Soms annuleren sommige leden hun sessie niet en komen ze ook niet opdagen. Om dit soort situaties te vermijden, is het belangrijk uw leden bewust te maken van de noodzaak om hun sessie tijdig te annuleren als ze niet willen deelnemen.
In deze handleiding leert u hoe u boetes kunt toepassen op afwezige leden die een onbeperkte pas hebben gebruikt voor hun boeking.
Opmerking: Boetes zijn alleen van toepassing op onbeperkte passen.
Stap 1: Een boete toepassen op onbeperkte passen
Om deze boetes bij no-shows toe te passen, moet u dit aangeven op de onbeperkte passen. Ga naar Product > Passen en maak of bewerk een onbeperkte pas.
U kunt dan een boete toepassen.
Selecteer de boete die betrekking heeft op no-shows. U kunt tegelijkertijd ook de boetes voor late annuleringen selecteren, omdat deze onafhankelijk van elkaar zijn.
Bepaal vervolgens het aantal no-shows vanaf wanneer u een lid met een onbeperkte pas wilt beboeten. Kies ten slotte de boete die u wilt toepassen. U kunt kiezen tussen:
De voor de boeking gebruikte onbeperkte pas tijdelijk blokkeren. In dit geval moet u het aantal dagen aangeven dat de pas niet bruikbaar is.
Een bedrag (nader te bepalen) van het klantensaldo aftrekken.
U kunt verschillende boete-instellingen instellen afhankelijk van de onbeperkte passen. De btw op een boete wordt overgenomen van de pas die deze heeft veroorzaakt. Als de pas 10% btw heeft, wordt de boetevergoeding ook gefactureerd met 10% btw.
Stap 2: Het aanwezigheidsregister activeren
Wanneer u voor het eerst een boete voor no-shows aanmaakt, verschijnt er een bericht dat u de mogelijkheid hebt ontgrendeld om "De aanwezigheid te registreren". Raadpleeg onze hulphandleiding over dit onderwerp voor meer informatie.
Hiermee kunt u noteren welk lid aanwezig/afwezig was tijdens de sessie en vervolgens het aanwezigheidsregister bevestigen. Dankzij deze bevestiging worden de afwezigheden van een lid in aanmerking genomen.
Stap 3: No-show-instellingen
Ga ten slotte naar Instellingen > Personalisatie: er zijn twee parameters in te stellen met betrekking tot no-shows.
De tijd tussen de bevestiging van het aanwezigheidsregister en de definitieve no-show-status Om u de tijd te geven de situatie te rectificeren, kunnen afwezigheden gedurende een bepaalde periode na de bevestiging worden gewijzigd. Wanneer een lid als afwezig wordt gemarkeerd, kiest u in deze parameters de tijd (in uren of dagen) voordat de no-show-status definitief wordt vastgelegd.
De tijd tussen de bevestiging van het aanwezigheidsregister en het verzenden van de afwezigheidsmail Als een lid als afwezig wordt gemarkeerd tijdens een sessie, wordt er automatisch een e-mail verzonden. Het doel van deze e-mail is leden te waarschuwen dat ze afwezig waren en hen de tijd te geven u opnieuw te contacteren om hun status te wijzigen in geval van een vergissing. Zo kunnen ze voorkomen dat ze definitief als afwezig (no-show) worden geregistreerd en een boete krijgen. Via de instellingen kunt u bepalen hoe lang (in uren of dagen) na de bevestiging de e-mail wordt verzonden.
⚠️ Om het lid de tijd te geven te reageren, moet de e-mail worden verzonden vóór de definitieve bevestiging van de afwezigheidsstatus.
Dat is alles: u heeft alles op zijn plek om no-shows van uw leden die onbeperkte passen gebruiken te beboeten. Het enige dat u nog hoeft te doen, is de aanwezigheid registreren bij uw sessies!
Ter herinnering: u kunt de hulphandleiding over het aanwezigheidsregister vinden via deze link.