🟢 Das Wichtigste zuerst
Der große Betrag oben im Kassen-Bereich ist dein Bargeldbestand — also das Geld, das tatsächlich in deiner Schublade liegt. Er wird nur bei geöffneter Kasse angezeigt.
⚠️ Das ist nicht dein Umsatz. Karten-, Überweisungs- und Gutscheinzahlungen erhöhen deinen Umsatz, verändern den Kassenstand aber nicht.
⚠️ Jede Auszahlung wird gegen den Bargeldbestand geprüft — auch wenn du als Bezahlart Banküberweisung oder Karte wählst. Liegt weniger Bargeld in der Kasse als der Betrag, erscheint „Diese Transaktion übersteigt den aktuellen Kassenbestand." und die Buchung wird nicht gespeichert.
Du willst … | Wo? |
Kasse öffnen und Startbestand setzen | Kasse → „Kasse öffnen" |
Geld aus der Kasse nehmen (z. B. Einkauf) | Kasse → „Ein-/Auszahlung" → Tab Auszahlung |
Wechselgeld dazulegen | Kasse → „Ein-/Auszahlung" → Tab Einzahlung |
Bargeld zur Bank bringen | Beim Schließen im Feld Bankeinzahlung |
Voraussetzung: VIP-Paket und eine geöffnete Kasse · Kassenzugriff: Inhaber, Admin, Manager. → Rollen und Rechte an der Kasse
Dieser Artikel erklärt dir, wie sich der Kassenstand berechnet, warum er vom Umsatz abweichen kann, wie du Bargeldbewegungen richtig erfasst und warum manche Auszahlungen abgelehnt werden.
Was der Kassenstand zeigt — und was nicht
Der Kassenstand ist eine reine Bargeld-Rechnung:
Startbestand + Bareinnahmen + Einzahlungen − Barausgaben − Auszahlungen = aktueller Bargeldbestand
Alles, was nicht bar bezahlt wird, taucht hier nicht auf. Ein Beispiel: Du schreibst eine Rechnung über 10,00 € und der Kunde zahlt per Banküberweisung. Ergebnis:
Die Rechnung ist vollständig bezahlt
Die Transaktion erscheint unter „Letzte Transaktionen"
Dein Bargeldbestand bleibt unverändert — korrekt, denn es ist kein Bargeld dazugekommen
Dasselbe gilt für EC- und Kreditkartenzahlungen sowie für eingelöste Gutscheine. Deinen Gesamtumsatz nach Zahlungsart siehst du stattdessen im Kassenabschluss und in den Berichten.
Startbestand setzen (Kasse öffnen)
Ist die Kasse geschlossen, tippst du oben auf „Kasse öffnen". Beautinda schlägt dir den Bargeldbestand aus deinem letzten Abschluss vor — abzüglich einer eventuellen Bankeinzahlung. Zähle nach und bestätige. Trägst du einen abweichenden Betrag ein, bucht Beautinda die Abweichung sofort als Transaktion „Kassendifferenz".
👉 Details: Kasse öffnen
Ein- und Auszahlungen erfassen
Immer wenn du Bargeld aus der Kasse nimmst oder hineinlegst, ohne dass es ein Verkauf ist, erfasst du das über den Button „Ein-/Auszahlung" auf der Kassenstartseite. Der Button ist nur bei geöffneter Kasse verfügbar.
Der Dialog hat zwei Tabs:
Auszahlung — Geld verlässt die Kasse (Einkauf, Handwerker, Privatentnahme)
Einzahlung — Geld kommt in die Kasse (Wechselgeld auffüllen, Privateinlage)
Du füllst aus: Betrag, Beschreibung, Bezahlart und den passenden MwSt.-Satz. Dann auf Hinzufügen.
💡 Beschreibung immer ausfüllen. „Handwerker" oder „Einkauf Folien" ist bei einer Kassennachschau Gold wert — „Ausgabe" ist es nicht.
👉 Ausführlich mit Steuersätzen: Ausgabenverwaltung in Beautinda
Auszahlungen werden gegen den Bargeldbestand geprüft
Beautinda prüft jede Auszahlung gegen den aktuellen Bargeldbestand — unabhängig davon, welche Bezahlart du im Dialog wählst. Das gilt also auch für Ausgaben, die du per Banküberweisung oder Karte bezahlt hast.
Ist der Betrag höher als das Bargeld in der Kasse, erscheint die Meldung „Diese Transaktion übersteigt den aktuellen Kassenbestand." und die Auszahlung wird nicht gespeichert.
Beispiel: In der Kasse liegen 80,00 €. Du willst die Miete über 900,00 € per Banküberweisung als Auszahlung erfassen → die Buchung wird abgelehnt, weil 900,00 € den Kassenbestand übersteigen.
So ist das Verhalten aktuell. Für Ausgaben, die den Bargeldbestand übersteigen, kannst du zuerst Bargeld als Einzahlung erfassen oder die Ausgabe außerhalb der Kasse in deiner Buchhaltung führen.
Bargeld zur Bank bringen
Bargeld, das du am Ende des Tages aus der Kasse nimmst und zur Bank bringst, trägst du nicht als Auszahlung ein, sondern beim Schließen im Feld Bankeinzahlung. Der Betrag wird vom Bestand abgezogen und im Abschluss als Bankeinzahlung ausgewiesen. Die Bankeinzahlung darf den gezählten Bestand nicht übersteigen.
Beispiel: 100,00 € in der Kasse, davon 10,00 € zur Bank → beim nächsten Öffnen werden 90,00 € als Startbestand vorgeschlagen.
👉 Details: Kasse schließen
Häufige Fragen
Mein Kassenstand stimmt nicht mit dem realen Bargeld überein.
Häufigste Ursachen:
Bargeld entnommen, ohne es als Auszahlung zu buchen
Eine Zahlung wurde als Bar gebucht, war aber EC-Karte (oder umgekehrt)
Bar-Trinkgeld in der Schublade gelassen — Trinkgeld wird nicht in den erwarteten Bestand eingerechnet, das Bargeld liegt dann drin, ohne dass Beautinda es erwartet
Wechselgeld dazugelegt, ohne es als Einzahlung zu buchen
Prüfe die letzten Transaktionen Schritt für Schritt. Findest du die Ursache, buche sie sauber nach (Ein- oder Auszahlung mit Beschreibung). Bleibt eine Abweichung bestehen, trage beim Schließen einfach den tatsächlich gezählten Betrag ein — Beautinda dokumentiert die Differenz im Abschluss und lässt dich die Kasse trotzdem schließen.
Meine Auszahlung wird abgelehnt: „Diese Transaktion übersteigt den aktuellen Kassenbestand."
Der Betrag ist höher als das Bargeld in der Kasse. Die Prüfung greift bei jeder Auszahlung, auch bei Bezahlart Banküberweisung oder Karte. Erfasse zuerst eine Einzahlung oder teile die Ausgabe auf.
Werden Kartenzahlungen im Kassenstand angezeigt?
Nein. Der Kassenstand ist reines Bargeld. Wo dein Kartengeld landet, hängt von der Zahlungsart ab:
Kartenzahlung (App) — läuft über Beautinda und wird auf dein hinterlegtes Bankkonto ausgezahlt
EC-Karte extern und Kreditkarte extern — laufen über dein eigenes Kartenterminal (z. B. SumUp). Beautinda dokumentiert die Zahlung nur, das Geld kommt über deinen Terminal-Anbieter
Muss ich den Kassenstand täglich pflegen?
Ja. Startbestand beim Öffnen prüfen, Ausgaben sofort erfassen, abends abschließen. So bleibt deine Kassenführung nachvollziehbar — auch bei einer Kassennachschau.
Kann ich eine reine Korrekturbuchung für eine Differenz machen?
Buche keine erfundene „Kassendifferenz" auf gut Glück. Sauberer ist: die echte Ursache nachbuchen, oder die Differenz beim Kassenabschluss bzw. beim Öffnen über den gezählten Betrag stehen lassen. Beautinda dokumentiert sie dann selbst als Kassendifferenz — nachvollziehbar und mit Zeitstempel.
💬 Fragen dazu? Schreib uns im Chat in der App – oder an service@beautinda.de.