Berichte zeigen dir deine Daten im Detail, Zeile für Zeile. Während ein Insight eine Frage mit Diagrammen beantwortet, liefert dir ein Bericht die zugrunde liegende Liste, die du filtern, gruppieren und als Tabelle exportieren kannst.
Jeder Bericht funktioniert nach dem gleichen Prinzip. Lerne die Steuerelemente einmal, und du kannst sie überall anwenden. Diese Seite erklärt die Mechanik, während die jeweilige Berichtsseite erklärt, was die Zahlen bedeuten.
Sie hilft dir, Fragen wie diese zu beantworten:
Was bewirken die Schaltflächen oben in einem Bericht?
Wie bekomme ich nur die Zeilen, die mich interessieren?
Wie verwandle ich eine lange Liste in eine Zusammenfassung?
Wie exportiere ich das Ganze in eine Tabelle?
Wie aktuell sind die Daten, die ich gerade sehe?
Was du auf der Seite findest
Jeder Bericht besteht aus den gleichen fünf Teilen, von oben nach unten.
Der Berichtszeitraum 📅 ist ein Datumsbereich oben links, und alles auf der Seite richtet sich danach. Jeder Bericht bezieht den Zeitraum auf ein bestimmtes Datum, das nicht immer das ist, das du erwarten würdest. Die jeweilige Berichtsseite verrät dir, welches das ist.
Vier KPI-Kästchen zeigen dir die wichtigsten Zahlen für den Zeitraum, jeweils mit einem Prozentwert, der die Veränderung gegenüber dem vorherigen Zeitraum angibt. Das ℹ️-Symbol neben dem Namen einer KPI erklärt genau, was sie zählt.
Der detaillierte Bericht zeigt eine Zeile pro Datensatz und ist das Herzstück der Seite. Klicke auf eine Spaltenüberschrift, um danach zu sortieren.
Die Schaltflächen sind Filter, Spalten, Gruppieren nach und Herunterladen. Sie werden weiter unten einzeln erklärt.
Der Zeitstempel der letzten Aktualisierung 🕒 befindet sich oben rechts und zeigt dir, wie aktuell die Daten sind.
Filter 🔍
Die Schaltfläche Filter öffnet ein Panel mit allen für diesen Bericht verfügbaren Filtern, meist nach Gruppen geordnet. Du kannst so viele Filter setzen, wie du möchtest, und sie gelten alle zusammen.
Es gibt vier Arten von Filtern:
Aus einer Liste auswählen. Wähle einen oder mehrere Werte, zum Beispiel eine Lehrkraft oder eine Kategorie. Lässt du den Filter unberührt, wird alles einbezogen.
Wahr / Falsch. Diese Filter haben genau zwei Werte. 💡 Lässt du einen davon unberührt, zeigt dir das nicht automatisch alles: Um alle Datensätze zu sehen, musst du beide Optionen, Wahr und Falsch, anhaken. Hakst du nur eine an, grenzt du die Auswahl ein.
Zahlenbereich. Ein Minimum und ein Maximum. Fülle nur eine Seite aus, um einen offenen Bereich zu erhalten – ein Maximum von 3 ohne Minimum bedeutet also „3 oder weniger“.
Datumsbereich. Ein Von- und ein Bis-Datum. Diese sind unabhängig vom Berichtszeitraum oben und filtern nach einem anderen Datum, sodass ein Bericht beide Optionen haben kann.
Filter werden zurückgesetzt, wenn du zwischen mehreren Ansichten eines Berichts wechselst. Setze sie nach dem Wechsel also erneut.
⚠️ Manche Berichte lassen bestimmte Datensätze dauerhaft aus, egal wonach du filterst. Wenn das der Fall ist, steht es oben auf der jeweiligen Berichtsseite – das ist meist der Grund, warum eine Summe niedriger ausfällt als erwartet.
Spalten 📋
Die Schaltfläche Spalten listet alle Spalten auf, die der Bericht anzeigen kann. Hake die gewünschten an und entferne den Haken bei den restlichen.
💡 Deine Auswahl wirkt sich auch auf den Download aus: Du erhältst nur die aktivierten Spalten, nicht den vollständigen Satz. Wenn du eine Tabelle für jemand anderen vorbereitest, richte die Spalten zuerst ein.
Gruppieren nach 🧮
Das ist die nützlichste Schaltfläche auf der Seite und gleichzeitig die am wenigsten offensichtliche.
Standardmäßig zeigt ein Bericht eine Zeile pro Datensatz. Wählst du eine Option unter Gruppieren nach, wechselt die Tabelle zu einer Zusammenfassungsansicht: eine Zeile pro Gruppe, mit aufsummierten Zahlen über alle Datensätze der Gruppe hinweg. Statt Tausender Einzelzeilen erhältst du eine Zeile pro Lehrkraft, pro Veranstaltungsort oder pro Monat.
Du kannst meist mehrere Kriterien gleichzeitig auswählen. Gruppierst du nach zwei Dingen zugleich, erhältst du eine Zeile pro Kombination – so vergleichst du dasselbe über verschiedene Standorte hinweg.
Was mit deinen Spalten passiert. 💡 Das überrascht die meisten. Eine Zusammenfassungszeile kann nicht die gleichen Spalten wie vorher anzeigen, da es für eine Gruppe von hundert Datensätzen keinen einzelnen Wert gibt. Es gibt keine einzige E-Mail-Adresse für eine Zeile, die vier Personen umfasst. Deshalb ändern sich die Spalten:
Die Kriterien, nach denen du gruppiert hast, werden zu den ersten Spalten und identifizieren die Zeile.
Die Zahlen werden aufsummiert.
Raten und Prozentwerte werden für die gesamte Gruppe neu berechnet, statt über die Zeilen gemittelt zu werden. So erhältst du das richtige Ergebnis statt eines Durchschnitts von Durchschnitten.
Alles andere verschwindet, einschließlich Beschreibungen, E-Mail-Adressen sowie einzelner Daten und Uhrzeiten. Wenn du diese brauchst, benötigst du die ungruppierte Ansicht.
Die Seite des jeweiligen Berichts listet auf, welche Zusammenfassungsspalten du erhältst und was jede davon misst.
Nach Datum gruppieren. Wird ein Datum als Option unter Gruppieren nach angeboten, erscheint ein zweites Steuerelement, mit dem du das Intervall auswählen kannst: Tag, Woche, Monat, Quartal oder Jahr. 💡 So machst du aus einem Bericht einen Trend. Gruppiere nach Datum, stelle das Intervall auf Monat, und du erhältst eine monatliche Zusammenfassung.
Um zur vollständigen Liste zurückzukehren, entferne die Auswahl unter Gruppieren nach.
Herunterladen ⬇️
Die Schaltfläche Herunterladen bietet drei Formate:
Excel, am besten geeignet, um mit den Zahlen weiterzuarbeiten.
CSV, am besten geeignet zum Importieren an anderer Stelle.
PDF, am besten geeignet, um etwas zum Lesen statt zum Bearbeiten zu teilen.
💡 Du erhältst genau das, was du gerade siehst: die aktivierten Spalten, die gesetzten Filter, den Berichtszeitraum und, falls gruppiert, die Zusammenfassungsansicht. Richte die Ansicht so ein, wie du sie brauchst, und lade sie dann herunter.
Aktualität der Daten 🕒
Auf den Berichtsseiten werden die Daten stündlich aktualisiert. Der Zeitstempel Zuletzt aktualisiert oben rechts zeigt dir, wann das zuletzt geschehen ist.
Berechtigungen
Der Zugriff richtet sich nach deinen bestehenden Back-Office-Berichtsberechtigungen. Konntest du den entsprechenden Bericht vorher einsehen, kannst du den Bericht jetzt ebenfalls einsehen.
Jede Person, die einen Bericht sehen kann, sieht das gesamte Unternehmen, ohne Einschränkung nach Veranstaltungsort oder Standort. Bietet ein Bericht einen Filter oder eine Option unter Gruppieren nach für Veranstaltungsorte, kannst du damit die Ansicht auf einen einzelnen Standort eingrenzen.
Die Anleitung zu einem bestimmten Bericht lesen
Jeder Bericht hat seine eigene Seite, die über den Link 💡 Anleitung lesen unter den Schaltflächen erreichbar ist. Diese Seite erklärt, was jede Spalte bedeutet, welche Filter und Optionen unter Gruppieren nach der jeweilige Bericht bietet, und – falls der Bericht etwas aus dem alten Back Office ersetzt – wie du deinen alten Bericht nachbilden kannst und wo sich die Zahlen unterscheiden werden.