A volte alcuni dei tuoi membri non cancellano la sessione e non si presentano. Per evitare questo tipo di situazione, è importante sensibilizzare i tuoi membri sulla necessità di cancellare la sessione in anticipo se non intendono partecipare.
In questa scheda imparerai ad applicare penalità ai membri assenti che hanno utilizzato un pass illimitato per effettuare la prenotazione.
Nota: Le penalità sono applicabili solo ai pass illimitati.
Passaggio 1: Applicare una penalità sui pass illimitati
Per applicare queste penalità alle assenze, devi indicarlo sui pass illimitati. Vai quindi in Prodotto > Pass e crea o modifica un pass illimitato.
Potrai quindi applicare una penalità:
Seleziona quella relativa alle assenze:
Puoi anche selezionare in parallelo le penalità per le cancellazioni tardive, poiché sono indipendenti.
Definisci poi il numero di assenze a partire dal quale desideri penalizzare un membro con un pass illimitato:
Infine, scegli la penalità che desideri applicare. Hai la scelta tra:
Bloccare temporaneamente il pass illimitato usato per la prenotazione. In questo caso, indica il numero di giorni per cui il pass non sarà utilizzabile
Detrarre un importo (da definire) dal metodo di pagamento del membro.
Puoi impostare diverse configurazioni di penalità in base ai pass illimitati.
L'IVA applicata a una penalità è ereditata dal pass che l'ha generata. Se il pass ha un'IVA del 10%, anche la penalità verrà fatturata con un'IVA del 10%.
Addebito automatico delle penalità monetarie
Quando imposti una penalità monetaria (una commissione anziché il blocco del pass), tale commissione viene addebitata automaticamente sul metodo di pagamento salvato dal membro.
Gli addebiti vengono eseguiti con un ciclo giornaliero anziché istantaneamente, quindi nella maggior parte dei casi il membro viene addebitato il giorno successivo all'applicazione della penalità.
Se un addebito fallisce, viene ritentato automaticamente nei giorni successivi, tranne quando il metodo di pagamento del membro non è valido (ad esempio una carta scaduta); in questo caso non viene effettuato alcun nuovo tentativo e dovrai aggiornare il metodo di pagamento con il membro.
Una volta che tutti i tentativi sono falliti (o se un membro non ha un metodo di pagamento salvato), la fattura rimarrà non pagata. Dovrà quindi essere pagata manualmente.
Passaggio 2: Avviare l'appello
Quando crei una penalità per assenza per la prima volta, un messaggio ti informa che hai sbloccato la possibilità di "Fare l'appello". Per saperne di più, consulta la nostra scheda di aiuto sull'argomento.
Questo ti permetterà di annotare quali membri erano presenti/assenti durante la sessione e di convalidare l'appello. Grazie a questa convalida, le assenze di un membro verranno prese in considerazione.
Passaggio 3: Impostazioni per le assenze
Infine, vai in Impostazioni > Personalizzazione: ci sono due parametri da indicare riguardo alle assenze.
Il tempo tra la convalida dell'appello e lo stato di assenza definitivo
Per darti il tempo di rettificare la situazione, le assenze possono essere modificate per un certo periodo di tempo dopo la convalida dell'appello.
Quando un membro è indicato come assente durante un appello, scegli in questi parametri il tempo (in ore o giorni) prima che lo stato di no-show venga definitivamente registrato.
Il tempo tra la convalida dell'appello e l'invio dell'e-mail di avvertimento di assenza
Se un membro è indicato come assente durante una sessione, verrà inviata automaticamente un'e-mail per segnalarlo. Lo scopo di questa e-mail è avvertire i membri della loro assenza a una sessione e dar loro il tempo di contattarti per modificare il loro stato in caso di errore.
Questo permetterà loro di evitare di essere contrassegnati come definitivamente assenti (no-show) e di ricevere una penalità. Dalle impostazioni puoi definire quanto tempo (in ore o giorni) dopo la convalida dell'appello verrà inviata l'e-mail.
⚠️ Per dare al membro il tempo di reagire, l'e-mail deve essere inviata prima della convalida definitiva dello stato di assenza.
Ecco fatto: hai tutto il necessario per penalizzare le assenze dei tuoi membri che utilizzano pass illimitati. Non ti resta che fare l'appello alle tue sessioni!
Come promemoria, puoi trovare la scheda di aiuto sull'appello seguendo questo link.