Il arrive que certains de vos membres n'annulent pas leur séance et ne viennent pas à celle-ci. Afin d'éviter ce genre de situation, il est important de pouvoir sensibiliser vos membres à annuler leur séance en temps et en heure si ils ne souhaitent pas y participer.
Dans cette fiche, apprenez à appliquer des pénalités à vos membres absents ayant utilisés une carte illimitée pour faire leur réservation.
Note : Les pénalités ne sont applicables que sur des cartes illimitées.
Etape 1 : Appliquer une pénalité sur les cartes illimitées
Pour appliquer ces pénalités sur les absences, vous devez l'indiquer sur les cartes illimitées. Ainsi, rendez vous dans Produit > Cartes de cours puis créez ou modifiez une carte illimitée.
Vous aurez alors la possibilité d'appliquer une pénalité :
Sélectionnez celle concernant les absences :
Vous pouvez également sélectionner en parallèle les pénalités sur les annulations tardives, leur fonctionnement est indépendant.
Définissez ensuite le nombre d'absences à partir duquel vous souhaitez pénaliser un membre possédant une carte illimitée :
Et enfin, la pénalité que vous souhaitez lui appliquer, vous avez le choix entre :
Bloquer temporairement sa carte illimitée utilisée pour la réservation. Dans ce cas, il faut indiquer le nombre de jours où la carte ne sera pas utilisable
Prélever un montant à définir sur le moyen de paiement du membre.
Vous pouvez définir des paramètres de pénalisation différents en fonction des cartes illimitées.
La TVA appliquée à une pénalité est héritée de la carte qui l'a déclenchée. Si la carte est à 10 % de TVA, la pénalité sera également facturée à 10 % de TVA.
Prélèvement automatique des pénalités monétaires
Lorsque vous définissez une pénalité monétaire (des frais plutôt qu'un blocage de carte), ces frais sont prélevés automatiquement sur le moyen de paiement enregistré du membre.
Les prélèvements s'effectuent selon un cycle quotidien plutôt qu'instantanément, donc dans la plupart des cas, le membre est prélevé le lendemain de la pénalité.
Si un prélèvement échoue, il est automatiquement retenté les jours suivants, sauf si le moyen de paiement du membre n'est pas valide (par exemple une carte expirée) ; dans ce cas, aucune nouvelle tentative n'est effectuée et vous devrez mettre à jour le moyen de paiement avec le membre.
Une fois toutes les tentatives échouées (ou si le membre n'a pas de moyen de paiement enregistré), la facture restera impayée, et devra donc être réglée manuellement.
Etape 2 : Déclenchement de l'appel
Lorsque vous créez une pénalité sur les absences pour la première fois : un message vous indique que vous avez débloqué la possibilité de "Faire l'appel". Pour en savoir plus, découvrez notre fiche d'aide.
Cela vous permettra de noter quel membre était présent/absent lors de la séance puis de valider l'appel. C'est grâce à cette validation de l'appel que seront prises en compte les absences d'un membre.
Etape 3 : Paramètres des absences
Enfin, rendez vous dans Paramètres > Personalisation : il y a deux paramètres à indiquer concernant les absences.
Le temps entre validation de l'appel et statut d'absence définitif
Pour vous laisser le temps de rectifier si besoin, les absences restent modifiables un certain temps après validation de l'appel.
Lorsqu'un membre est indiqué comme absent lors d'un appel, choisissez dans ces paramètres le temps (en heures ou en jours) avant que son statut absent (no-show) ne soit indiqué définitivement.
Le temps entre validation de l'appel et envoi du mail pour prévenir d'une absence
Si un membre est indiqué absent lors d'une séance, un mail sera automatiquement envoyé pour le lui indiquer. Le but de cet email est de prévenir le membre qu'il était absent à une séance et de lui laisser de le temps de vous recontacter afin de modifier son statut si il y a eu une erreur.
Cela lui permettra d'éviter d'être indiqué comme absent de manière définitive et de prendre une pénalité. Depuis les paramètres, vous pouvez définir combien de temps (en heures ou en jours) après la validation de l'appel celui-ci sera envoyé.
⚠️ Pour laisser le temps au membre de réagir, l'email doit impérativement être envoyé avant validation définitive du statut d'absent.
Voilà : vous avez tout mis en place pour pénaliser les absences de vos membres utilisant des cartes illimitées. Il ne vous reste plus qu'à faire l'appel sur les séances !
Pour rappel retrouvez la fiche d'aide sur l'appel en suivant ce lien.