🟢 Das Wichtigste zuerst
Schritt | Was du tust |
1. Bargeld zählen | Gezählten Betrag ins Feld „Gezählt" eintragen — Beautinda rechnet die Differenz aus |
2. Bankeinzahlung | Bargeld, das du aus der Kasse nimmst und zur Bank bringst (höchstens der gezählte Bestand) |
3. Abschließen | „Kasse schließen" — der Abschluss wird erstellt und kann gedruckt werden |
⚠️ Eine Differenz verhindert den Abschluss nicht. Du kannst die Kasse auch mit einer Abweichung schließen — sie wird dann dokumentiert. Was den Abschluss verhindert: eine noch offene Transaktion (z. B. ein nicht abgeschlossener Checkout) oder eine Bankeinzahlung, die höher ist als das gezählte Bargeld.
Voraussetzung: VIP-Paket · Kassenzugriff: Inhaber, Admin, Manager. → Rollen und Rechte an der Kasse
Dieser Artikel führt dich durch den Kassenabschluss: Bargeld zählen, Bankeinzahlung eintragen und den Abschluss erstellen — und er erklärt, warum ein Abschluss manchmal nicht klappt.
Wie schließt du die Kasse?
Gehe in den Bereich Kasse und klicke oben auf „Kasse schließen". Es öffnet sich der Abschlussdialog mit allen Zahlen deiner aktuellen Kassensitzung.
Schritt 1: Bargeld zählen
Oben im Dialog steht „Geöffnet am …" mit dem Öffnungszeitpunkt der Kassensitzung. Darunter zeigt dir Beautinda pro Zahlungsart den erwarteten Betrag — also das, was sich rechnerisch aus allen Transaktionen ergibt.
Zähle jetzt dein Bargeld und trage den tatsächlichen Betrag im Feld „Gezählt" ein. Beautinda berechnet die Differenz automatisch.
Was, wenn eine Differenz entsteht? Das ist kein Blocker. Du kannst die Kasse trotzdem schließen — die Abweichung wird im Abschluss dokumentiert. Typische Ursachen findest du weiter unten unter „Häufige Fragen".
Schritt 2: Bankeinzahlung eintragen
Im Feld „Bankeinzahlung" dokumentierst du Bargeld, das du nach Kassenschluss aus der Kasse nimmst — zum Beispiel, weil du es zur Bank bringst oder in den Tresor legst.
⚠️ Eine Bankeinzahlung ist keine zusätzliche Einnahme. Sie bedeutet: Geld verlässt die Kasse. Im Abschluss erscheint sie deshalb als Bankeinzahlung und wird vom Bestand abgezogen. Der Betrag darf den gezählten Bestand nicht übersteigen — sonst lässt sich der Abschluss nicht speichern.
Beispiel | Betrag |
Gezähltes Bargeld | 100,00 € |
Bankeinzahlung | − 10,00 € |
Bleibt als Startbestand für die nächste Kassensitzung | 90,00 € |
Lässt du das Feld leer, bleibt der komplette Bargeldbestand in der Kasse und wird beim nächsten Öffnen als Startbestand vorgeschlagen.
Schritt 3: Abschluss erstellen
Klicke auf „Kasse schließen". Beautinda erstellt daraufhin den Abschluss mit Unternehmensdaten, Öffnungs- und Schließzeit, Startkapital, Einnahmen, Ausgaben und einer Aufschlüsselung nach Zahlungsarten. Du kannst ihn direkt ausdrucken oder jederzeit später unter Kasse → Abschlüsse wieder aufrufen (Tagesansicht — wähle dort den passenden Tag).
👉 Was genau im Abschluss steht: Tagesabschluss anzeigen
Wenn der Abschluss nicht klappt
Zwei Situationen verhindern den Abschluss:
Eine Transaktion ist noch offen. Zum Beispiel ein Checkout, der begonnen, aber nicht abgeschlossen oder abgebrochen wurde — auch auf einem anderen Gerät. Schließe die offene Abrechnung ab oder brich sie ab, dann klappt der Abschluss.
Die Bankeinzahlung ist höher als das gezählte Bargeld. Du kannst nur so viel zur Bank bringen, wie tatsächlich in der Kasse liegt. Korrigiere den Betrag im Feld „Bankeinzahlung".
Mehrere Abschlüsse an einem Tag sind normal
Beautinda erstellt einen Abschluss pro Kassensitzung — nicht zwingend nur einen pro Kalendertag. Öffnest und schließt du die Kasse am selben Tag mehrfach, entstehen mehrere separate Abschlüsse, zum Beispiel:
09:20 – 11:13 Uhr
11:15 – 11:22 Uhr
11:24 – 13:06 Uhr
13:07 – 13:09 Uhr
Alle erscheinen einzeln in der Tagesansicht unter Kasse → Abschlüsse. Das ist kein Fehler — zusammen ergeben sie deinen Tag.
Wichtig: Kasse täglich abschließen
Damit dein Export für den Steuerberater vollständig ist, solltest du die Kasse jeden Tag abschließen. Lückenhafte Abschlüsse führen zu lückenhaften Exporten und Stress am Monatsende. Ist die Kasse länger als einen Tag offen, weist Beautinda dich mit einem Hinweis darauf hin.
👉 Mehr dazu: DATEV Export für den Steuerberater
Häufige Fragen
Es gibt eine Differenz zwischen erwartet und gezählt — was tun?
Trage trotzdem den tatsächlich gezählten Betrag ein. Häufige Ursachen:
Bargeld wurde entnommen, ohne es als Auszahlung zu erfassen
Eine Zahlung wurde als Bar gebucht, war aber Karte (oder umgekehrt)
Bar-Trinkgeld wurde in der Schublade gelassen — Trinkgeld wird nicht in den erwarteten Bestand eingerechnet
Wechselgeld wurde dazugelegt, ohne es als Einzahlung zu buchen
Ist die Bankeinzahlung dasselbe wie eine Auszahlung?
Wirtschaftlich ja — in beiden Fällen verlässt Bargeld die Kasse. Der Unterschied: Die Bankeinzahlung trägst du direkt im Abschlussdialog ein, eine Auszahlung erfasst du währenddessen über Ein-/Auszahlung auf der Kassenstartseite (z. B. für einen Einkauf).
Was passiert mit Karten- und Überweisungszahlungen beim Abschluss?
Sie erscheinen im Abschluss als eigene Zeilen unter den Zahlungsarten, verändern deinen Bargeldbestand aber nicht. Nur Barzahlungen wirken sich auf das Geld in der Schublade aus.
Der Button „Kasse schließen" reagiert nicht bzw. der Abschluss wird abgelehnt.
Prüfe, ob noch eine Abrechnung offen ist (auch auf einem anderen Gerät) und ob die Bankeinzahlung nicht höher ist als das gezählte Bargeld. Siehe „Wenn der Abschluss nicht klappt" oben.
💬 Fragen dazu? Schreib uns im Chat in der App – oder an service@beautinda.de.