Boek een klant voor een les met de stappen: Klant boeken → Pas → Plaats → Bevestiging.
Stap 1. Ga naar Lesoverzicht, open de les en selecteer daarna + Klant boeken. Je kunt Klant boeken ook selecteren in het snelmenu van de les op de Agenda, zonder de les eerst te openen.
Stap 2. Zoek de klant op naam of email en selecteer deze, of selecteer Profiel aanmaken als het een nieuwe klant is. Er verschijnt een melding als in het profiel een emailadres of een verplichte tag ontbreekt.
Stap 3. Kies een pas. Passen zijn gegroepeerd in de tabs Compatibel, Incompatibel en Nieuwe pas factureren.
De aanbevolen pas (die met de minste credits) is al geselecteerd.
Beweeg met je muis over een pas om te zien hoeveel credits overblijven na de boeking.
Bij incompatibele passen wordt een reden getoond, zoals "Verlopen", zodat je dit aan de klant kunt uitleggen.
Geen compatibele pas? Gebruik Nieuwe pas factureren om er direct een te verkopen.
Als je toestemming hebt voor creditbeheer, schakel Credit kwijtschelden in om te voorkomen dat er een credit wordt afgeschreven. Er is nog steeds een pas vereist.
Stap 4. (Terugkerende sessies) Vink Toekomstige datums boeken aan om andere lessen te selecteren die je nu wilt boeken, binnen de beschikbare credits van de klant. Dit creëert geen terugkerende boeking: de regels die lessen automatisch vooraf boeken, worden altijd ingesteld vanuit het profiel van de klant.
(Cursus) Gebruik de tabs Toekomstig/Verleden om te kiezen welke lessen je boekt, ook buiten de eigen regels van de cursus. Er verschijnt een waarschuwing als dit buiten die regels valt.
Stap 5. (Reguliere lessen, als plaatsselectie is ingeschakeld) Kies een plaats. Voor terugkerende sessies en cursussen wordt voorlopig automatisch een plaats toegewezen: je kunt dit achteraf wijzigen via het menu met de drie puntjes van de boeking.
Stap 6. Controleer het overzicht en bevestig daarna.
"Bevestigingsemail versturen" staat standaard aan: schakel dit uit als je de klant niet wilt informeren.
Boek je een les die al is begonnen of afgelopen? Bevestig het bericht dat verschijnt om door te gaan.
Is de les vol? Je kunt nog steeds boeken als je daarvoor toestemming hebt, of selecteer Aan wachtlijst toevoegen, die alleen verschijnt wanneer de les vol is.
Zodra de boeking is voltooid, verschijnt een bevestiging en de klant staat direct in de deelnemerslijst. Een openstaand saldo wordt weergegeven als een rode chip met het bedrag naast de naam van de klant, tenzij onbetaalde facturen zijn uitgeschakeld onder.
Bekend probleem: "Profiel aanmaken" opent het oude aanmeldformulier in een nieuw venster. De nieuwe klant verschijnt toch in de zoekresultaten, zonder dat je de pagina moet vernieuwen.
Veelgestelde vragen
Waarom moet ik nog steeds een pas kiezen als ik "Credit overslaan" inschakel? → …als ik "Credit kwijtschelden" inschakel?
Een boeking kan nooit bestaan zonder pas. Als Credit kwijtschelden is ingeschakeld, wordt er geen credit afgeschreven, maar wordt de aanwezigheid nog steeds geregistreerd.
Wat is het verschil tussen "Toekomstige datums boeken" en een terugkerende regel?
"Toekomstige datums boeken" boekt de lessen die je nu kiest, binnen de beschikbare credits. Een terugkerende regel boekt automatisch passende lessen vooraf, en wordt altijd ingesteld vanuit het profiel van de klant.
Een klant heeft geen compatibele pas: kan ik deze toch boeken?
Ja. Gebruik Nieuwe pas factureren, of voeg de klant toe aan de wachtlijst als de les vol is.
Kan ik de pas na de boeking wijzigen?
Ja: je kunt deze wisselen via de detailweergave van de boeking, zonder te moeten annuleren en opnieuw te boeken.
Gerelateerde artikelen
Terugkerende datums boeken vanuit de les (artikel volgt binnenkort)
Je leden inschrijven voor elke les van een groepsactiviteit (artikel volgt binnenkort)