🟢 Das Wichtigste in 30 Sekunden
Eine Gutschrift brauchst du, wenn eine bereits abgerechnete Rechnung ganz oder teilweise rückgängig gemacht werden muss.
So geht's:
Kasse → Rechnungen → betreffende Rechnung antippen
Auf „Gutschrift erstellen" klicken
Negativen Betrag mit derselben Zahlungsmethode wie die Originalrechnung abrechnen
Situation | Was du brauchst |
Rechnung schon erstellt, Leistung nicht erbracht | Gutschrift (dieser Artikel) |
Online-Termin noch nicht stattgefunden | |
Kunde nicht erschienen (No-Show) |
📋 Was ist eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist eine spezielle Art von Rechnung, bei der der Betrag negativ ist. Sie dient dazu, eine bestehende Rechnung zu stornieren oder eine Rückerstattung für bereits erbrachte Dienstleistungen zu verarbeiten.
Um eine Gutschrift zu erstellen, gehst du zum Kassensystem und wählst in der Kategorie „Rechnungen" die betreffende Rechnung aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem du die Gutschrift anlegen kannst.
🤔 Wann erstelle ich eine Gutschrift?
Eine Gutschrift ist erforderlich, wenn du:
einen Teil einer Dienstleistung rückgängig machen musst
eine Rechnung vollständig stornieren musst
eine Rückerstattung für eine bereits abgerechnete Leistung verarbeiten musst
💡 Praxis-Beispiel
Ein Kunde bucht ein Komplettpaket bestehend aus Massage und Maniküre. Nach der Massage entscheidet er sich, die Maniküre nicht mehr in Anspruch zu nehmen. Da die Gesamtrechnung bereits erstellt und bezahlt wurde, musst du eine Gutschrift für die nicht erbrachte Maniküre ausstellen.
Der Betrag für die Massage bleibt unverändert, während du für die Maniküre eine Gutschrift erstellst. Wenn die ursprüngliche Rechnung per EC-Karte bezahlt wurde, wählst du bei der Gutschrift ebenfalls die EC-Karte als Zahlungsmethode aus, um die Rückerstattung korrekt zu verbuchen.
✅ Vorgehensweise Schritt-für-Schritt
Rechnung öffnen: Kasse → Rechnungen → betreffende Rechnung antippen
Gutschrift erstellen: Klicke auf den Knopf „Gutschrift erstellen"
Negative Beträge prüfen: Die Dienstleistung, die rückerstattet wird, erscheint nun als negativer Betrag
Abrechnen: Klicke auf „Abrechnen"
Zahlungsmethode wählen: Gleiche Zahlungsmethode wie bei der Originalrechnung wählen
Rechnung abschließen: So wird die Gutschrift finalisiert
Dadurch bleibt deine Buchhaltung sauber und nachvollziehbar, auch wenn Dienstleistungen rückerstattet oder storniert werden müssen.
❓ Häufige Fragen
Wie lange nach der ursprünglichen Rechnung kann ich eine Gutschrift erstellen?
Technisch jederzeit. Aus steuerlicher Sicht solltest du Gutschriften idealerweise im gleichen Geschäftsjahr wie die Originalrechnung erstellen. Bei Gutschriften für Rechnungen aus dem Vorjahr stimme dich mit deinem Steuerberater ab.
Was ist, wenn der Kunde mit Bargeld bezahlt hat, ich aber keine Bargeld-Rückerstattung machen kann?
Du kannst die Gutschrift trotzdem mit Bargeld als Zahlungsmethode buchen und das Geld z. B. später überweisen. Alternativ stimmst du mit dem Kunden eine andere Lösung ab (Gutschein, Verrechnung mit nächstem Termin) – wichtig ist, dass die Gutschrift in der Kasse buchhalterisch korrekt erfasst ist.
Kann ich eine Gutschrift wieder rückgängig machen?
Eine erstellte Gutschrift kann nicht gelöscht werden (gesetzliche Vorgabe für GoBD-konforme Kassen). Falls du dich vertan hast, erstellst du eine Gegenbuchung (Rechnung mit positivem Betrag), um die fehlerhafte Gutschrift auszugleichen.
Wie wird eine Gutschrift in der Steuerübersicht und DATEV-Export berücksichtigt?
Gutschriften werden automatisch als negative Umsätze in deiner Steuerübersicht und im DATEV-Export geführt. Mehr dazu: DATEV Export für den Steuerberater
Was passiert mit Online-Zahlungen (Stripe) bei einer Gutschrift?
Bei Online-Zahlungen über Stripe musst du die Rückerstattung zusätzlich in deinem Stripe-Account auslösen. Die Gutschrift in der Beautinda-Kasse dokumentiert nur die Buchung – das Geld zurück an den Kunden geht über Stripe.
⚠️ Abgrenzung: Gutschrift vs. Stornierung
Wenn ein Kunde einen noch nicht durchgeführten Termin storniert, läuft das nicht über eine Gutschrift, sondern über die normale Stornierung. Eine Gutschrift brauchst du nur, wenn die Rechnung bereits erstellt wurde – z. B. nach einer Teil-Leistung.
👉 Mehr zu Stornierungen: Stornierung & Verschiebung