ℹ️ Dit artikel gaat over het klantprofiel in de nieuwe Back Office en de Classic Back Office. Het wordt bijgewerkt naarmate we de komende maanden meer verbeteringen uitbrengen.
Leden heten in de nieuwe Back Office nu klanten. "Lid" verwijst nu alleen nog naar klanten met een actief abonnement.
In de nieuwe Back Office
Ga naar Klanten > Profielen en selecteer een klant, of zoek de klant op met de zoekbalk bovenaan de pagina.
💡 Voor een volledige rondleiding door het klantprofiel, zie New client profile: finding your way around.
Taak | Waar je het vindt |
Klantgegevens bewerken | Menu met drie puntjes > Informatie bewerken |
Dubbele profielen samenvoegen | Menu met drie puntjes > Profielen samenvoegen. Zie Merge duplicate client profiles |
Een notitie, document of taak toevoegen | Overzicht, rechterpaneel |
Tags toevoegen of verwijderen | Overzicht > Tags |
Een pas delen met een andere klant | Overzicht > Gekoppelde profielen. Zie Share passes between linked profiles |
Een klant factureren | Factureren bovenaan de pagina |
Abonnementen bekijken of beheren | Tabblad Abonnementen |
Facturen bekijken | Tabblad Facturatie |
Een betaalmethode toevoegen of verwijderen | Tabblad Facturatie, rechterpaneel |
Een klant archiveren | Menu met drie puntjes > Archiveren |
Om tagcategorieën aan te maken of te bewerken, ga naar Klanten > Tags.
In de Classic Back Office
ℹ️ In de Classic Back Office heten klanten nog steeds leden, dus in dit gedeelte gebruiken we de namen die je op het scherm ziet.
Snelle links
Algemeen beheer
Een lid zoeken: typ de naam in de zoekbalk
Het profiel van een lid bewerken: klik op het potloodpictogram op het profiel
Boekingen
Facturatie
Abonnementen
Het profiel van een lid vinden
Optie 1: via de ledenlijst
Stap 1: Klik op Leden in het menu links. De ledenlijst opent.
Stap 2: Klik op Bekijken op de regel van het lid.
Optie 2: via de zoekbalk
Stap 1: Gebruik op je bsport-startpagina de zoekbalk rechtsboven. Je kunt zoeken naar leden, docenten en meer.
De resultaten verschijnen terwijl je typt.
Stap 2: Klik op het lid om het profiel te openen.
Het profiel opent op het tabblad Algemeen.
Tabblad Algemeen
Twee dubbele accounts samenvoegen
Stap 1: Klik op Samenvoegen.
Stap 2: Zoek het dubbele account op.
Stap 3: Gebruik de pijlen links/rechts om te kiezen welke gegevens je wilt behouden.
⚠️ Het account aan de rechterkant wordt verwijderd. Het account aan de linkerkant wordt behouden.
Stap 4: Klik op Opslaan.
De gegevens van een lid bewerken
Klik op Bewerken om de gegevens van het lid te openen en bij te werken.
Communicatievoorkeuren
De communicatiekanalen van het lid worden in dit vak weergegeven. Als het lid akkoord is gegaan om via een kanaal gecontacteerd te worden, is het belletje actief. Zo niet, dan staat er een streep door het belletje.
Mijn tags
Met tags kun je categorieën aanmaken om je leden te filteren. Om een tag toe te passen, kies je de bijbehorende categorie.
Om je eigen categorie toe te voegen, klik je op de pijl en vervolgens op + Categorie aanmaken.
Voer een naam in en klik op het groene opslagpictogram.
Om een subcategorie aan te maken, klik je op de + op dezelfde regel als de categorienaam.
💡 Een categorie met de naam "Hoofdsport" zou bijvoorbeeld de subcategorieën Fitness, Yoga en CrossFit kunnen hebben.
Voer de naam van de subcategorie in en klik op het groene opslagpictogram.
Om een categorie te verwijderen of de subcategorieën te bewerken, klik je op de drie puntjes ernaast.
Een notitie over het lid toevoegen
Je kunt notities over een lid toevoegen, zoals medische of persoonlijke informatie, om de opvolging te vergemakkelijken.
Tabblad Boekingen
Klik op Boekingen bovenaan de pagina, rechts van Algemeen.
Een lid als afwezig markeren
Klik op Aanwezig om dit te wijzigen naar Afwezig.
Een boeking annuleren
Klik op de x naast de boeking.
ℹ️ Het credit wordt automatisch teruggestort aan het lid.
Een lid inschrijven voor een abonnement
Klik op Abonneren rechtsonder aan de pagina.
Vul in het formulier dat opent het volgende in:
Het abonnement
Het aantal maanden dat het geldig is
De datum van de eerste betaling
Eventuele speciale aanbiedingen, zoals gratis maanden of een korting op elke factuur
Aan het einde verschijnt een overzicht van het abonnement. Klik op Controleren linksonder aan de pagina om naar de betaling te gaan.
Een lid factureren
Klik op Factuur rechtsonder aan de pagina. Zie het tabblad Facturatie hieronder voor de volledige stappen.
Tabblad Abonnementen
Klik op Abonnementen bovenaan de pagina, rechts van Boekingen.
Klik op het abonnement dat je wilt bekijken.
Er opent een paneel aan de rechterkant met de factuur en boekingen die aan het abonnement gekoppeld zijn. Klik op Bijbehorende factuur om de factuur te openen.
Een lid als aanwezig of afwezig markeren: klik op Aanwezig om dit te wijzigen naar Afwezig, of klik er opnieuw op om terug te schakelen.
Een boeking verwijderen: klik op de x rechts van Aanwezig en klik vervolgens op Bevestigen.
ℹ️ Het credit wordt automatisch teruggestort aan het lid.
Tabblad Facturatie
Klik op Facturatie bovenaan de pagina, rechts van Abonnementen. Hier kun je:
Je wijzigingen opslaan met het opslagpictogram
Afdrukken met het printerpictogram
Filteren op ID, aankoopdatum, bedrag of status met het pictogram helemaal rechts
Een factuur aanmaken
Klik op Factuur rechtsonder aan de pagina. Je winkelmandje wordt getoond in het linkerpaneel en bevat alles wat je toevoegt. Om terug te gaan naar de vorige pagina, klik je op Terug linksonder.
Abonnement
Kies het abonnement dat je wilt factureren.
Kies de betaaldatum.
Klik op Toevoegen aan factuur. Het abonnement wordt aan het winkelmandje toegevoegd.
Voeg eventueel een korting toe.
Herhaal dit om meer abonnementen toe te voegen.
Mijn Webshop
Klik op Mijn Webshop rechtsboven aan de pagina, naast Abonnement.
Kies het artikel dat je wilt factureren.
Klik op + Toevoegen aan factuur.
Om een korting toe te voegen, typ je het bedrag rechtsonder en klik je vervolgens op Korting toevoegen linksonder.
Herhaal dit om meer artikelen toe te voegen. Om een artikel uit het winkelmandje te verwijderen, klik je op het prullenbakpictogram ernaast.
Betaling ontvangen
Klik op € Betaling rechtsonder aan de pagina.
Kies de betaalmethode en voer het bedrag in.
Als het lid met kaart betaalt, voer je het kaartnummer in.
Klik op Betaling.
Wanneer de transactie is voltooid, klik je op Opslaan rechtsonder.
Als het lid niet het volledige bedrag heeft betaald, kies je een factuurdatum: het resterende bedrag wordt op die datum automatisch geïnd. Klik vervolgens op Bevestigen.
💡 Je kunt de betaling over meerdere methodes verdelen door stap 2 tot en met 4 te herhalen. Elke betaling verschijnt onder Geregistreerde betalingen. Om er een te verwijderen, klik je op het prullenbakpictogram ernaast.
Een transactie registreren en downloaden
Om een transactie te registreren, klik je op het opslagpictogram op de regel van de factuur en bevestig je vervolgens.
⚠️ Eenmaal bevestigd, kan de factuur niet meer worden gewijzigd.
Zodra de transactie geregistreerd is, verandert het opslagpictogram in een paperclip. Klik op de paperclip om de transactie te downloaden en af te drukken.
De betaalmethode op een factuur wijzigen
Als de verkeerde betaalmethode werd gebruikt:
Open het profiel van het lid en ga naar het tabblad Facturatie.
Klik op de factuur.
Klik op het terugpijlpictogram en kies de juiste betaalmethode.
Controleer of de wijziging is opgeslagen.
Een factuur annuleren
Als er een fout in het winkelmandje staat, klik je op Factuur annuleren. Alle producten op de factuur worden verwijderd en de factuur wordt gemarkeerd als Geannuleerd.
Credit
Om het gedeelte Credit te openen, klik je erop rechtsboven aan de pagina.
Als het lid meer betaalt dan het totaalbedrag
Stel dat het totaal van het winkelmandje 20 + 20 + 15 = 55 € is. Wanneer je op Opslaan klikt, opent het venster Factuur niet in balans. Klik op Bevestigen: het verschil wordt van het account van het lid afgeschreven of erop bijgeschreven om het in balans te brengen. Je kunt de factuurdatum ook kiezen nadat je op Bevestigen hebt geklikt.
Voor meer informatie over facturatie en passen, zie de collectie Products.