ℹ️ Dit artikel gaat over het klantprofiel in de nieuwe Back Office. Dit artikel wordt bijgewerkt naarmate we de komende maanden meer verbeteringen uitbrengen.
Het klantprofiel verzamelt alles over een klant in vijf tabbladen en toont alles wat aandacht nodig heeft bovenaan Overzicht. Gebruik dit artikel om te vinden waar dingen staan, inclusief alles wat je vroeger vanuit een tabblad in de Classic Back Office opende.
Terminologiewijzigingen
Sommige namen zijn gewijzigd in de nieuwe Back Office.
Classic Back Office | Nieuwe Back Office |
Ledenprofiel | Klantprofiel. "Lid" verwijst nu alleen naar klanten met een actieve membership (voorheen abonnement) |
Passes (voor groepsactiviteiten en workshops) | Lespassen. Passen omvat nu zowel lespassen als afsprakenpassen |
Abonnementen | Memberships |
Relaties | Gekoppelde profielen. Stel deze in vanuit Overzicht |
De vijf tabbladen
Ga naar Klanten > Profielen en selecteer een klant om het profiel te openen. Je komt terecht op Overzicht. Gebruik de tabbladen bovenaan de pagina om te wisselen.
Tabblad | Wat je er vindt |
Overzicht | Klantgegevens, belangrijke informatie zoals totaal aantal bezoeken, laatste bezoek en aansluitdatum, onbetaalde facturen, actieve passen en memberships, tags, boekingen, aankopen, gekoppelde profielen en recente activiteit |
Boekingen | Komende en afgelopen lessen (inclusief groepslessen en workshops), afspraken en wachtlijstboekingen, met filters |
Memberships | Alle actieve en verlopen memberships van deze klant. Open er een om de details te bekijken, te pauzeren of te annuleren |
Passen | Lespassen en afsprakenpassen, in twee aparte lijsten |
Facturatie | Facturen en opgeslagen betaalmethoden |
Om het adres, het ID-nummer, het referentienummer, de barcode en de favoriete locatie te zien, selecteer Toon meer onder de klantgegevens op Overzicht.
Onbetaalde facturen
Als de klant onbetaalde facturen heeft, zie je een melding bovenaan Overzicht. Selecteer Facturen bekijken om naar het gedeelte Onbetaalde facturen verderop op de pagina te springen.
Elke onbetaalde factuur toont het totaalbedrag, het resterende bedrag en het aantal dagen achterstand. Vanuit elke rij kun je:
Selecteer Betaallink kopiëren om de klant een link te sturen om die factuur te betalen
Selecteer Betaling ontvangen om de betaling voor die factuur te registreren
Om alles wat de klant verschuldigd is in één keer te vereffenen, selecteer Schuld vereffenen. De knop toont het totale verschuldigde bedrag, inclusief de onbetaalde facturen en een eventueel negatief accounttegoed.
Acties in de header
De header blijft bovenaan elk tabblad zichtbaar.
Contact opent een paneel waarin je de klant kunt berichten via e-mail, sms, pushmelding of chat, zonder het profiel te verlaten. Een badge toont hoeveel berichten ongelezen zijn.
Factureren opent de snelle verkoop. Van daaruit kun je de klant nu laten betalen, een factuur aanmaken om later te betalen, of een betalingsplan instellen voor de aankoop.
Het menu met drie puntjes bevat de overige acties voor het klantprofiel.
Menu met drie puntjes | Wat het doet |
Informatie bewerken | Bewerk de naam, contactgegevens en persoonlijke gegevens van de klant |
Verwijzingslink | Kopieer de verwijzingslink van de klant. Toont hoeveel keer deze nog gebruikt kan worden. Verschijnt wanneer het verwijzingsprogramma van je studio is ingeschakeld |
Profielen samenvoegen | Combineer dubbele profielen tot één profiel. Voordat je bevestigt, zie je welke gegevens behouden blijven en welke worden verwijderd |
Wachtwoord resetten | Stuur de klant een e-mail om het wachtwoord opnieuw in te stellen zodra je bevestigt |
Archiveren | Verberg de klant uit de lijst met actieve klanten zodra je bevestigt. Eventuele onregelmatigheden op het account worden eerst vermeld |
Op een telefoon of in een smal venster worden Contact, Factureren en de andere acties samengevoegd in één menu met drie puntjes.
Rechterpaneel
Het rechterpaneel verandert afhankelijk van het tabblad waarop je je bevindt.
Tabblad | Rechterpaneel |
Overzicht | Notities en Taken. Notities bevat belangrijke informatie, algemene notities en documenten |
Boekingen | Stel terugkerende sessies en afspraken in |
Facturatie | Opgeslagen betaalmethoden |
Meer details bekijken
Selecteer een individuele boeking, pas of membership om de details te openen in het paneel rechts. Je blijft de hele tijd op het klantprofiel.
Om een factuur terug te betalen, in termijnen te splitsen, geplande betalingen te beheren of Fiskaly te gebruiken, selecteer de factuur of selecteer Openen. Dit opent de pagina voor die factuur.
Waar vind je wat je vroeger vanuit een tabblad opende
Classic Back Office | Nieuw klantprofiel |
Info | Overzicht, met extra velden onder Toon meer |
Contact | Knop Contact in de header |
Relaties | Overzicht > Gekoppelde profielen |
Cadeaubonnen | Overzicht > Aankopen. Gebruik de schakelaar Gekocht / Ontvangen |
VOD (video's) | Overzicht > Aankopen |
Formulieren | Overzicht > Recente activiteit > Formulieren |
Boekingen en Privéboekingen | Boekingen |
Betaling (abonnementen) | Memberships |
Betaling (facturen) | Facturatie |
Passen en Afsprakenpassen | Passen |
Betaalmethoden | Facturatie, rechterpaneel |
Notities en documenten | Overzicht, rechterpaneel |
Bewerken, Samenvoegen, Archiveren, Wachtwoord resetten, Verwijzingslink | Menu met drie puntjes in de header |
Gearchiveerde klanten
Wanneer een klant is gearchiveerd, verschijnt er bovenaan elk tabblad een waarschuwingsbanner. Selecteer Herstellen in de banner om de klant te herstellen.
Wat nog niet beschikbaar is in het nieuwe klantprofiel
Er komen in de toekomst meer opties beschikbaar in het tabblad Memberships, zoals geplande facturen, de contract-pdf, de instelling voor automatische verlenging en het wisselen van pas of betaalmethode.
Je kunt een klant nog niet vanuit Boekingen aan een wachtlijst toevoegen. Voeg de klant in plaats daarvan toe aan de wachtlijst vanaf de lesbeheerpagina in de Agenda.
Veelgestelde vragen
Hoe registreer ik een nieuwe membership voor een klant?
Selecteer Factureren bovenaan de pagina om een membership te factureren. Het tabblad Memberships is bedoeld om de bestaande memberships van de klant te bekijken en te beheren.
Waarom heeft een actieve pas geen statuslabel?
Actieve passen tonen hun resterende tegoeden in kleur. Labels verschijnen bij passen met de status Verlopen en Geblokkeerd.
Waar vind ik de notities van een klant?
In het rechterpaneel op Overzicht, onder Notities.