ℹ️ Dieser Artikel behandelt das Kundenprofil im neuen Back Office. Er wird in den kommenden Monaten laufend aktualisiert, sobald wir weitere Verbesserungen veröffentlichen.
Das Kundenprofil bündelt alle Informationen zu einem Kunden in fünf Tabs und zeigt oben in Übersicht alles an, was deine Aufmerksamkeit braucht. Dieser Artikel zeigt dir, wo du alles findest – auch Dinge, die du früher über einen Tab im Classic Back Office geöffnet hast.
Änderungen bei den Begriffen
Einige Bezeichnungen haben sich im neuen Back Office geändert.
Classic Back Office | Neues Back Office |
Mitgliedsprofil | Kundenprofil. „Mitglied" bezeichnet jetzt nur noch Kund:innen mit einer aktiven Mitgliedschaft (vorher Abonnement) |
Karten (für Gruppenkurse und Workshops) | Kurskarten. Karten umfasst jetzt sowohl Kurskarten als auch Termin-Karten |
Abonnements | Mitgliedschaften |
Beziehungen | Verknüpfte Profile. Du richtest diese über Übersicht ein |
Die fünf Tabs
Gehe zu Kund:innen > Profile und wähle einen Kunden aus, um sein Profil zu öffnen. Du landest zunächst auf Übersicht. Über die Tabs oben auf der Seite wechselst du zwischen den Bereichen.
Tab | Was du dort findest |
Übersicht | Kundendaten, wichtige Informationen wie Gesamtbesuche, letzter Besuch und Beitrittsdatum, unbezahlte Rechnungen, aktive Karten und Mitgliedschaften, Tags, Buchungen, Käufe, verknüpfte Profile und aktuelle Aktivitäten |
Buchungen | Bevorstehende und vergangene Kurse (inklusive Gruppenkurse und Workshops), Termine und Wartelisten-Buchungen, mit Filtern |
Mitgliedschaften | Alle aktiven und abgelaufenen Mitgliedschaften dieses Kunden. Öffne eine, um Details einzusehen, sie zu pausieren oder zu kündigen |
Karten | Kurskarten und Termin-Karten, in zwei getrennten Listen |
Abrechnung | Rechnungen und gespeicherte Zahlungsmethoden |
Um die Adresse, ID-Nummer, Referenznummer, den Barcode und den bevorzugten Standort zu sehen, wähle Mehr anzeigen unter den Kundendaten in Übersicht.
Unbezahlte Rechnungen
Wenn der Kunde unbezahlte Rechnungen hat, siehst du oben in Übersicht eine Warnung. Wähle Rechnungen ansehen, um direkt zum Abschnitt Unbezahlte Rechnungen weiter unten auf der Seite zu springen.
Jede unbezahlte Rechnung zeigt den Gesamtbetrag, den noch offenen Betrag und die Anzahl der Tage, die sie überfällig ist. In jeder Zeile kannst du:
Zahlungslink kopieren wählen, um dem Kunden einen Link zur Zahlung dieser Rechnung zu senden
Zahlung erfassen wählen, um die Zahlung für diese Rechnung zu erfassen
Um alle offenen Beträge des Kunden auf einmal zu begleichen, wähle Schuld begleichen. Die Schaltfläche zeigt den fälligen Gesamtbetrag, einschließlich unbezahlter Rechnungen und eines möglichen negativen Kontostands.
Aktionen im Header
Der Header bleibt auf jedem Tab oben sichtbar.
Kontakt öffnet ein Panel, in dem du dem Kunden eine Nachricht per E-Mail, SMS, Push-Benachrichtigung oder Chat schicken kannst, ohne das Profil zu verlassen. Ein Badge zeigt, wie viele Nachrichten ungelesen sind.
Abrechnen öffnet den Schnellverkauf. Dort kannst du den Kunden sofort abrechnen, eine Rechnung für eine spätere Zahlung erstellen oder einen Zahlungsplan für den Kauf einrichten.
Das Drei-Punkte-Menü enthält die übrigen Aktionen für das Kundenprofil.
Drei-Punkte-Menü | Funktion |
Informationen bearbeiten | Bearbeite den Namen, die Kontaktdaten und die persönlichen Daten des Kunden |
Empfehlungslink | Kopiere den Empfehlungslink des Kunden. Zeigt, wie viele Verwendungen noch übrig sind. Erscheint, wenn das Empfehlungsprogramm deines Studios aktiviert ist |
Profile zusammenführen | Führe doppelte Profile zu einem zusammen. Bevor du bestätigst, siehst du, welche Daten behalten und welche gelöscht werden |
Passwort zurücksetzen | Sende dem Kunden nach Bestätigung eine E-Mail zum Zurücksetzen des Passworts |
Archivieren | Blende den Kunden nach Bestätigung aus der Liste der aktiven Kund:innen aus. Eventuelle Unstimmigkeiten im Konto werden zuerst angezeigt |
Auf dem Smartphone oder bei schmalem Fenster sind Kontakt, Abrechnen und die übrigen Aktionen in einem einzigen Drei-Punkte-Menü zusammengefasst.
Rechtes Panel
Das rechte Panel ändert sich je nachdem, auf welchem Tab du dich befindest.
Tab | Rechtes Panel |
Übersicht | Notizen und Aufgaben. Notizen umfassen wichtige Informationen, allgemeine Notizen und Dokumente |
Buchungen | Wiederkehrende Kurse und Termine einrichten |
Abrechnung | Gespeicherte Zahlungsmethoden |
Mehr Details ansehen
Wähle eine einzelne Buchung, Karte oder Mitgliedschaft aus, um deren Details im rechten Panel zu öffnen. Du bleibst dabei die ganze Zeit im Kundenprofil.
Um eine Rechnung zu erstatten, in Raten aufzuteilen, geplante Zahlungen zu verwalten oder Fiskaly zu nutzen, wähle die Rechnung oder wähle Öffnen. Dadurch öffnet sich die Seite dieser Rechnung.
Wo du findest, was du früher über einen Tab geöffnet hast
Classic Back Office | Neues Kundenprofil |
Info | Übersicht, mit zusätzlichen Feldern unter Mehr anzeigen |
Kontakt | Schaltfläche Kontakt im Header |
Beziehungen | Übersicht > Verknüpfte Profile |
Geschenkkarten | Übersicht > Käufe. Nutze den Umschalter Gekauft / Erhalten |
VOD (Videos) | Übersicht > Käufe |
Formulare | Übersicht > Aktuelle Aktivitäten > Formulare |
Buchungen und Private Buchungen | Buchungen |
Zahlung (Abonnements) | Mitgliedschaften |
Zahlung (Rechnungen) | Abrechnung |
Karten und Termin-Karten | Karten |
Zahlungsmethoden | Abrechnung, rechtes Panel |
Notizen und Dokumente | Übersicht, rechtes Panel |
Bearbeiten, Zusammenführen, Archivieren, Passwort zurücksetzen, Empfehlungslink | Drei-Punkte-Menü im Header |
Archivierte Kund:innen
Wenn ein Kunde archiviert wird, erscheint oben auf jedem Tab ein Warnbanner. Wähle Wiederherstellen im Banner, um den Kunden wiederherzustellen.
Was im neuen Kundenprofil noch nicht verfügbar ist
Weitere Optionen werden künftig im Tab Mitgliedschaften verfügbar sein, zum Beispiel geplante Rechnungen, das Vertrags-PDF, die Einstellung zur automatischen Verlängerung und das Wechseln der Karte oder Zahlungsmethode.
Du kannst einen Kunden noch nicht über Buchungen zur Warteliste hinzufügen. Füge den Kunden stattdessen über die Kursverwaltungsseite im Kalender zur Warteliste hinzu.
Häufige Fragen
Wie registriere ich eine neue Mitgliedschaft für einen Kunden?
Wähle oben auf der Seite Abrechnen, um eine Mitgliedschaft abzurechnen. Der Tab Mitgliedschaften dient zum Ansehen und Verwalten der bestehenden Mitgliedschaften des Kunden.
Warum hat eine aktive Karte kein Status-Badge?
Aktive Karten zeigen ihre verbleibenden Guthaben farbig an. Badges erscheinen bei Abgelaufenen und Gesperrten Karten.
Wo finde ich die Notizen eines Kunden?
Im rechten Panel unter Übersicht, im Bereich Notizen.