La logica seguente si applica sia all'ingresso manuale che all'ingresso automatico, ricorda che:
L'ingresso manuale ti permette di verificare in tempo reale la validità dell'accesso del membro e di assicurarti che solo i membri autorizzati entrino nel tuo studio. Le informazioni più importanti sul membro vengono mostrate rapidamente alla reception, per garantire un flusso fluido sia per i tuoi membri che per il tuo staff.
L'ingresso automatico permette al membro di entrare in autonomia nel tuo studio. Questa funzionalità elimina la necessità di controllare manualmente ogni ingresso e permette al tuo staff di concentrarsi su ciò che conta davvero.
Poiché tutto avviene automaticamente, è importante comprendere la logica dell'Access Control, per sapere quando un membro può entrare e quando no.
Prima di leggere questo articolo, assicurati di aver configurato correttamente tutto ciò che serve per far funzionare l'Access Control.
Scopri come i tuoi membri possono trovare le loro credenziali di accesso qui.
Il membro può entrare
Perché un membro possa entrare nello studio, verifichiamo quanto segue:
1 - Localizzazione
Per assicurarsi che il membro si trovi nel posto giusto, il sistema verifica la localizzazione del membro. Per l'ingresso manuale e l'ingresso automatico il metodo utilizzato non è lo stesso:
Ingresso manuale
La localizzazione si basa sulla sede collegata allo staff connesso. Solo i membri con abbonamenti o prenotazioni compatibili con la sede dello staff potranno entrare.
Ingresso automatico
La localizzazione si basa sulla geolocalizzazione del telefono del membro. I membri potranno entrare solo nelle sedi con cui i loro abbonamenti o prenotazioni sono compatibili.
Questo si applica solo agli abbonamenti e alle lezioni di gruppo. Non agli appuntamenti o agli abbonamenti per appuntamenti.
2 - Verifica di abbonamenti e sottoscrizioni
Verifichiamo poi se il membro possiede almeno un abbonamento con Concedi accesso allo studio attivato.
Se no, passiamo al punto numero 3.
Se sì, passiamo agli altri controlli di questa sezione.
Verifichiamo poi se l'abbonamento è valido e attivo:
La data del check-in deve rientrare nel periodo di validità dell'abbonamento.
L'abbonamento non deve essere bloccato.
Ti consigliamo vivamente di attivare la funzionalità Disattiva abbonamenti in caso di pagamento non riuscito per bloccare gli abbonamenti collegati a sottoscrizioni non pagate.
Puoi attivarla in Impostazioni > Fatturazione.
L'abbonamento non deve essere stato annullato (collegato a una fattura cancellata).
Se l'abbonamento fa parte di una sottoscrizione, quest'ultima non deve essere attualmente in pausa.
Se l'abbonamento è limitato a determinati orari, l'ingresso deve rientrare nel giorno e nelle ore indicate.
3 - Verifica degli appuntamenti in arrivo
Questa funzionalità deve essere attivata, scopri come.
Se questa funzionalità è attivata e il membro non ha superato i controlli della sezione numero 2, verifichiamo se il membro ha una prenotazione imminente e se questa sessione rientra nell'intervallo di tempo indicato: in tal caso, l'accesso viene concesso.
Stato valido
Se il membro soddisfa tutte le condizioni sopra indicate, otterrà lo stato verde:
Per l'ingresso manuale: significa che il membro può entrare
Per l'ingresso automatico: significa che la porta si aprirà
Se il membro ha una prenotazione prevista prima della fine della giornata, potrai vederla nella sezione Prossima prenotazione. Puoi espandere questa sezione per vedere il nome dell'insegnante della sessione e il numero del posto del membro, se applicabile.
Da qui puoi anche vedere quale abbonamento sta usando il membro e, se necessario, aprire il profilo del membro o fatturargli un nuovo articolo.
Stato di avviso
In questo caso il membro ha superato tutti i controlli precedenti per entrare, tuttavia ci sono alcuni avvisi di cui tenere conto:
il membro ha una sessione prevista in una sede non compatibile con la zona di cui stai monitorando l'accesso (solo ingresso manuale)
il membro usa un abbonamento non compatibile con la zona di cui stai monitorando l'accesso (solo ingresso manuale)
il membro ha una sessione in una sede compatibile ma ha una fattura non pagata o un saldo dell'account negativo
il membro ha una sessione in una sede compatibile ma non ha un abbonamento
il membro ha recentemente cambiato la foto del profilo
Il comportamento non sarà lo stesso per l'ingresso manuale o l'ingresso automatico:
Ingresso manuale: È richiesta un'azione da parte tua per regolarizzare lo stato del membro e risolvere gli avvisi prima di decidere se farlo entrare o meno.
Ingresso automatico: La porta si aprirà comunque per il membro. Tuttavia, nella cronologia degli ingressi vedrai lo stato di avviso associato al membro.
Gestisci e risolvi gli avvisi
Questa sezione riguarda solo l'ingresso manuale
Tutti gli avvisi appariranno sotto le informazioni del membro e possono essere gestiti da qui.
L'avviso relativo a un recente cambio della foto del profilo è l'unica eccezione e viene mostrato accanto alla foto del membro.
Per risolvere questo avviso, assicurati che il membro che sta facendo il check-in sia la stessa persona mostrata nella foto.
Per farlo, clicca su "Vedi precedenti" e apri la cronologia delle foto. Se puoi confermare che il membro corrisponde alla sua foto, clicca su "Convalida identità". L'avviso scomparirà.
Una volta preso atto di tutti gli avvisi e se ne hai risolti alcuni o tutti, puoi cliccare sul pulsante "Aggiorna stato".
Se tutti gli avvisi sono stati risolti e lo stato del membro è cambiato, ne sarai avvisato nelle informazioni del membro.
Indica se al membro è consentito entrare o meno
Se il membro ha uno stato di avviso, dovrai indicare se è autorizzato a entrare o meno.
Puoi decidere di far entrare un membro anche se non tutti gli avvisi sono stati risolti, in base al tipo di avviso e alla politica del tuo studio.
Per farlo, clicca su "Rifiuta ingresso" o su "Consenti ingresso"
Da qui puoi scegliere di chiudere o di rimanere sulla pagina del membro se vuoi continuare a vedere le informazioni e gli avvisi del membro.
Per l'ingresso automatico, "Consenti ingresso" verrà selezionato automaticamente.
Stato non valido
Questo stato indica che il membro non ha il diritto di entrare.
Sono richieste azioni da parte tua e il membro non è autorizzato a entrare finché gli avvisi non vengono risolti.
Quello che ci si aspetta da te non è lo stesso per l'ingresso manuale o l'ingresso automatico:
Ingresso manuale: Verifica perché il membro non può entrare e cerca di risolvere la situazione.
Ingresso automatico: La porta non si aprirà per il membro.
Da qui puoi risolvere gli avvisi e aggiornare lo stato del membro come spiegato sopra, oppure comunicare al membro che non può entrare.
Cronologia degli accessi
Per vedere la cronologia di tutte le visite dei membri di quel giorno, vai su Access e clicca sulla scheda Visite alla sede
Se sei un receptionist dello studio, vedrai tutte le visite dei membri che hanno fatto il check-in al tuo desk (solo per gli ingressi manuali; per gli ingressi automatici vedrai tutti gli ingressi).
Se sei un amministratore o il proprietario dello studio, vedrai le visite di tutti i membri che hanno fatto il check-in presso una delle reception dello studio.
Il motivo della visita indicherà il nome della sessione per cui il membro è venuto. Se non c'è una sessione, verrà indicato "Nessuno".
Da qui puoi riaprire le informazioni del membro cliccando sul pulsante a destra
Potrai quindi eseguire le stesse azioni menzionate sopra oppure tornare alla cronologia delle visite
Nota che alla fine della giornata la cronologia verrà aggiornata e svuotata. Per avere un elenco completo delle visite dei membri al tuo studio in un determinato periodo, puoi consultare il report Monitoraggio accessi in Reportistica.