🟢 Das Wichtigste zuerst
Es gibt in der Kasse zwei getrennte Einstiegspunkte für Gutscheine:
Du willst … | Wo? |
Einen Gutschein anlegen (z. B. aus einem alten System) | Kasse → Kachel Gutscheine → „+ Gutschein erstellen" |
Einen Gutschein verkaufen | Kasse → „+ Abrechnen" → Tab Gutschein |
Einen Gutschein einlösen | Im Zahlungsbildschirm die Zahlungsart Gutschein wählen |
⚠️ Der wichtigste Unterschied: Ein direkt erstellter Gutschein ist sofort nutzbar, erzeugt aber keinen Verkauf und keinen Umsatz. Nur der Verkauf über „+ Abrechnen" → Gutschein erzeugt eine Rechnung und eine Kassentransaktion.
⚠️ Und: Eine Rechnung, an der ein Gutschein beteiligt ist (verkauft oder damit bezahlt), lässt sich aktuell nicht gutschreiben. Dafür gibt es zwei Alternativen.
Dieser Artikel ist für dich, wenn du in der Kasse Gutscheine anlegen, verkaufen, einlösen oder löschen willst — und zeigt, welcher Weg wofür gedacht ist.
Voraussetzung: VIP-Paket (die Kasse ist Teil des VIP-Pakets). Kassenzugriff haben Inhaber, Admin und Manager. → Rollen und Rechte an der Kasse
👉 Hinweis zum Video: Die Kasse hat inzwischen eine neue Oberfläche bekommen. Der Ablauf im Video stimmt weiterhin inhaltlich, die Bildschirme sehen aber anders aus. Maßgeblich sind die Schritte in diesem Artikel. Eine Neuaufnahme ist in Arbeit.
Die Gutscheinverwaltung
Öffne die Kasse und tippe auf die Kachel Gutscheine. Dort findest du:
eine Suche
den Button „+ Gutschein erstellen"
Filter: Alle · Nutzbar · Verfallen · Eingelöst
Pro Gutschein siehst du Gutschein-ID, ursprünglichen Wert, Restwert und Gültigkeit.
Gutschein direkt erstellen (ohne Verkauf)
Dieser Weg ist gedacht für Gutscheine, die es schon gibt — zum Beispiel aus deinem alten Kassensystem oder aus einer Papier-Gutscheinserie.
Kasse → Kachel Gutscheine → „+ Gutschein erstellen"
Gutschein-ID eintragen — oder automatisch erzeugen lassen
Summe eintragen
Optional: Gültigkeit festlegen
Speichern — der Gutschein ist sofort nutzbar
⚠️ Das ist kein Verkauf. Es entsteht keine Rechnung, keine Kassentransaktion und kein Umsatz. Dein Bargeldbestand ändert sich nicht.
👉 Beim Systemwechsel: Importiere alle noch offenen Gutscheine in einer Sitzung. Halte die Liste bereit (ID + Restwert + Gültigkeit).
Gutschein über die Kasse verkaufen
Das ist der Weg, wenn ein Kunde bei dir einen Gutschein kauft und dafür bezahlt.
Kasse → „+ Abrechnen" → Tab Gutschein
Gutschein-ID vergeben (frei wählbar oder automatisch)
Wert eintragen
Optional: Gültigkeit festlegen (üblich sind mindestens 3 Jahre — die gesetzliche Verjährungsfrist beträgt 3 Jahre zum Jahresende)
Wie jeden anderen Verkauf abrechnen
Ergebnis: Der Gutschein ist nutzbar, eine Rechnung wurde erstellt, und die Zahlung wirkt sich normal auf deine Kasse aus — bei Barzahlung steigt also dein Bargeldbestand.
Auf der Rechnung erscheinen Gutschein, Gutschein-ID, Betrag, MwSt. 0 % und ein Hinweis auf den Mehrzweckgutschein. Das ist korrekt: Beim Verkauf steht noch nicht fest, welche Leistung eingelöst wird — die Umsatzsteuer entsteht erst bei der Einlösung.
👉 Notiere die Gutschein-ID auf dem Gutschein, den der Kunde mitnimmt. Nur damit kann er ihn später einlösen.
Gutschein einlösen
Abrechnung wie gewohnt starten und Warenkorb füllen
Im Zahlungsbildschirm die Zahlungsart Gutschein wählen
Den gültigen Gutschein auswählen und den einzulösenden Betrag bestätigen
Teilweise einlösen
Ist die Rechnung kleiner als das Guthaben, bleibt der Rest auf dem Gutschein.
Beispiel: Gutscheinwert 25,00 € → Einlösung 10,00 € → Restwert 15,00 €. Status bleibt Nutzbar.
Vollständig einlösen
Wird das Guthaben komplett verbraucht, steht der Restwert auf 0,00 € und der Status wechselt auf Eingelöst.
Gutschein reicht nicht aus
Dann zahlst du den Rest mit einer weiteren Zahlungsart — Gutschein plus bar, Gutschein plus Karte, alles möglich. → Teilabrechnung
⚠️ Beachte: Auch eine Rechnung, die nur teilweise mit Gutschein bezahlt wurde, lässt sich danach nicht über die Gutschrift-Funktion stornieren (siehe unten).
Abgelaufene Gutscheine
Ein abgelaufener Gutschein wird in der Übersicht als Verfallen gekennzeichnet und steht im Zahlungsbildschirm nicht mehr zur Auswahl.
Gutschein löschen
Löschen kannst du nur Gutscheine, die du direkt in der Gutscheinverwaltung erstellt hast und die noch keine Rechnung und keine Einlösung haben — zum Beispiel, wenn du dich bei der ID oder der Summe vertippt hast. Öffne dafür den Gutschein in der Gutscheinverwaltung und wähle Löschen.
Verkaufte Gutscheine (über „+ Abrechnen") und Gutscheine, die bereits ganz oder teilweise eingelöst wurden, lassen sich nicht löschen.
Rechnungen mit Gutschein: so gehst du vor
Beautinda blockiert die normale Gutschrift bei jeder Rechnung, an der ein Gutschein beteiligt ist — sowohl bei der Rechnung, mit der ein Gutschein verkauft wurde, als auch bei einer Rechnung, die ganz oder teilweise mit einem Gutschein bezahlt wurde. Versuchst du es über die Gutschrift-Funktion, zeigt Beautinda:
„Diese Transaktion beinhaltet einen Gutschein und kann nicht zurückerstattet werden."
Das gilt auch dann, wenn der Gutschein noch nicht oder nur teilweise eingelöst wurde. Die App blockiert das absichtlich — ein automatisches Storno gibt es dafür aktuell nicht. Stattdessen gibt es zwei Wege:
Weg 1 (empfohlen): Kunde bekommt Guthaben zurück
Kasse → Kachel Gutscheine → „+ Gutschein erstellen"
Neuen Gutschein über den zu erstattenden Betrag anlegen
Gutschein-ID an den Kunden geben
Weg 2: Kunde bekommt Geld zurück
In der Kasse die Leistung mit negativer Menge buchen (manuelle Gutschrift)
Den Betrag bar auszahlen
⚠️ Beides sind Behelfslösungen: Die Originalrechnung bleibt bestehen. Kläre die buchhalterische Abbildung mit deinem Steuerberater.
Bist du unsicher, welcher Weg in deinem Fall passt, melde dich beim Support.
👉 Ausführlich: Gutschrift erstellen bzw. Rechnung stornieren in der Kasse
Nicht verwechseln: Online-Gutscheincodes
Was hier beschrieben wird, ist der Wertgutschein in der Kasse (Mehrzweckgutschein). Davon getrennt gibt es im Onlinebuchungs-Bereich Online-Gutscheincodes & Rabatte — das sind Rabatt- und Aktionscodes für die Onlinebuchung, kein Guthaben.
Verfügbarkeit
Gutscheine im Kassensystem setzen das VIP-Paket voraus — der Gutscheinverkauf über „+ Abrechnen" genauso wie das Anlegen bestehender Gutscheine in der Gutscheinverwaltung und das Einlösen. Ohne VIP ist der Kassen-Bereich nicht freigeschaltet. Zugriff auf die Kasse haben Inhaber, Admin und Manager; Stylisten sehen die Kasse nicht.
Häufige Fragen
Warum taucht mein direkt erstellter Gutschein nicht im Umsatz auf?
Weil das Erstellen kein Verkauf ist. Es legt nur ein Guthaben an. Soll der Gutschein als Verkauf mit Rechnung und Zahlung erfasst werden, nutze „+ Abrechnen" → Tab Gutschein.
Kann ein Gutschein in Teilen eingelöst werden?
Ja. Der Restwert bleibt auf dem Gutschein und kann beim nächsten Besuch weiterverwendet werden.
Ich finde die Gutschein-ID nicht mehr
Nutze Suche und Filter in der Gutschein-Übersicht (Kasse → Kachel Gutscheine) — das ist der einzige Weg, einen Gutschein wiederzufinden. Eine Verknüpfung zwischen Gutschein und Kundenprofil gibt es nicht; im Kundenprofil werden keine Gutscheine angezeigt. Hat der Kunde den physischen Gutschein verloren, hilft dir deshalb nur die ID oder das ungefähre Erstell- bzw. Verkaufsdatum in der Übersicht.
Ich habe mich beim Anlegen vertippt — was jetzt?
Einen direkt erstellten Gutschein ohne Rechnung und ohne Einlösung kannst du in der Gutscheinverwaltung löschen und neu anlegen. Bei einem verkauften Gutschein geht das nicht — nutze in dem Fall die Wege unter „Rechnungen mit Gutschein".
Sind Gutscheine in der Steuerübersicht enthalten?
Ja. Der Verkauf eines Mehrzweckgutscheins ist noch kein steuerbarer Umsatz (deshalb MwSt. 0 % auf dem Beleg). Erst die Einlösung wird als Umsatz mit der zugehörigen Mehrwertsteuer ausgewiesen. Mehr dazu: Abrechnungen für den Steuerberater
Kann ich einen verkauften Gutschein stornieren?
Über die normale Gutschrift-Funktion aktuell nicht — nutze stattdessen einen der zwei Wege oben: neuen Gutschein über den Betrag ausstellen oder die Leistung mit negativer Menge buchen und bar auszahlen.
💬 Fragen dazu? Schreib uns im Chat in der App – oder an service@beautinda.de.