ℹ️ Dit artikel gaat over het klantprofiel in de nieuwe Back Office en de Classic Back Office. Dit artikel wordt bijgewerkt naarmate we de komende maanden meer verbeteringen uitbrengen.
Leden heten voortaan klanten in de nieuwe Back Office.
Door te archiveren verberg je klanten die je niet meer hoeft te zien, zoals inactieve klanten die zijn overgezet vanuit een vorige aanbieder. Gearchiveerde klanten worden niet verwijderd: hun aankopen, boekingen en facturen blijven bewaard.
In de nieuwe Back Office
Een klant archiveren
Ga naar Clients > Profiles en open het profiel van de klant.
Selecteer het menu met de drie puntjes bovenaan de pagina en kies vervolgens Archive.
Controleer de lijst met alles wat nog actief is op het account, zoals onbetaalde facturen, actieve passen, aankomende boekingen of actieve abonnementen. Los deze indien mogelijk eerst op.
Bevestig om de klant te archiveren.
Een gearchiveerde klant terugvinden
Gearchiveerde klanten zijn verborgen in de klantenlijst en zoekresultaten. Ga naar Clients > Profiles en selecteer Archived profiles, naast Create profile, om ze te bekijken. Alle gearchiveerde klanten staan daar vermeld.
Een klant herstellen
Ga naar Clients > Profiles en selecteer Archived profiles.
Open het profiel van de klant. Bovenaan elk tabblad verschijnt een waarschuwingsbalk.
Selecteer Restore in de balk.
Gearchiveerde klanten worden niet verwijderd. Hun aankopen, boekingen en facturen blijven bewaard. Als een gearchiveerde klant opnieuw inlogt op zijn account, wordt deze automatisch hersteld.
In de Classic Back Office
Stap 1: Een klant archiveren
Ga naar het tabblad Members en selecteer het prullenbakicoon op de rij van de klant. Je kunt dit ook doen vanuit het profiel van de klant, met het icoon rechtsonder.
Het systeem waarschuwt je als de klant nog onbetaalde facturen, actieve kaarten, toekomstige boekingen of afspraken, terugkerende boekingen, lopende abonnementen of abonnementen met automatische verlenging heeft. Los deze indien mogelijk eerst op voordat je archiveert.
Zodra de klant is gearchiveerd, verschijnt deze niet meer in je klantenlijst of zoekresultaten, en wordt "archived" naast de naam getoond.
Gearchiveerde klanten worden niet verwijderd. Hun aankopen en boekingen blijven op het platform en in rapporten bewaard, behalve in de rapporten Member en 1st session (collective).
Stap 2: Zoeken naar een gearchiveerde klant
Zoek op de naam van de klant. Gearchiveerde klanten verschijnen onderaan de lijst met actieve klanten. Als je het e-mailadres, telefoonnummer of de exacte naam van de klant invoert, verschijnen ze als zoeksuggestie.
Stap 3: Gearchiveerde klanten filteren met smartlists
Smartlists tonen standaard actieve klanten. Open een smartlist en kies Archived in het standaardfilter om gearchiveerde klanten te tonen. Je kunt ook alle klanten selecteren.
Stap 4: Een klant herstellen
Open het profiel van de klant (via stap 2 of 3) en selecteer de groene knop rechtsonder.
Als een gearchiveerde klant opnieuw inlogt op zijn account, wordt deze automatisch hersteld.