Vous pouvez rencontrer la situation suivante où vous proposez un cours seulement réservable par un organisme privé. Voici une méthode pour gérer cette situation.
1ère Étape : Créer une fiche membre pour l'organisme privé.
Pour créer un membre, cliquer sur l'icône suivant, en haut à droite de votre écran :
Remplir le formulaire :
Entrer dans nom et prénom le titre de l'organisme.
Entrer l'adresse mail de l'organisme.
Entrer les autres informations nécessaires.
Cliquer sur "Enregistrer".
2ème Étape : Créer un rendez-vous pour la "location de la salle" ou le cours pour l'organisme.
Dans Mon Club > Sur Rendez-vous > Créer un rendez-vous > Remplir le formulaire.
Nommer la carte et choisir la catégorie.
Choisir "Dans l'un de vos établissements" et sélectionner la ou les salles que vous voulez mettre à disposition pour l'organisme.
Choisir de décocher ou non les cases "Nécessite toute la salle" et "Permettre le choix lors de la réservation".
Désélectionner "Sans professeur" si l'organisme souhaite louer la salle et avoir un professeur pour faire un cours. Choisir le ou les professeurs qui peuvent faire cours ou non dans la salle.
Description.
Choisir "Invisible pour les clients" pour que l'organisme passe par vous (exemple : par téléphone) pour réserver. Ou choisir "Visible pour les clients" si vous souhaitez qu'il soit autonome.
Cliquer sur "Enregistrer".
N'oubliez pas de créer les séances associées au rendez-vous et de définir les disponibilités des salles.
Fiche explicative gestion des disponibilités des salles : https://intercom.help/bsport-helpcenter/fr/articles/3973976
Fiche explicative création d'une séance (2ème étape) : https://intercom.help/bsport-helpcenter/fr/articles/3974549
3ème Étape : Créer une carte de RDV spécifique à l'organisme.
Dans Produit > Carte de RDV > Créer une carte de RDV > Nommer votre carte > Indiquer le prix que l'organisme paie pour accéder une fois à la salle > Cocher "Invisible pour les clients".
Le fait de cocher "Invisible pour le client" empêchera les clients et l'organisme de se facturer eux-même la carte. Ce sera au gérant de facturer de son coté la carte à l'organisme pour qu'il puisse l'utiliser.
Vous pouvez décliner cette carte avec plusieurs crédits et le prix correspondant pour que l'organisme utilise à chaque fois la même carte et que vous n'alliez pas besoin de facturer la carte à chaque réservation.
NOTE : Assurez-vous de relier la carte de rendez-vous aux rendez-vous correspondants au bas du formulaire de carte de rendez-vous.
4ème Étape : Facturer l'organisme.
Attention : Pour qu'il puisse prendre rendez-vous, vous devez facturer vous-même la carte de rendez-vous car l'organisme ne pourra pas l'acheter seul.
Dans la barre de recherche, rechercher l'organisme (son compte client) > Cliquer sur "Facturer" > Cliquer sur "Carte RDV" > Sélectionner la carte pour l'organisme > Cliquer sur "Paiement".
Soit l'organisme paye tout de suite et vous pouvez enregistrer un mode de paiement.
Soit il payera plus tard, ne sélectionnez pas de mode de paiement et enregistrer directement. Le montant dû apparaitra sur l'acompte client.