerne entgegenkommen: Bei Buchung eines neuen Termins innerhalb der nächsten 14 Tage verrechnen wir 50 %. Was passt dir besser?"

Stufe 2: Formelle Ausfallrechnung

Reagiert der Kunde nicht: Erstelle eine formelle Rechnung mit:

Name und vollständige Anschrift des Kunden (aus der Kundenkartei)
Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Behandlungsdatum
Position „Ausfallpauschale gemäß AGB" + Betrag
Zahlungsfrist (typisch: 14 Tage)
Hinweis auf deine AGB (Link oder Verweis)

Stufe 3: Mahnung

Nach Ablauf der Zahlungsfrist:

1. Mahnung: 14 Tage nach Rechnung, freundlicher Ton
2. Mahnung: weitere 14 Tage später, mit Hinweis auf rechtliche Schritte und Mahngebühr (5-10 €)
3. Mahnung: letzte Frist von 7 Tagen, Androhung Inkasso

Stufe 4: Inkasso oder gerichtliches Mahnverfahren

Wenn auch nach der 3. Mahnung keine Zahlung erfolgt:

Inkasso-Büro beauftragen (z. B. EOS, Coface, regionales Inkasso) – meist erfolgsabhängige Vergütung (15-30 % der Forderung)
Alternative: Gerichtliches Mahnverfahren über das Mahngericht – Gebühr ab 32 €, schnellster Weg zum Vollstreckungstitel
Bei mehrfachen No-Shows desselben Kunden: Kunden sperren oder auf eine interne Blacklist setzen

⚠️ Realitätscheck

Inkasso bei einer Ausfallrechnung von 30-80 € lohnt sich wirtschaftlich oft nicht – die Gebühren übersteigen den möglichen Ertrag. Sinnvoller in den meisten Fällen:

1-2 freundliche, aber konsequente Erinnerungen schicken
Bei Erfolglosigkeit: Aufwand abschreiben, Kunden auf Blacklist setzen, Anzahlung für alle zukünftigen Buchungen aktivieren
Erst bei hochpreisigen Behandlungen (200 €+) lohnt sich das formelle Verfahren wirklich